企业产品档案归档与使用价值的研究

企业产品档案归档与使用价值的研究

郭松 高菲 王晓琳

大连机车车辆有限公司 信息管理部，辽宁 大连 116021

摘要：产品档案在企业的发展过程中起着重要的作用，在生产新产品的同时也会根据以前的档案累计经验。但随着企业的发展，产品档案管理方面的问题也层出不穷，本文就将对产品档案的问题进行探讨并提出对策。

关键词：产品档案；档案管理；利用价值

前言

产品档案是指企业在产品研发、设计、生产、安装调试、以及更改升级过程中产生的具有保存价值的文字、图表等各种原始记录材料。也为今后新产品的开发、升级提供有力参考。产品档案是制造企业所产生的档案中最重要的档案，也是在企业档案中需要投入最大精力的档案，所以产品档案管理是企业档案部门最重要的任务。

但是随着企业的发展，尤其是进入新世纪以来，档案信息化不断推进，企业产品档案的管理工作也面临许多新的挑战，尤其是在公司面临搬迁，组织机构调整，相关业务人员更换频繁等，使得产品档案在归档过程中产生了多种问题，因此产品档案的归档工作增加了很大的难度。

1企业产品档案的归档问题

1.1相关业务部门对产品档案的归档认识不够

由于公司生产的产品种类较多且较为复杂，生产周期又长，使得产品档案无法形成一个完整的生命周期。而且在档案的收集过程中无法与产品的生产进行同步。这就让产品档案的完整性、准确性无法得以保证。另外，有些相关业务部门没有专门的资料员或者专职人员进行档案的收集、整理，这样很容易造成档案的丢失、损坏及散乱等各种不利现象。还有部分领导对档案业务不够重视，在企业的生产过程中重生产、轻档案以至于在对档案的相关政策标准落实不到位。在企业生产开始就对产品档案的归档不做规划，以致影响了后续的归档工作。这样就导致需要归档的产品档案无法保证准确性、完整性、真实性，严重影响了档案的后续开发和利用。

1.2对于企业档案管理办法的执行力不够

企业档案管理自有一套相关的管理办法，可依据管理办法进行档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定销毁和信息化等工作。产品档案是企业档案的重要组成部分。企业应对产品档案工作加强领导，按照集中统一管理原则，使应归档的产品档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。但在实际的日常工作中，这些档案管理办法的执行力度根本达不到要求。例如、有些相关业务部门在归档过程中不能够做到及时归档，有的是日常工作不注意造成档案丢失或者用复印件代替原件归档。有些相关人员自觉归档后自用还需要借阅办理手续，为减少麻烦就把应归档档案长期保留手中，导致产品档案的归档不及时或者由于人员的变动造成档案的丢失，以至于当需要查阅这些资料是无从查起，易给企业造成损失。还有就是部分相关业务部门领导由于对档案业务不够了解，致使对档案工作也相对不够重视，领导不够重视那对于推行相关管理办法、标准也造成了不小的困难。

1.3公司对于产品档案归档工作的职责划分不够明确

近几年来由于公司进行组织机构改革，造成了公司各部门之间分分合合，各相关人员的频繁调换以及新旧员工的更替等原因，给档案的收集增加了很大的难度。当档案人员进行催档时，往往找不到相关人员了，各部门之间还发现了互相推诿的现象，而我们档案管理部门对相关业务部门所产生的各种问题没有权利进行严格的考核，从而造成了产品档案的不完整性，进而影响了产品档案的后续开发利用。

1.4缺乏相关专业的档案管理人才

企业的产品生产是一项非常复杂的工作，但由于企业人员的流动性也大，而且在企业生产产品的过程中各部门之间也缺乏有效的沟通。一旦在某个部门生产过程中出现问题造成档案的丢失，我们很难追踪档案的最终去向。同时，在产品生产过程中所产生的档案都具有专业性，需要相关的专业人员，而大多的档案管理人员对于生产的专业知识和工作程序都缺乏了解，更甚者缺乏档案收集、整理的实践经验，这对于产品档案的收集、整理和归档工作的规范性和时效性产生的很大的缺失，大大降低了企业产品档案的管理质量。

