探讨高校档案管理工作存在的问题及对策

探讨高校档案管理工作存在的问题及对策

罗海青

罗海青清远市技师学院广东清远511517

摘要：高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。做好新时期高校档案管理工作，需要进一步加强组织领导、夯实基础，强化队伍，加大档案信息化的建设力度，努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。

关键词：高校档案管理问题对策

高校档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料组合。它是高等院校各项活动的真实记录，是学校改革发展的历史见证，是国家档案事业的重要组成部分。高校档案工作是学校建设的一项基础性工作，是高校管理工作不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平的重要条件之一。随着国家教育改革的深入，高校档案工作面临着新的机遇和挑战，但还存在许多问题，需要进一步改进和提高。只有找准这些问题，研究对策，解决问题，才能适应新形势下高校发展的客观要求，加快新世纪档案工作发展的步伐。

一、高校档案管理工作存在的问题

1.领导重视不够

档案工作是高校一项政策性、业务性都很强的重要工作,但是由于受传统观念、性格阅历、工作方法和思维习惯等主客观因素的影响,不少领导干部并没有从根本上认识档案工作的重要性,在潜意识中存在重建设、轻档案的思想。档案管理工作不能经常摆到学校议事日程上,甚至有的高校领导把档案部门作为安置一些“老、弱、病、残”职工的“养老单位”。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度,同时,领导忽视往往给档案部门带来人员缺少、经费不足、设备陈旧的尴尬局面,在很大程度上制约了高校档案工作的有效发展。

2.档案基础设施建设相对滞后

新时期档案工作的要求不断提高，对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比，部分高校档案基础设施建设投入不足，适宜安全保存档案的专门库房缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足;适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。

3.管理人员素质有待提高

（1）人员数量不足，档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。（2）档案管理人员队伍的专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，高校现有的档案人员虽经过一定方式调整，改善了文化结构和职称结构，大都具有大专以上文化程度，高中级职称人员占有一定比例，但随着高校档案范围的拓展，现代化管理要求在不断提高，其人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题。特别是能进行档案信息深层次研究和开发的复合型的档案管理人才仍显得十分匮乏。档案人员素质制约了档案现代化管理，影响了档案的信息开发和编研工作。

4.档案信息化建设不足

档案行业总体信息化程度没有跟上当前社会信息化的步伐，很多高校的档案工作仍是以传统的档案工作手段和方式为主，落后的工作方式制约着高校档案工作的发展。在档案信息化建设方面有以下不足之处：各高校目前在筹集资金进行一些早期档案的数字化扫描事宜；部分高校正在利用政务办公系统实行网上无纸化办公，但实现技术和电子文档标准化问题还有待解决，相关法律法规正在进一步完善当中，而且，对于电子信息归档和电子档案的建设仍存在着一定的争议；高校的档案馆（室）所配备计算机，只是用于简单的查询、存储，自动化程度较低；网络已经成为人们查找档案信息资源所使用的首选工具，而档案部门网站多以宣传政策为主，所提供内容并不能满足用户的需求。

二、加强学校档案建设的对策

1.加强领导，保证档案工作的正常开展

高校档案工作是办好学校的重要基础，是衡量学校管理水平的一个重要依据，业务性强，涉及面泛，这就要求把档案工作提高到可持续发展的高度来认识，给予高度重视，积极抓好档案工作。首先做好规划，积极做好档案的规划工作，把档案工作规划列入学校重要议事日程，以上级要求为指导，依据学校的总体规划，结合档案工作实际，做好档案工作规划，使档案工作目标明确、任务清晰、责任落实，不仅可以增强档案工作人员的信心，也可以大大提高档案工作的地位。其次，解放思想，更新观念，解决档案工作中的实际问题。领导在抓好学校教学、管理和科研等工作的同时，不断发挥职能优势，（1）抓好部门业务学习，提高档案人员业务技能，转变他们的陈旧观念和工作方式，使档案人员在工作中积极创新、敢闯敢做、开拓进取；（2）关心档案工作人员的生活，为他们解决生活中的困难，增强档案工作人员的事业心和责任感，调动他们工作的积极性、主动性。（3）积极探索高校体制和管理体制转变后档案工作的新特点，探索高校档案管理的新模式，随着高校改革发展和对外交流的加强，档案管理的范围越来越宽，覆盖面越来越广，针对档案工作范围宽、内容多、密级高、服务广的特点，加之竞争、激励、约束机制的形成，大胆实践，开拓创新，不断总结经验，摸索高校档案管理的新方法，使档案工作规范科学，提高管理水平、工作效率和服务水平。

2.加大档案管理投入,完善档案管理设备设施

学校应投入一定的经费到档案馆室的建设上,有些学校档案馆室的设施和现代管理还比较落后,做不到档案管理要求的“八防”,设施不到位,档案检索没有实现微机自动检索,有些管理系统和档案数据只能供档案管理人员使用,不能实现资源共享,这样就相当于手工检索,限制了计算机档案管理系统的利用,在一定程度上影响了档案的利用效率。要实现档案利用的无纸化、电子化、网络化,必须加大投入,从档案的设备设施上予以保证。

3.进一步加强队伍建设，提高人员素质

档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径，提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍，建立一只专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆(室)要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员，确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要，及时补充调整管理人员，严格档案手续移交，确保基层档案工作的稳定性；二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作，让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。要提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校，完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要；三是建立竞争激励机制。要对工作任务进行细化，责任到人，实行量化考核，充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。

4.加大档案信息化的建设力度，有效整合档案信息资源

档案工作的开展离不开资金的支持，特别是档案信息化建设方面需要充足的经费，加大档案的经费投入可以为档案工作的开展提供强大的支持。在档案信息化建设方面，继续完善档案工作软硬件环境，即采购先进的计算机软硬件系统、网络系统等软硬件设施；继续做好档案数字化工作；建立电子档案接收体系、传统档案数字化体系以及数字档案编目、存储、服务体系；建立与本单位匹配的档案管理系统，完善档案网站平台的开发利用，实现档案信息资源的有效整合；制定相应的电子档案安全管理的标准与规范。我们按照高科技的科学的管理方法来对高校的档案资料进行管理，就可以迅速地把相关的档案资料配置在需要的各个环节上，那么管理者在管理的过程中就可以很好地运用各种档案资料，这样高校的方方面面就会井井有条，各项工作也会顺利开展。

三、结语

通过分析高校档案工作的基本情况，认识到高校档案工作所存在的一些问题，依据“认识问题、解决问题”的思路，结合目前高校的实际情况，高校必须加大关注、促进改革。只有如此，高校档案工作才能更进一步提高利用效率，从而推动整个高校档案事业的发展。

参考文献

[1]熊武金高校档案管理信息化建设的思考[J].内江科技，2010，（5）。

[2]吴建新网络环境下的高校档案工作[J].档案管理，2013，（1）：55。

[3]王玉玲高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯，2013，（2）：81。