建筑施工材料采购的内部控制与管理

建筑施工材料采购的内部控制与管理

卢望舒

身份证号：420582199408075016

摘要：在当前社会，内部控制是企业管理内部的经济活动的主要手段，目的是维持企业的正常运营状况，进一步增强企业的整体实力，确保企业内部信息的准确性，避免资产受到威胁并实现自己的战略目标等。但是，目前国内大部分企业的内部控制仍存在各种问题，许多国内企业还没有建立相对完整的内部控制系统来确保良好的生产经营。所以，企业要可持续发展下去就必须建立健全的内部控制系统。

在项目施工过程中，如果建筑企业希望项目顺利进行，则需要确保建材及时采购及进场。在现阶段，多数建筑企业已经从运营和发展的角度认识到了建材采购内部控制的重要性，并且正在认真探寻符合企业实际发展的建材采购内部控制制度。并且将加大建材采购的内部控制作为企业快速、稳步及健康发展的有效手段。本文探讨并分析了建筑企业建材采购的特点和重要性，提出了企业建材采购内部控制的有效策略，希望对企业的长远发展有所支持。

关键词：建筑施工；材料采购；内部控制

引言：

统计数据显示，多达70％的企业破产是由于企业内部控制混乱造成的。因此，为了企业的健康发展，必须加强企业内部控制，降低企业的潜在风险，及时有效地进行风险管理。自2011年以来，国家对房地产市场的大规模控制已对建筑市场产生了严重影响，致使建筑业规模整体减少，给经济发展带来了严重损失。除此之外，原材料、能源和劳动力价格上涨也威胁到建筑业。内部和外部问题如此之多，使中小型建筑企业的发展变得举步维艰，甚至走向破产。在这种情况下，许多建筑企业正在放慢发展步伐，寻找提高竞争力的方法，并在建筑行业的市场中谋求适合自己的路径。建筑企业有不同的内部控制程序，各自都有自己的优势。但是，由于各个建筑企业内部控制的特殊性，其内控制度总有疏漏，大多数建筑企业迫切需要创建一个相对完整的内部控制系统来解决内部控制存在的问题。

随着施工过程中市场经济体制和招投标制度的逐步完善，市场竞争日趋激烈，建筑企业作为一种使用建筑材料专门从事建筑商品生产的企业，无法像其他生产企业，可以通过对原材料的内部控制来控制材料成本。有些企业为了拿到建筑材料的供货权，不断降低材料的供应价格，最后在供货的时候偷工减料，由于以上原因建筑材料采购的内部控制才被提出来，企业才越来越重视内部控制。

1.内部控制的定义

内部控制直到1930年代才被提出、认可和认同，并且作为一个特殊的术语和完整的概念。在人类社会的历史上，内部控制的基本思想和主要形式是内部遏止。“内部控制是企业为了保护资产，确保会计信息的可靠性和准确性以及以提高运营效率为目的而建立的。通过各种组织计划、方法和支持措施，使业务管理部门加快政策的实施。”美国注册会计师协会于1988年发布审计标准。第一次将“内部控制”更改为“内部控制结构”，而企业的内部控制结构还包含了为企业的特定目标创造了合理的保证而出台的不同的政策和程序。“内部控制整体框架”这一定义于1992年在《内部控制-整体框架》中被COSO提出来，即企业的董事会、管理人员和工作人员提供的合理保证程序为了三个目标：提高财务报告的可靠性、遵守相关法律法规，企业活动的效率和有效性。

内部控制定义为企业内部要素的集成，包括系统、流程、资源文化、结构和任务。这些元素结合在一起，支持实现企业目标。财政部在《企业内部控制基本规范》（2010年）中对内部控制的定义如下：企业董事会、监督委员会、经理和所有工作人员执行的控制过程，以实现企业控制目标。其目标是合情合理确保法律上遵守业务控制措施，资产保障措施和财务报表的真实完整性，提高业务效率和效力，加快企业发展战略。

2内部控制的组成部分

在现代社会中，企业内部控制和管理对于企业的整体发展变得越来越重要。COSO内部控制是指企业董事会和管理人员以相互合作的方式建立一套适合企业发展的管理系统。其目的是确保企业的正常运行，并确保数据和信息的准确性和完整性，以提高整个企业的效率并为企业获取更大的利润。内部控制的五个要素主要包括企业的内部环境，风险评估，控制活动，信息和沟通以及内部监督。

