试论建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理措施

试论建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理措施

梁珊珊

深圳市龙岗区建筑工务局广东深圳518000

摘要：结合建筑工程档案管理内涵，本文对建筑工程档案管理的重要性展开了分析，然后从档案管理信息化建设、档案管理制度完善、全过程控制管理、档案质量控制四个方面提出了科学化的档案管理措施，希望能够为建筑工程档案管理工作价值的实现提供保障。

关键词：建筑工程；档案管理；科学化管理

引言：在建筑工程的前期报批、执行、竣工等各个环节，都将产生大量文件资料，涉及到工程招投标、设计、施工等各项管理工作，需要建立相应档案实现各种数据信息的有效管理。因此，还应认识到建筑工程档案管理的重要性，通过科学化管理为工程建设提供可靠数据支撑，继而有效推动建筑行业的发展。

一、建筑工程档案管理的内涵及其重要性

（一）建筑工程档案管理内涵

从建筑工程档案管理内容来看，主要需要完成前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工文件等文件资料的管理，而这些文件资料分别形成于工程立项、审批、设计、组织、施工、竣工等不同环节，想要实现全部数据的采集、整理、分析、处理和存储显然具有一定难度。开展建筑工程档案管理工作，即要保证工程档案能够对工程实体相关内容进行真实、完整记录，能够与实体建设同步生成，覆盖工程建设的全过程，使工程质量得到真实、系统的反映。作为工程最原始的资料，工程档案具有重要利用价值，因此档案管理需要实现档案充分利用，为工程设计、建设等工作的开展提供数据依据。作为档案管理人员，需要依托先进技术、管理方法开展系列管理活动，确保工程档案资料能够得到真实、完整、系统的采集、分析、存储、处理和利用，继而使档案价值得到充分体现。

（二）建筑工程档案管理的重要性

作为建筑工程实施体现，工程档案是城市发展见证者，能够为城市建设提供宝贵资源，成为以文字、图像、视频等各种形式存在的城市管理活动证明资料，为城市现代化建设提供数据信息保障。加强工程档案管理，能够使各个档案得到完整、规范的保管，实现对工程建设过程中各种流程和问题的记录，为工程今后维修和养护提供参考资料。在城市管理工作中，可以根据这些资料实现建筑物周边作业安排，科学开展城市防灾、救灾工作，为城市规划建设提供重要依据[1]。从建筑行业发展角度来看，加强档案管理能够实现丰富建设经验的累积，在后续工程建设中提供科学指导，同时也能为建设技术的发展指明方向，推动行业的发展与进步。对于建筑本体来讲，档案管理能够为今后建筑使用期限的评估提供参数，对建筑物特点和环境地基参数等各种特性进行准确描述，确保建筑物安全系数评定工作得以科学开展，从而使存在的安全隐患得到及时消除，以免今后建筑物使用存在安全事故。此外，从建筑工程学角度来看，档案管理工作的开展能够实现各种项目的数据统计和研究，为工程学科研究提供材料，从而在使档案资料得到充分利用，推动工程学科的合理化发展。由此可见，建筑工程档案管理工作的开展不仅具有实践价值，同时也具有学术价值，能够带来可观经济效益和社会效益，为社会发展做出贡献。

二、建筑工程档案的科学化管理措施

（一）加强档案管理信息化建设

在信息技术取得快速发展的背景下，想要实现工程档案的科学化管理，还应引入科学技术实现档案管理信息化建设，推动档案管理工作的高效开展。为此，需要加强建筑企业基础设施建设，完成企业局域网和广域网的建设，同时建立数据中心机房，完成服务器、计算机等硬件设备的配置，为档案管理工作的开展提供信息技术支撑。确保企业网络能够覆盖各个角落，才能实现档案的数字化管理，采用信息技术完成全部档案信息的采集、整理和分析，使各个环节信息得到整合。在实践工作中，需要完成档案管理信息系统的建设，开发适合建筑工程档案管理的系统和软件，实现档案信息的集中采集，从而使档案资料真实性得到保证。在档案资料存储方面，需要完成档案信息数据库的建设，采取有效的安全防御技术措施，确保档案信息安全[2]。在档案管理与信息系统融合的过程中，需要建立相应的信息管理平台，实现档案管理信息系统与企业各种系统的对接，借助统一接口进行各种信息的收集和整理，生成相应档案表格，为档案资料使用提供便利。通过加强工程档案管理信息化建设，可以信息技术为支撑高效开展档案资料采集、分析、处理等各项工作，并且实现档案资源的共享，从而使工程档案的价值得到充分体现。

