下架归档病历的存档方法研究

下架归档病历的存档方法研究

谢红美

谢红美

（江苏省市第一人民医院新区分院江苏镇江２１２１３２）

【中图分类号】Ｒ７【文献标识码】Ａ【文章编号】１５５０－１８６８（２０１４）１１

【摘要】目的：使下架归档病历能够及时被医师查阅；使下架归档病历能够被患方及时复印。方法：实验组方法：在２０１０年以后，把１００份下架归档病历按照住院号码尾数为“０１～９９”的顺序捆成一捆，每堆共１０捆，每堆下架归档病历的住院号码尾数为“００１～９９９”。对照组方法：在２０１０年１２月以前，把１００份下架归档病历按照住院号码尾数为“０１～９９”的顺序捆成一捆，然后，放在归档病历仓库的空间处。结果：用此方法存储下架归档病历能够及时被医师查阅和被患者及时复印。结论：此方法存储下架归档病历值得应用和推广。

【关键词】归档病历；存储方法；查阅病历；复印病历

目前，归档病历下架后仍有在使用的情况，使用范围如下：高评委对职称晋升人员所书写的病案检查需调阅病案；保险公司给予患者报销医药费，需调阅病案核查病情；对再次入院的患者，医师查看患者上次住院时的病情需调阅病案；医务人员进行医学科学研究需调阅病案；新生儿申报户口需复印病案；患者转上级医院治疗需复印病案；患者因生理残疾需要申请生活补助需要复印病案；医师进行医学研究需要调阅病案；司法部门进行司法调查需查阅病案等，如果归档病历下架后管存储不当，使下架的归档病历难以寻找，就不能及时为患者提供病历，而导致医患关系紧张，在目前紧张的医患关系下和医疗市场日益竞争的今天，许多医疗单位都将患者的“无投诉”作为医院的发展目标，病案管理学认为：病案管理人员必须１００％的为病历服务对象及时提供病历，因此，寻找一种便于寻找下架的归档病历的存储方法就显得特别重要。

１资料

选取本院１９８７年～２０１１年的下架归档病历。

２方法

２．１对照组方法在２０１０年１２月以前，把１００份下架归档病历按照住院号码尾数为“０１～９９”的顺序捆成一捆，然后，放在归档病历仓库的空间处。如果寻找某份病历，如寻找住院号码为“０００７８５”的这份病历，在病案仓库中寻找每捆病历，当发现住院号码为“０００７％”的这捆病历时，在住院号码为“０００７８４”和住院号码为“０００７８６”之间取出住院号码为“０００７８５”的这份病历。

２．２实验组方法在２０１０年以后，把１００份下架归档病历按照住院号码尾数为“０１～９９”的顺序捆成一捆，每堆共１０捆，每堆下架归档病历的住院号码尾数为“００１～９９９”，在每堆下架归档病历的上面贴上住院号码的范围，方法如下：如某堆下架归档病历贴上住院号码的范围：００２１％，％表示住院号码尾数为“００１～９９９”，每堆下架归档病历原则上也是按照顺序排列（如００００％～０００１％～０００２％等），放在归档病历仓库的空间处。如果寻找某份病历，如寻找住院号码为“０００９７５”的这份病历，先在病案仓库中寻找某堆病历上面贴有“０００９％”的标记，把“０００９７％”这捆病历找出来，然后，在住院号码为“０００９７４”和住院号码为“０００９７６”之间取出住院号码为“０００９７５”的这份病历。

３讨论

３．１病案管理学规定：患者的病历需保存３０年，然而，毕竟医院的可利用的病历架和空间有限，一般上架归档病历只能存储３～５年时间的归档病历，３～５年前的归档病历就得下架打包存放，因此，下架的归档病历存放一直是每个医院的病案管理人员所面临的难题。

３．２用实验组方法存储下架的归档病历使病案管理人员能够及时查找归档病历，大大节约了杂乱无章的归档病历存放方法所导致的寻找归档病历所花费的大量时间。

３．３及时为医师提供归档病历能够使本院医师及时查阅患者曾经住院时的病情，从而为患者的目前治疗提供信息。

３．４及时为患者提供归档病历能够使患者能够及时复印病案资料，特别是患者转上级医院需要提供曾经的住院病案资料。

３．５由于及时为医师提供曾经的归档病历，使医师为患者及时诊治，避免了由于病案不能及时提供给医师而造成的医患纠纷，如２０１４年３月外科陶医师于２０１４年６月５号需查看患有慢性胆囊炎患者于２０１０年５月６号出院病历的病理报告情况，以决定患者是否要切除病变的胆囊，由于立即提供了病历，使医师立即作出了治疗决定。又由于为患者及时提供归档病历给予复印，也避免了由于病案不能及时提供给患方复印而造成的医患纠纷，如外地安徽产妇张某，于２０１４年６月需复印２００８年的新生儿记录，由于立即提供了病历给予复印，未造成产妇张某的不满情绪，又如，外地四川产妇赵某于２０１０年１２月需复印２００８年１月出院的新生儿记录，下架的归档病历未用实验组方法存储病历，需花费１２小时左右的时间寻找病历，产妇赵某需次日才能得到病历的复印，外地四川产妇张某需暂住一晚，增加了外地安徽产妇张某的费用，产妇赵某对病案室人员非常不满意。

３．６用实验组方法存储下架的归档病历能够使病案室工作人员迅速寻找到下架的归档病历，从而减轻了病案室工作人员的工作量，从而使病案室工作人员有更多的时间质控现有的归档病历，从而使病案室工作人员有更多的时间为相关部门统计出精确地报表。

３．７用实验组存储下架的归档病历，能够使上级医院的医师及时地查看患者的曾经住院的病历资料，能够使上级医院作出正确的治疗方案。

３．８用实验组存储下架的归档病历能够使保险公司的工作人员及时地调阅患者的曾经住院的病历资料。

３．９用对照组方法存储下架的归档病历，由于病案室工作人员难于查找下架的归档病历，有时查找一份下架的归档病历需要花费１２小时的时间，而使得正常的日常工作被迫暂停，而影响了正常工作，如统计报表等工作。

３．１０用对照组方法存储下架的归档病历，当出现医患纠纷时，由于不能及时提供病历，常常使医院处于被动地位而不利于维护医院自身的权益。

４结果

４．１寻找２０１０年１２月以前的下架归档病历比寻找２０１０年１２月以后的下架归档病历所花时间大大减少。见表１

２０１０年１２月以前和２０１０年１２月以后寻找病历所花时间比较

５结论

实验组存储下架归档病历的方法能够使病案管理人员迅速寻找到下架的归档病历；能够使医师或者患者（方）对病历提供的服务满意；能够减少医患关系紧张；能够使其他相关人员及时调阅病历；能够减轻病案室工作人员的工作量，此方法值得应用和推广。