浅谈干部人事档案管理工作的创新与发展

浅谈干部人事档案管理工作的创新与发展

吴晓燕

中共吉林省白山市江源区委组织部吴晓燕

邮寄地址：吉林省白山市新建街育文路10号杨颖娇收

干部档案工作是组织工作的重要基础和组成部分，是全面了解识别干部，为正确选拔任用干部提供可靠依据的服务工作。随着干部人事制度改革的不断深化，干部工作日趋规范化，干部人事档案管理工作也面临着新的挑战，如何提高干部人事档案管理工作水平，更快更好地发挥干部人事档案的作用，为选拔、培养、管理人才提供优质服务，是干部人事档案管理工作面临的新课题。

一、存在的问题

一是档案材料真实性不够。干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性，只有真实可靠的档案信息，才能为领导提供科学的决策依据。目前，干部人事档案中尚存在涂改、造假现象，诸如年龄改小、工龄改早、党龄改长、学历改高，假学历、假奖励等情况。从近年来查处的选人用人上的违纪违法案件中也不难发现，个别不法分子利用组织人事部门把干部人事档案作为评价和使用干部的重要依据，不惜铤而走险，肆意涂改、增减档案材料，制作假档案当上了领导干部。

二是档案内容充实性不够。干部人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息。只有不断完善充实档案内容，才能够全面、客观地反映干部的情况。2010年，区委组织部对全区干部人事档案进行普查，要求各单位按照干部人事档案的整理标准进行自查，按照新标准严格归类，按期达标。经查发现，干部人事档案中重要材料差缺现象普遍存在，一些无使用价值的档案材料却归入到档案中来，诸如干部履历表、入党志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档。

三是档案信息利用率不够。信息资源开发利用的成效是衡量干部人事档案工作质量和水平的重要标准，只有加强信息综合分析，提供专题信息、咨询意见、政策建议，才能更好的发挥干部人事档案管理的作用。目前，除了区委干部档案馆外，绝大多数单位干部人事档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案材料，翻阅纸质文本，干部档案信息还处于单一的纸质档案信息，档案信息服务也处于一种被动的、落后的等客上门服务状态，有的单位甚至还没有专用的档案室、阅档室，更谈不上构建一套完整科学的电子档案，充分实现电子数据检索。

二、存在问题的原因

一是档案意识不强。干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。因此，少数部门领导对干部人事档案工作不够重视，甚至存在着一些认识误区，在实际工作中存在一些突出问题，如有些单位管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；投入不够，基础设施配套不到位，保管条件比较落后；档案人员队伍不稳定，变化比较大等。这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。

二是管理不够完善。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。如《干部履历表》、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。

三是立卷不够规范。随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。

四是整档工序繁杂。按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。

五是“人档分离”增多。随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流动方式更加灵活。各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。此外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。这不仅给人才引进带来了一定的风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。

三、对策与建议

一是要创新思想观念。要提高思想认识，加强对干部档案管理基础设施建设，把干部人事档案工作列入重要议事日程，长期有目标、年年有计划。要从信息资源的角度管理干部档案，用信息管理的理念创新干部人事档案工作，加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。

二是要创新工作制度。要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、干部人事档案质量通报登记等档案管理制度，及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。要建立工作联系制度和情况通报制度，保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。

三是要创新工作方法和手段。要加大干部人事档案工作信息化建设的力度，充分利用现代信息技术，改进工作方式，优化工作流程，逐步实现干部档案管理工作规范化、科学化、现代化。要进一步利用好现有的《干部人事档案管理信息系统》软件程序，建立起内容详实、准确可靠的人员信息库。要建立干部信息适时更新制度，使干部信息及时得到维护，随时为领导提供最新最实的信息，要提高服务质量和服务水平。

四是要建设高素质的干部档案队伍。要配备思想政治素质好、文化水平高、业务能力强的同志从事干部档案工作。要进一步加强培训工作，提高管档人员的政治和业务素质，对从事干部档案工作的同志，在严格要求和管理的同时，为他们多提供参与中心工作、熟悉业务工作的机会。