（二）完善建筑工程档案管理制度

在档案科学化管理方面，需要建立完善的管理制度标准，确保档案资料能够得到科学分类、采集，得到严格质量控制和验收管理。实际开展档案管理工作时，需要结合档案内容特点进行管理制度体系的建立，加强工程档案规划管理，将档案管理工作纳入到工程日常管理工作，确保工程建设各环节档案资料能够得到及时、有效管理。为此，建筑企业需要建立档案信息管理部门，负责召开讨论会议，与参与工程建设的各部门负责人一同完成档案管理办法的制定。通过深入沟通和交流，对工程项目进行调研分析，能够做好管理办法起草和修订工作，确保制度得以落实。在实际进行档案归档时，需要安排专门资料管理人员落实相关工作，在制度严格约束下收集分散在各个部门的资料，按照管理办法进行档案整理分析，实施信息化档案管理措施。通过健全档案管理责权制度，确保档案管理责任能够落实到个人头上，能够使人员做到定期收集、检查档案资料，避免档案数据出现失真问题，并且及时完成破损档案的修复。针对声像档案，可以按照规章制度进行技术处理和保存，加强档案借阅和使用管理。

（三）实现档案全过程控制管理

工程档案形成于工程建设的整个过程，需要通过全过程控制实现档案的科学化管理。在工程建设初期，需要对有关技术文件进行广泛收集。为避免档案内容出现不完整的情况，还应加强甘特图的利用，结合工程进度进行档案资料及时收集。比如在工程进度计划是从1月到12月完成工程建设，采用甘特图法明确工程发展方向，在1月上旬进行任务书的编辑设计，下旬进行地址选择，2月开展工程勘测、组织设计等工作，3月制定年度建设计划和做好建设准备，4月到12月上旬进行工程施工，12月下旬完成验收，可以结合实际制定档案管理方法，完成档案资料及时收集。在申报阶段，针对项目相关建议书、批复文件、可行性报告等重要技术文件，需要加强收集和整理。在设计阶段，会形成征地拆迁文件、招投标文件等相关文件，应及时进行档案管理。在施工和竣工阶段，需要对工程施工图、竣工图等文件资料进行及时记录和整理。通过加强工程档案全过程控制，可以保证档案得到及时生成和更新。

（四）强化工程档案的质量控制

保证工程档案的质量，才能使档案价值得到充分发挥。因此在实现档案科学化管理时，需要强化档案质量控制。现阶段，国家出台了相关法律法规，能够从宏观上对档案管理提出质量管理要求。但在实际工作中，还要进一步提出档案质量管控要求，才能为档案管理工作的开展提供科学指导，继而使档案质量得到保证。具体来讲，就是要加强档案需求特征的分析，结合相关利益者的需要确认档案质量要求，在工程建设过程中提供无缝服务，实现档案质量的跟踪管理，继而使档案质量得到有效控制[3]。工程建设需要经历漫长的过程，需要不断进行档案内容的完善，才能使档案质量得到有效管理。在实践工作中，需要建立相应的反馈机制，及时进行档案内容调整要求的反馈，以便及时完善档案内容，使档案质量得到提高。在档案利用过程中，可以采用大数据挖掘技术对档案增减脉络进行反映，根据档案变更记录实现数据信息的合理分析，通过档案管理提供高质量的服务。

结论：缺乏对建筑工程档案管理工作价值的深入认识，将导致工程档案无法得到有效管理，继而无法为工程各环节管理工作的开展提供可靠数据支撑。因此，还应充分认识档案管理在建筑工程管理工作中的重要地位，不断完善相关管理制度，推动档案管理信息化建设，加强档案全过程控制，确保档案质量得到强化，从而为工程的建设提供足够依据。

参考文献：

[1]尉宁.建筑工程档案科学化管理的实现路径[J].城建档案,2018(09):47-48.

[2]史瑞.建筑工程企业档案的科学化管理策略研究[J].居舍,2018(19):219+185.

[3]胡纯馨.建筑工程技术档案科学化管理方法研究[J].现代国企研究,2017(18):57.