2.1内部环境

企业应将内部环境作为实施内部控制过程的重要基础，内部环境主要包括组织结构、企业文化、部门职责和管理机制。内部环境的质量直接影响企业内部控制的效果的好坏。

2.2风险评估

成立一个小组专门来评估建材采购的风险，设置风险预测水平的指标，设置建材采购的目标，确定风险、分析和对应措施，为建材采购的风险评估水平设置矩阵图，确定采购操作的风险水平。通过处理和预防重大采购风险，例如风险预防、缓解风险、分散风险和承担风险策略，可以进一步降低企业的重大采购风险。常用的控件包括没有交集的职务分开，内部授权管理，文档管理和信息内部公开。

2.3控制活动

企业的管理人员要制定有关制度，以确保企业采取必要的预防措施，减少企业损失，使管理工作高效执行起来，这称为控制活动。为了实现对运营的有效控制，企业通常会采取控制措施来实现内部控制。根据内部控制目标，企业结合有关的风险应对策略并全面应用控制措施。常用的控件包括不相关的职务分开，内部授权管理，文档管理和信息内部公开。

2.4信息和沟通

信息和沟通包括确保企业收集的内部控制信息的可靠性和及时性，提供实施反馈，比较和分析预期目标，检查漏缺和填补空白。进行有效的信息交流在企业内外部。以确定并优化内部控制的实施。

2.5内部监督

内部监督是实施内部控制的重要保障，建立企业内部控制制度后，它可以监督检查运营过程中进行的内部控制工作，进一步提高内部控制的工作效率，并从不同的层面反映结果，及时发现并指出疏忽大意和薄弱环节。这称为内部监督。通过内部监督，可以确保企业内部控制系统的具体实施和促进内部控制系统的有效运行，最终为企业良好运营带来显著的变化。日常监督和专项监督是通常情况下的内部监督方法。

3建筑企业采购建材的内部控制问题

3.1需求和采购计划在形成时的主要风险

在建材购买之前，需要对建材进行基本情况的进行摸底，例如预算价格、材料类型和供应商筛选等。此步骤存在计划不周的风险，例如没有提前提出到货需求，没有根据实际情况购买，不按照计划数量或要求随意进行购买等情况。

3.2建材采购合同的管理和执行不到位

企业采购合同的具体条款以互联网或供应商或分支机构经理或项目经理与材料供应商协商后提供的所谓“标准模型合同”为基础。采购合同中没有明确的条款就被有些人认为是默认规则，不应在纸面上写明。造成的后果就是企业的采购业务承担了不可控制的风险，给未来的采购业务合同的实施带来了风险。管理采购合同有三个方面。

（1）负责签署采购合同的人法律意识和对采购合同的防范意识低，以及对合同执行风险的认识不到位。

（2）采购合同的样式不统一，采购合同有很多管理方面的漏洞。

（3）采购合同在执行和管理过程中存在着监督既不规范也不完善的问题。工程项目主要基于项目经理。在采购建材方面，项目经理通常独立完成采购工作并且购买多余的建材。也不一定要严格根据材料的质量选择，有可能被收买，拿取好处，用次品来代替优等品，多拿的好处全都进了自己的腰包等情况的发生。直接影响项目的成本和项目的质量。

3.3偷工减料降低工程质量

在某些情况下，为了赢得投标，建筑企业盲目地降低了获得项目的价格，并实施了低成本策略。建筑企业在施工过程中会因为预算不够而昧着良心的降低产品质量，从而导致质量事故不断发生。这些豆腐渣项目的出现会导致人民的生命安全没有保障。

3.4关于材料采购的信息没有及时交流

在建材采购过程中，建筑企业缺乏有效的内部信息沟通和交流，只是用电话简单沟通增加了传输物资采购信息的风险，并在管理企业物资采购信息方面造成了漏洞。

3.5验收过程的问题

验收的关键是根据合同检查和检验选择购买的商品，并确保其质量符合承诺或有没有遵照规定执行。此阶段的主要风险：模糊的验收要求，不能按照正常程序进行验收以及验收过程的异常情况不被重视，最后导致会计核算对不上或所购物品折损。