1.5产品档案管理硬件建设力度低下

在企业经济能力相对有限的情况下，企业对于档案管理机构的人力及经费投入有限，这就造成企业没有专门建立档案管理机构，而且没有专门的档案管理人员都是由其他员工进行兼职负责这就造成企业产品档案缺乏有效性和规范性。同时，企业没有给产品档案建立专门的档案库房，这就导致企业产品档案的管理工作开展困难。在进行产品档案的收集、整理时变得杂乱无章，造成了企业产品档案管理职能发挥失常。另外在档案信息化的过程中使得传统档案的管理方式得以改进，但是在信息化管理也面临诸多其他问题。这就需要加强产品档案管理的建设，增强网络安全意识以保证产品档案的安全使用。

2产品档案管理问题对策

随着社会的发展，产品档案在企业发展中的作用愈发凸显，通过产品档案我们可以追溯历史，回望前人，对于我们以后产品的生产提供参考价值以及极为有利的依据和凭证。对于以上问题，提供若干解决办法。

2.1提高全体职工的档案意识，是档案归档工作的重中之重

通过对相关人员进行档案知识的培训，提高档案归档意识。通过档案宣传活动，大力传播档案知识让每一个人了解档案、认识档案进而意识到档案的重要性。对产品项目负责小组进行点对点培训，让他们充分认识到档案的重要性。并要求在产品工作计划中对产品的收集、整理做出相关规划。档案管理人员在平时的查阅、借阅工作中对相关人员进行产品档案归档的重要性相关宣传，当他急切的需要一份档案时，能够更深切的体会到档案归档的重要性。

2.2严格按照档案相关管理办法，标准执行是档案工作顺利开展的基石

加大档案管理部门的管理力度，要求各相关业务部门做到有章可循。严格要求各部门按照公司档案管理部门制定的各类档案管理办法及标准来进行收集、整理、归档。档案管理部门应对各相关业务部门的执行情况进行考核。

2.3建立健全各业务部门档案工作人员业务网络

档案业务工作相关人员包括项目主要负责人及各业务部门档案负责人及专兼职人员。业务部门的档案业务人员一定要对本部门所产生的相关产品档案有充分的了解，并与产品的上下步骤相关部门档案人员进行积极沟通，最大限度的做好档案的收集归档工作。

2.4提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员的能力对于档案管理的质量和效率有着深远的影响，企业应采取措施来提高档案管理人员的整体素质，为企业档案管理提供有力支撑。第一，企业要积极加强对档案管理人员的培训，档案工作人员不仅仅要掌握专业的档案知识，对于公司所产生档案的各个环节都要进行深入了解，从而更加准确的掌握产品的生命周期，形成规律，更加确保产品档案的管理工作顺利进行。其次随着社会高科技迅速发展，尤其是随着信息化浪潮的到来就更需要档案管理人员提升自身素质熟练掌握计算机、互联网等高技术及各种信息系统，软件的灵活应用，让企业的产品档案管理水平得到有效增长。根据企业的发展为档案管理部门引进更专业的复合型技术人才。

3结语

在企业产品档案的管理过程中，需要不断对管理办法、标准进行完善，使产品档案的管理在企业中更具规范性和有效性。同时更需要各级领导提高对档案重要性的认识，领导重视那么在档案工作的推行中就产生积极反应。

参考文献

1. 孙昕.优化企业产品档案管理工作研究[J].兰台内外,2017(05):70.

2. 黄雪春,霍妙琪.产品档案归档若干问题与对策[J].广船科技,2020(03):59-60.

3. 廖蕙.规范企业产品档案管理的实践[J].浙江档案，2013(09):64.