试论事业单位办公系统与智能档案管理

试论事业单位办公系统与智能档案管理

王燕萍

国网山西省电力公司忻州供电公司山西忻州034000

摘要：对于事业单位来说，加强办公系统和智能档案管理之间的整合势在必行，可以不断提高档案管理工作水平，促进事业单位各项活动顺利进行，充分彰显出智能化和自动化的优势，确保办公系统和智能档案管理工作之间的高效整合，从而促进事业单位健康发展。

关键词：事业单位；办公系统；智能档案管理

引言

随着信息化技术的不断发展与深入，事业单位须根据自身的工作特点与办公需求，主动地对办公系统和智能档案管理进行积极探索，通过采取多种方式保证事业单位办公系统和智能档案管理工作获得理想的效果，使档案管理各项工作顺利展开，有效提升办公质量与管理效率。

1事业单位办公系统与智能档案管理的整合原则

1.1规范性原则

对于事业单位OA办公系统来说，在信息储存格式、数据等方面，与智能档案管理系统存在的差异性比较显著。在不同文本格式和算法的影响下，也对信息转换和交流产生了极大的影响。所以在整合事业单位办公系统和智能档案管理过程中，必须要贯彻落实好规范性原则，将两者的格式标准、数据算法等进行统一化，并加强统一的数据库的配置和构建，在格式和操作等方面，实现统一的规范，不同部门之间采取相应的操作规范，可以为信息交流创造有利条件。

1.2信息安全性原则

办公系统或智能档案管理系统要想实现信息共享性目标，都要做好信息搜集、整理以及分析等工作，特别对于事业单位智能档案管理工作，在整理和归类档案信息以后，可以确保信息共享和交流目标的实现，并将其保密分级区别化。在保密级别范围内，加强信息流转，必须要将信息公开条例和保密条例等落实到位，进而在信息交流过程中，将信息条理化充分体现出来。

2事业单位办公系统与智能档案管理中存在的问题

2.1人才专业发展存在差异

事业单位需要聘请专业人才开展办公系统与智能档案管理融合工作，由于两者属于不同工作类型，不管是档案管理还是办公操作都要求工作人员必须掌握相应的技术，从而导致两者对人才需求的专业偏向相差甚远，相关人才在专业发展方面呈现出明显的差异性。因此，在办公系统与智能档案管理的融合工作中，人才的个人专业素质水平呈现两极分化，导致两者的融合出现人才紧缺的情况，主要体现为缺少综合性人才。

2.2管理制度方面存在差异

由于事业单位办公系统与智能档案管理工作的具体性质存在显著差异，比如办公系统工作性质通常为公开性，而智能档案管理者则一般为保密性。因此，由于工作性质的不同，所制定和实施的管理制度也存在明显的差异，这种差异主要体现在工作开展的规范要求、标准设定、操作流程及监督事项等方面。因此，制度差异导致事业单位办公系统与智能档案管理难以深度融合，很难继续构建一套统一的管理制度。

3如何实现事业单位办公系统与智能档案管理

3.1提升相关工作人员的专业技术水平

事业单位的智能办公系统与档案管理中都包含了不同程度的信息技术，如果相关的工作人员所掌握的信息技术操作水平不足，在实际的工作中就会存在不小的阻力。因此，就要求事业单位的相关工作人员不仅具备较好的专业技能，还要主动学习与掌握智能档案管理知识。所以，一方面要求相关的档案管理工作人员能够熟练的掌握智能化档案管理技术，应用先进的档案管理技术展开档案工作。同时要求相关的档案管理工作人员具有极强的责任感和较高的职业道德水平，能够主动学习先进的技术与档案管理理念。同时，也要求事业单位能够积极的引进智能档案管理技术、设施，做好必要的硬件设施基础工作。但值得注意的是，引进智能档案管理系统还需要根据事业单位的工作性质、工作特点与实际工作需求选择合理的智能档案管理设备，从而满足事业单位的智能档案管理工作需求，促进事业单位的档案管理智能化、数字化发展。

3.2制定完善的管理制度

事业单位要想实现办公系统和智能档案的融合，需要将两者的资源信息加以融合。单位内的办公系统资源一般是以一种公开的形式呈现的，而单位的档案管理则具备明显的保密性。因此，要想实现两者的优化融合，事业单位必须结合自身实际情况制定完善的管理制度。其中，制度融合的内容具体为统一制定两者的规范、标准及操作流程，从而才能切实实现两者的深度融合。

3.3掌握信息化、网络化等管理技能

当前，计算机以及网络技术在社会各行各业领域中得到广泛应用，有效的提升了办事效率，进而给各项工作的顺利开展提供了便利快捷，对于档案管理者来说信息化管理、数字化管理以及网络化管理则是新形势下对档案工作的一般要求，应用计算机无纸化管理系统和系统管理已成为目前事业单位档案管理的发展趋势。我们应当在做好信息化技术硬件设施的引进工作的同时，依据其发展现状选择合理的计算机设备，推进数字化档案管理进程，实现人事档案数字化管理，给人事档案管理属于全新的发展理念。

3.4加大对事业单位档案管理工作的支持力度

政府相关部门要根据国家档案管理的法律法规和规章制度，抓好档案队伍建设，经常性做好对档案管理部门的工作指导及监督，做好相关部门之间的沟通和交流，抓好工作培训，积极宣传档案管理工作的重要性和档案的意义。注意发挥先锋模范者的带头作用，抓两头带中间，发挥以点带面的效果，有效提升单位的管理水平。同时作为政府相关部门要采取措施，进行深入事业单位进行业务指导，实现针对性强与档案工作制度相符合的管理，不断推进事业单位档案管理向规范化发展。

3.5树立高度的安全意识

在事业单位办公室和档案管理中，信息发布的安全性它对指明工作的方向和道路起着重要作用。问题档案管理过程中档案保密水平的差异更重要的是，保密条款。其中，在设置保密级别的过程中在本单元中，纸质文件得到了充分的反映。事实上保密制度在电子档案中发挥了重要作用。对实施电子档案的有效保护，加强防火墙接入。建立和加强管理约束体系的建设，特别是在系统病毒和黑病毒方面、客户攻击等等。因此，在整合这两者的过程中，必须落实办公室和档案的信息安全，确保两者的安全水平。把安全意识渗透到工作的各个方面，两者之间的融合在一定程度上保证了这一点。

结束语

事业单位办公系统的特点非常明显，具有高效信息采集处理、便捷操作管理及直观数据分析等优势，极大改善了以往办公程序多、工作量大及效率低等一系列问题，有效提升了单位整体工作效率，最终实现高效资源运用。事业单位档案管理受时代发展影响，在档案数字化管理前提下形成了完善的档案管理系统，由此不断深化档案管理的智能化程度。目前，为了提升工作效率，业内人士开始考虑将两者的工作进行融合，但在实际融合过程中依旧面临一系列困难，导致不断出现重复工作及资源浪费的情况，既增加了工作量，也降低了工作效率，因此研究事业单位办公系统与智能档案管理的融合问题具有重要的现实意义。

参考文献

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