浅谈如何加强人事档案保密工作

浅谈如何加强人事档案保密工作

姜韬

姜韬（哈尔滨市人才开发交流中心教育分中心，黑龙江哈尔滨150010）

摘要:文中从强化人事档案管理中的保密意识和职业责，探讨了加强人事档案法律法规学习提高保密意识和增强管理者的责任感。探讨了强化人事档案管理过程中的制度建设和强化人事档案管理的资金和技术支持。可以保障人事档案的管理需要，使人事档案工作为社会发展起到积极作用。

关键词:人事档案；保密意识；管理工作

保密工作是档案管理中的一项重要工作，贯穿了档案收集、整理、利用、保存的各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续科学发展的重要保障。人事档案管理部门保管着大量人事档案材料，涉及了公民个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还影响了管理部门的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责。在日常管理实践过程中，发现目前有些单位、个人对人事档案的保密不重视，随意处理个人档案材料。出现了例如：转递接收档案时没有密封，收集整理材料没有专人负责，档案传递不走机要渠道，档案由个人或非单位持有、管理等不负责的情况，破坏了人事档案的完整、有效，严重影响了人事档案的安全，造成不必要的损失。针对这些情况，结合管理经验，就如何加强人事档案的保密工作、确保人事档案安全，阐述如下。

1强化人事档案管理中的保密意识和职业责任

档案安全关键在人，管理者的保密意识和职业责任是做好人事档案保密工作的根本前提，在工作中要不断强化。档案在保管过程中，密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。建立的保密期制度，建立人事档案通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件要下发通知单告知，及时掌握，适时变动；建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化管理。要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，为科学地管理、准确地掌握、有效地保密、及时地提供创造条件。

1.1加强人事档案法律法规学习提高保密意识

通过对国家有关的法律法规（尤其是《保密法》和《档案法》的）学习，要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，树立保密观念，增强法制意识，重点解决好两个问题：一要严格执行认识档案解密的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依、执法必严、违法必纠；自觉地将“人事档案无小事”的理念贯穿在日常工作之中，确保管理的人事档案安全。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用、哪些限制在一定范围内利用、哪些还不能提供利用。并积极宣传档案保密工作的重要性，普及人事档案的保密知识，使周围人了解、重视个人档案的保密性。

1.2确立人事档案岗位职责增强管理者责任感

人事档案管理是一项艰巨的重要工作，要提高管理者的荣誉感和责任感，使他们能全身心投入管理工作之中。过去经常把秘密和非秘密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。可以采取分段治理的办法。做到确保档案的绝对安全，既要保证档案实体的安全，又要保证档案内容的安全，不因为自身的疏忽造成档案破损和失密。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密的原卷。自觉维护档案的保密，持之以恒、洁身自好，不受任何利益的诱惑。

2强化人事档案管理过程中的制度建设

档案安全需要，制度建设和执行力度是做好人事档案保密工作的必要措施。《档案法》规定：档案自形成之日起满30年即可向社会开放，经济、科学、技术、文化类档案可随时向社会开放，涉及国家重大利益的档案如已形成30年仍不宜开放，则可适当延期。

2.1保证人事档案制度建设

人事档案制度建设是必需的，有了保密制度的保证，确定专人负责管理，要建立严格的人事档案转递、收集、整理、使用、封存相关制度，确保每个工作环节都衔接有序，禁止无关人员、尤其是人事档案的本人接触档案。实现人事档案规范化管理。但是保密不是一成不变的，当保密期限届满，便失去了它的保密价值。因此，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性时效和范围，是不对的；但如缺乏保密观念，无视对涉密档案的秘密性，扩大开放利用范围，也是错误的。

2.2严格执行人事档案制度

确立人事档案制度后，要严格执行制度，进行问责和追责制度。定期进行检查各项保密制度的执行情况，根据实际情况及时调整、完善制度，另外，部分档案是有密级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。在开放档案时，应做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案的重要环节。

3强化人事档案管理的资金和技术支持

保密工作需要必要的设施和技术，资金投入和技术支持是做好人事档案保密工作的有力保证。首先，领导要注重涉密档案人员管理工作，加强制度管理，使其在日常工作中，对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。其次，档案管理需要必要的管理资金和技术支持，才能保证认识档案的报关质量，提高人事档案利用率，使人事档案更好地适应新时期档案工作的要求。

3.1资金投入与硬件设施对人事档案管理的影响

资金投入可以保证保密工作所需要的硬件设施，改善人事档案管理的硬件设备，按照有关的法规要求，加大对人事档案管理条件的改善力度。设置所需的三室分开，购买有关专业设备，提升管理层次。对纸张、照片等进行防潮、防霉、防虫等。

3.2积极利用人事档案管理的创新技术

人事档案管理新技术的出现，尤其是信息技术可以保证人事档案管理保密工作所需要的技术支持。因此在人事档案管理进入信息化时代，要加强对人事档案保密的重视，及时引进、研发经过实践通过的专业技术，确保人事档案转化为电子材料时的安全，增加档案保管保护的技术含量，通过先进的信息技术保障人事档案管理工作的高效运行。

结语

人事档案的保密工作是一项长久性工作，需要时刻警惕、处处注意。只有做好保密工作，才能更好发挥人事档案为我国经济生活、社会发展中的重要作用，促进人才的发展和提高。

参考文献

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[2]黄琼娇.新形势下做好档案保密工作的思考[J].科技情报开发与经济，2011（27）.

[3]江河，张国强.关于人事档案保密制度的探讨[J].四川档案，2007（2）.