创新意识在事业单位综合档案管理中的运用

创新意识在事业单位综合档案管理中的运用

庞艳丽

河北省承德市隆化县民政局 , 河北 承德 068150

摘要：在事业单位的日常运行过程中，会产生比较多有价值的档案信息，这不仅从一个侧面反映了事业单位日常工作的成效，而且对经济社会服务方面也能够取得比较好的作用。在新的时代背景下，事业单位档案管理工作有了更高水平的要求，尤其是在互联网信息化技术的深入发展下，档案管理既需要保障质量水平，还要进一步提高管理效率。基于此，本文章对创新意识在事业单位综合档案管理中的运用进行探讨，以供相关从业人员参考。

关键词：创新意识；事业单位；综合档案管理；运用

引言

随着社会的不断发展，事业单位的业务范围与日俱增，档案管理的体量和规模都在不断增加。而档案规范化与标准化建设起着十分关键的作用，制定相关标准管理的制度，不仅可以提高档案管理工作的整体质量和效率，还能加快实现档案工作的规范化、标准化管理，使我国档案工作系统化运行。

一、档案管理的概念

随着我国经济的快速发展，新形势对事业单位提出了更高要求。事业单位面临着新的挑战，所以需要对各方面加以改进，以促进事业单位可持续发展。在市场经济发展背景下，档案管理规范化程度是衡量单位管理能力的重要指标。档案标准化管理就是指精细化管理理念在档案管理领域的应用。采用标准化的管理制度和工作程序，提高档案管理能力，以满足现代化的社会需要。此外，单位档案不仅涵盖关于社会服务的信息数据，并且还记录了职工的基本信息。所以，改进各机构单位的档案管理，不仅可以有效提高档案工作的效率和质量，而且可以为后期管理提供重要的保障。通过加强事业单位的档案管理，可以更好地发挥档案信息的作用，为事业单位的健康发展提供重要依据。

二、事业单位档案管理的现状

（一）缺乏健全的档案管理机制

在新时代背景下，尽管有一些事业单位制定了档案管理机制，也制定了相对应的应急事件处理方案，可是不少单位依旧是流于形式，并没有把相关制度措施落到实处，更有甚者一些单位只是为了应付临时检查才紧急制定了相关方案，并且存在着照搬照抄的问题，如果一旦发生意外情况，难以起到应有的实际作用。

（二）档案管理人员专业知识不足

有的事业单位没有专职的档案管理人员，在开展档案管理工作前也没有经过专业的培训和考核；兼职档案管理人员流动性大，对档案专业知识没有进行系统学习或者刚熟练相关工作就被调换岗位；每年没有定期参加专业培训，对新时代下档案管理工作欠缺专业知识更新和业务能力提升，致使单位的档案管理工作水平无法提高。

三、创新意识在事业单位综合档案管理中的运用

（一）组建高素质的档案管理队伍

加大投资力度是保障事业单位所组建的档案管理人才队伍具备高素质的关键点，具体表现为：聘请的人才较为专业，不仅是在专业素养方面，同时也体现为极强的信息技术应用能力。如此，信息技术才能更好地融入档案管理工作中，并发挥实际价值，助力相关工作质量及效率的提升。另外，档案管理人员应在事业单位提供的良好条件下，定期通过培训提升自身能力，包括但不限于信息技术应用。一段时间后，其技能及知识储备等，都将得到改善，在开展事业单位档案管理工作时也能做出更大贡献。

（二）加快构建信息化电子资料库

在信息时代的今天要想实现对档案的高效管理，就需要事业单位加快构建信息化的电子资料库，从而减少对纸质档案的损耗，提升管理的效率。另外，在此过程中有助于加强对单位内部核心资料安全性的保护，当需要查询档案时，只需要登录档案系统，这就可以提升查询效率，从而减少了人力消耗。

（三）严格落实档案管理制度

事业单位应遵照国家相关规定制定并完善档案管理制度，利用培训的优势协助工作人员树立正确档案管理观念。与此同时，必须合理运用现代信息技术，借此规范各人员的言行举止，使后续工作的开展具备标准化特征，进而更好地服务于民。而档案管理工作的层次性也将逐渐凸显出来，一旦出现问题便能及时觉察，促进有效解决举措的制定。就事业单位来看，对档案管理工作进行监督尤为必要，甚至可建立起全面的考核制度，将人员的工作与薪资联系在一起，方能激发其工作积极性，提升档案管理的效率。

（四）加强档案管理的数字化保护

对传统纸质档案的数字化转换是新时代背景下档案管理工作的重点，因此需要档案管理人员有计划有步骤地对大量档案进行光盘转刻，并对其进行计算机编目，从而使传统档案逐步转变成数字化档案，另外需要对图像失真、字迹失真的档案进行及时修复并做好转存和备份工作，全面加强档案的数字化保护。

（五）完善档案规范化与标准化的更新制度

针对档案规范化与标准化更新滞后的问题，最好的解决方式便是建立一个动态维护机制。该问题产生的根源说到底便是档案标准化制定完成后想一劳永逸，没有紧跟时代的进步，因此事业单位应建立档案标准化反馈小组，将各领域工作人员反馈的问题进行讨论审核，在保证档案标准化相对稳定的同时，及时更新规范化准则，但最好形成一个变更周期，否则极易造成工作人员来不及了解新的标准而导致工作出现纰漏的问题。同时，也应明确一点，虽然随着信息技术的快速发展，许多标准可能很短时间内便与实际情况脱轨，但有关工作可以根据实际情况制定一些规范，没必要所有的变更都上升为标准。

（六）提升档案资源利用效率

事业单位不断强化档案管理工作的主要目的就是为了能够进一步提高档案的利用价值，能够在实际的工作中充分应用已经收集到的档案信息，进一步提高工作效率。事业单位对档案信息进行积极分类以及管理主要是为了能够提高事业单位的综合能力水平，那么在进行档案管理工作的过程中也需要认识到这一问题，考虑到档案应用的需要，以此为落脚点做好档案管理效率，并以此为落脚点做好档案管理，提升管理效率。事业单位要进行档案资源共享的改革，增强档案服务效用。例如，事业单位可以采用云共享手段来提升管理效率，还可以借助云共享技术来储存和整理好各项档案资料，并且通过与互联网的联合应用来发挥档案利用价值。

（七）开拓电子化办公模式下档案管理工作

在科技飞速发展、信息化建设步伐加快新的时期，新型网络化办公OA系统逐步在替代“纸质化办公”模式，方便、快捷的电子政务应用越来越广泛，这就对档案管理工作提出新的要求。档案管理工作应该做好电子办公软件与档案管理系统的数据对接工作，根据办公软件归档编号、编码、分类等不同特点，开发档案数据库对接口，便于更加快速、高效进行数据导入，无缝衔接存档资料。

结束语

为了有效解决事业单位档案管理中的问题，相关工作者要更加重视档案工作。建立健全事业单位的管理体系，促使档案管理工作的规范化。因此，有必要在档案管理出现问题时及时进行处理。在科学技术发展的背景下，档案信息为事业单位的发展提供了重要资源。所以，事业单位必须改变之前的管理思想，贯彻落实新的管理理念，强调档案管理的重要性，加强档案管理体制建设，促进事业单位健康可持续发展。

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