4采购建筑材料的有效内部控制策略

4.1制定采购计划并创建采购系统

采购计划主要由项目预算人员制定。首先，项目预算人员根据建筑图纸的建筑和设计要求来计算对建材的特定要求，并将其以电子数据的形式加载到项目建材的要求列表中。根据财务部门和采购建材的需求清单创建价格的近似预算表，并针对各种建筑材料和施工需求制定合理的采购计划。采购计划需要有关的领导的批准。同时，企业可以建立有关的采购小组，共同选择可靠和高质量的供应商，

以确保采购活动的公开透明。企业必须建立和完善建材采购的定价机制，以最大程度地减少人为因素对采购价格的影响。从而有效地降低了购买价格中的水分含量并遏制了贪污腐败的行为。除此之外，企业将在购买建材后加强验收，接受技术人员和仓库管理人员的严格验收，统一入库检查，仔细注册建材明细，为以后的使用和验证做好准备。另外，在购买建材时，必须确保有关建材采购的信息不中断，并及时了解业务的现状和业务发展中的问题。企业应注意收集建材采购信息，包括市场上建材供应的实际情况，建材价格的波动等，并及时发现在传递建材采购信息的过程中存在的问题，以避免产生不良后果。再有，企业定期举行适当的采购会议，以加强有关建材采购信息的传递，加强对建材采购的内部控制，确保信息交换的效率和顺序，避免出现建筑材料不够或者多余的问题。

4.2改善采购合同的签订和合同执行的管理

在有关部门批准了采购申请后，采购部门应尽快确定采购材料的范围。在领导同意的情况下，可以以采购订单的形式购买零星建材。对于大宗材料及设备，企业必须明确说明其在规格、价格、数量、类型、交货方式、付款方式、违反合同等方面的责任。并与合格的供应商签订标准的采购合同以确保双方都的权利和义务。为了做好购买建材之前和购买过程中的控制以及购买之后的验收与检查，需要与材料供应商签订正式的采购合同，并由财务和审计部门共同参与。正式的购买协议一般都是一式三份，企业财务、档案室和供应商各一份。其次，采购部门必须不断监督合同的执行，以确保合同的及时执行。可以使用以下方式进行监督：加强验证绩效，并督查材料的供应商以履行其义务。如有各种问题，及时采取措施，与对应供应商联系，并及时采取措施，到最佳解决方案，减少业务损失。如有必要，可以补充、修改甚至取消协议，让供应商承担其违约责任。

4.3建立健全的采购监督机制

在市场经济飞速发展的情况下，建筑企业面临着日益激烈的市场竞争环境，如果要在激烈的市场竞争条件下发展并保持高效运行的状态，需要建立可靠的监督机制。如果创建了内部审计部门，则必须确保高度独立性，以便内部审计部门可以对企业的各个方面进行全面的监督。特别是建材采购的监督。首先，建立完整、独立的上报机制。当企业的运营和管理出现问题时，有关的人员必须及时向企业的管理层和高级管理层报告。企业必须确保其报告渠道是完全开放的，以便企业的高层管理人员能够真正了解基层的实际情况。其次，组建一支由高素质的检验和监督专家组成的团队，并提高培训水平。检验和监督人员不仅需要具有特定的表达能力，而且还需要有关法律和财务方面的知识体系。最后，定期邀请相关专家来企业做专题讲座，使全体员工能够养成积极发展自我学习、自我提高和自我完善的技能，使员工能够充分理解实际工作和发展状况，从而改善企业建筑材料采购内部控制情况。

4.4加强建材采购信息的内部和外部传递

改善企业建材采购信息的内部和外部传输，加强建材采购信息的交流和反馈，使用电子采购、互联网和通讯工具等加速信息系统的建设，发送、共享和提供反馈信息，以改善建材采购内部控制的有效性。同时，我们需要改善我们的监督机制，以监控建材的采购，监督和审计采购的日常活动，并快速识别和应对采购风险。

结束语：

建筑企业通过制定合理的计划和方案来参与采购过程，以避免采购错误，在市场经济环境中最大限度地利用各种资源进行招标，并确保材料质量。应当强调内部控制的重要性，其目的是提高企业的盈利能力，提高企业的效率以及实现企业稳定、可持续和健康的发展。

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