招标文件标准化及信息系统建设的探索实践

招标文件标准化及信息系统建设的探索实践

耿苫

贵阳实创建设工程咨询有限公司 贵州省贵阳市 550000

摘要：目前我国城市化发展水平和科技水平发展都十分快速，我国信息技术发展也十分快速。电子招标平台及相关工具的固化功能，在信息系统中建立标准化体系，包括模板标准化、流程规范化、时间标准化、预警智能化，并以系统的强制固化、默认值、预警提示、强制填写原因或上传支撑性文件等形式，实现平台标准化，进一步防范风险，规范招标采购活动。企业承担着国家主要的经济责任和社会责任，是国民经济的支柱。招标作为提高经济效益、优化资源配置、反腐败、合规管理的重要手段之一，已成为国有企业遵循的企业制度。如何更加高质、科学完成招标工作，本文建议从以下几方面入手。

关键词：数字化采购；招标；招标文件；标准化

引言

有些投标人捕风捉影、主观臆想，甚至诬陷中标候选人，招标人需花费大量的时间精力来处理上述异议，取证工作量大，严重影响招标效率，也背离了设立异议制度的目的。众所周知，工程建设项目招标投标活动设立异议制度是为了加强招标投标活动当事人之间的相互监督，在发生争议时鼓励交流沟通，以求尽快友好解决争议，避免激化矛盾，提高招标投标效率。因国家对异议制度的详细规定少，导致各单位对异议处理的操作流程差别也较大，有些单位的制度或招标文件中对异议处理基本没有规定，有些单位规定比较详细，明确了提出异议的具体格式、内容、盖章要求等，也明确了不予受理的异议以及不良异议的情形，同时对不良异议提出了惩戒措施。

1招标文件编制原则

（1）符合国家有关法律法规、强制性认证标准、国家关于安全、卫生、环保、质量、能耗、社会责任等有关规定以及公认的科学理论。（2）需完整、准确地反映项目真实情况。招标文件如存在丢、漏、缺等情形，会导致投标人疑问多、答疑时间长，从而降低项目招标质量、延长招标投标周期。（3）公平对各投标人，不能具有倾向性，不能刻意排斥特定投标人。《招标投标法》规定：“招标文件不得要求或标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。”如：对标的物品牌进行限定、对投标人地域进行限定、对企业资质或业绩的加分有明显的倾向、技术规格中的内容暗含有利于或排斥特定的潜在投标人、评标办法不公平等。（4）遵守科学的原则。如根据项目情况合理设置投标人的资质要求、标段划分、评标办法、评分标准等内容。其中，评标办法的设置应当根据招标项目特点、要求等内容确定，科学地评选出供应商。（5）考虑投标人的利润空间，降低投标人低价或无利润中标给招标人造成的风险。合理的最高投标限价直接影响招标人资金的有效利用，其编制一定要充分研究项目方案、施工图纸、市场环境等多方因素。

2投标的常见风险

2.1否决投标依据不足

在否决投标时没有法律依据，招标文件中也缺少相应的约定，或者招标文件的否决投标条款具有较为含糊的引申含义。投标的界定标准尺度把握不统一。否决投标不谨慎，尺度把握不严。应否决投标的不敢否决；或者因担心否决投标后由于剩下的有效投标不足三家而可能使评标程序终止故不否决；或者不该否决投标的，仅仅因为一些细小的瑕疵而否标；或者多份投标文件出现相同的问题，但由于有目的地偏袒或歧视某些投标人而未一视同仁，处理不一致。上述情形均有失公允。

2.2业务复杂程度高，人工编制标准招标文件费时费力

标准招标文件编制工作复杂，严重依赖专家经验。在编制法律部分的过程中，编制人员需要阅读大量的国家法律、集团管理制度、行业标准等文件，要求编制人员对法律、制度和标准熟悉程度高；在编制经济技术部分的过程中，由于工程公司招标范围涉及多个不同行业，要求编制人员在标的物专业方面有丰富的经验；因此，每次人工编制工作，需要动用大量的专家力量。但因为工程公司积累的数据资产和专家经验未沉淀成结构化的数据，所以无法为新标准招标文件编制所用。工程公司招标涉及八个产业板块，标的物种类超过上万种，人工编制标准招标文件的方法无法做到为每个标的物编制一套标准招标文件。从目前情况来看，一次编写几百套标准招标文件的工作量需要30人以上的团队投入大半年时间才能完成，耗时耗力。

3招标文件标准化信息系统

3.1招标文件范本编制客户端

招标文件范本管理功能模块，是对招标文件范本的初始编制、滚动修编、版本升级、废止等全过程数字化管理。该模块通过将传统文本文件转换为结构化数据电文，可实现对范本使用规则的精准控制，减少招标文件编制人的自由裁量权，有效提升招标文件编制工作规范性。通过对范本进行分类管理，可实现招标文件范本在某集团公司范围内的便捷共享和高效应用，将有效提升管理水平和应用效率。具体功能如下：招标文件范本编制客户端———范本编制人或审核人使用在招标服务端注册的账号，完成招标文件范本编制客户端的登录。范本编制人员对范本的管理———对本地范本的管理：查询、新建（默认模板新建、复制已有模板新建、导入文件新建）、删除、导出模板文件、上传至平台服务端。编制人新建范本时需选择采购类型、产业类型、项目类型。范本编制人员对平台范本的管理———获取平台范本列表，查询、下载、删除、导出以及重新修改平台范本。范本审核人对平台范本的管理———对平台范本的管理：获取平台范本列表，查询、下载、删除、生效、废弃、导出平台范本。

3.2完善招标投标异议制度的建议

为确保异议制度设立的意义得到体现，充分保障投标人及其他利害关系人的异议权，也确保异议权不被滥用，建议国家相关部门制定工程建设项目招标投标活动异议处理办法，规范异议书的内容以及不予受理的情形，包括不良异议（恶意异议）的处理办法等。（1）建议在该办法中明确异议书的内容，包括异议人的名称、地址及有效联系方式等；具体的异议事项及事实依据；相关请求及主张；有效线索和相关证明材料；提起异议的日期。（2）建议在该办法中明确异议书的签署要求，包括：异议材料应当规范署名，异议人是投标人的，异议书应由其法定代表人或授权代理人签字、盖章。异议人若是其他利害关系人，签字盖章也应当符合《民法典》的有关规定。

3.3实现标准招标文件分级更新，缩短标准招标文件更新时间

通过将标准招标文件明确标记成法律、管理和经济技术部分，实现标准招标文件分级更新。法律部分变更时，对历史所有标准招标文件进行更新；管理部分变更时，对管理部分影响的历史标准招标文件进行更新。经济技术部分更新时，对标的物相关的标准招标文件进行更新。

结语

招投标工作是企业择优选择供应商、保障各类项目高质高效开展、优化资源配置，降低企业运营成本的有利手段。如何让招标工作成为促进企业发展的利器而不是浮于形式的“工具”，有待于我们在工作中不断发现问题解决问题，建立一个让招标人与投标人共同合作、共同进步、互赢互利的良好环境是招标工作的前景愿望。招标文件范本的制订更加科学和严谨，内容更加全面客观、技术标准科学准确、评分标准可量化，可以有效减少采购文件的重大缺陷和歧义，在一定程度上提高采购效率和质量，同时也避免了可能出现的人工疏漏，减少后期招标采购风险的发生。

参考文献：

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[3]施晓璐.浅谈如何完善招标代理行为及提高招标代理服务质量[J].建设与发展，2016(12):89.