浅议医院档案电子化管理

浅议医院档案电子化管理

王琳

王琳

（福建省立医院院办350001）

【摘要】随着经济社会的持续发展，电子化、数字化技术日新月异，医院档案电子化管理发展正处在一个关键的瓶颈期，更面临一次难逢的历史机遇期，如何才能提升医院档案电子化管理水平，是刻不容缓的重要课题。本文主要从开展医院档案电子化管理的意义、实行医院档案电子化管理的步骤及实现医院档案电子化管理需要注意的问题等三方面进行了详细阐述。

【关键词】医院；档案；管理；电子化

【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2015）32-0386-02

档案，是党政机关和各类企业事业单位等主体分类保存的各种文件和材料，体现文件的原始记录性和历史再现性，具有重要的凭证价值。医院作为公立性事业单位，在工作中产生大量的文件，传统档案管理方式已经难以适应时代发展，探索创新新方式、加强档案管理，对医院具有十分重要的意义。

1.开展医院档案电子化管理的意义

电子档案具有无可比拟的优势，比如可以节省大量的档案管理日常工作，把工作人员从繁重的劳动中解放出来；可以实现档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变；可以实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；可以使档案管理水平得到全面提升；可以大大减少对档案的各种人为损坏或自然侵害；可以融入社会，实现同其他部门对接。可以说，这是档案管理工作今后发展的必然方向。

结合医院档案管理实际，两个意义特别重大：一是医院档案管理跟上形势的需要。传统档案保存的条件要求比较高，比如保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和安全防范等，且占用空间大，查询应用很不方便。未来实行电子化管理，全部数据进入电脑，并经过网络互联，不断占用空间小，而且查询应用方便。当前，各行各业都在探索档案电子化，虽然还没有统一的最终标准，但电子化建设都已经不同程度地开展起来。以我院为例，我院每年需要归档行政文书材料上千件，全部实施电子化管理后，档案管理工作将大幅提升。二是确保医院档案安全的需要。因纸质材料特有的缺点，档案查阅、转移过程中，很容易磨损、丢失，以及虫蛀霉变和受到水火灾害等。一场火灾完全可能使包括原始材料在内的档案遭受毁灭性打击。纸质档案尤其是原始材料不可再生的缺点，使其安全性一直饱受威胁，而电子化可以有效解决上述一系列问题。未来实行电子化管理，只需采取一定容灾备份、安全保密措施，便可确保档案安全。对于原有的纸质档案，也会因为实现电子化查询，而减少档案实物出入库频率，从而有效保护纸质的档案实物。

2.实行医院档案电子化管理的步骤

具体操作时，大致要分三步骤：

2.1历史档案转化

对于医院历史档案，要准备必要的硬件、软件，组织人手进行集中扫描转化，即将纸质信息转化为电子信息。硬件条件方面，除必要的电脑外，电子化离不开高速扫描仪、平速扫描仪和高拍仪等三种设备。平速扫描仪只能扫描单页纸张，且速度慢；高速扫描仪可以扫描多页单纸，并且速度较快；高拍仪可以在不拆纸质档案的情况下进行扫描，比较方便，但有阴影的扫描图片需要后期网上处理。三种设备配合，功能互补，可以实现对所有纸质档案的有效扫描。软件条件方面，没有档案管理软件系统，扫描后的电子信息无处存储，更不能为我所用，无论是电子化还是数字化，都会失去网上管理的依托平台，使一切活动变得没有意义。对于我院来说，要么聘请专业公司研发或购买其现成软件系统，即可实现。

2.2新增档案电子化

即在归档过程中，在做好传统载体档案接收的同时，帮助指导医院各部门做好电子文档或扫描件的收集整理，实现传统载体档案和电子档案同步移交。必要时，要组织开发电子办公系统，并与档案电子化管理系统对接，对不涉密的文件，在完成网上办文的同时，直接进入“归档”程序，及时实现新增档案的电子化管理。

2.3实行电子化查询应用

实现档案电子化转化后，即可以对档案电子进行信息存储、整合，实现资源共享和远程查询、调取。一旦建成后，通过电脑就可以直接查询所有档案，真正实现方便、高效、快捷的目的。

3.实现医院档案电子化管理需要注意的问题

3.1保密性问题

保密性问题是一个任何时候都需要高度重视的问题，无论事前、事中还是事后。不仅在规范档案、纸质信息转换电子信息过程中需要保密；电子档案建成后，不能连入医院网站，更不能连入互联网，只能通过单建光纤传输，实现相关单位和人员之间的内部资源共享。（如果确实需要传输，必须做必要的物理或技术隔离，以确保保密效果。）实体安全与信息安全并重，加强档案数字化安全管理。为确保数字化过程中档案实体安全与信息安全，在数字化处理过程中，强化安全教育，严格落实安全管理制度，加强日常安全检查。一是强化安全教育管理。为加强档案数字化外包安全管理，成立医院档案数字化外包工作领导小组，负责档案数字化外包工作的组织领导、统筹协调、日常管理和监督检查等工作。同时，采取多种形式，着力强化档案安全教育培训。二是健全安全管理制度。严格按照“安全第一、预防为主”的原则，建立完善了档案清点移交、专人负责等安全管理制度。三是加强日常安全检查。在加强日常管理的基础上，在外包加工场地安装了视频监控系统，加大了检查和抽查力度，确保了档案实体安全和信息安全。

3.2操作规范问题

电子档案从形成到管理、到利用，都要符合国家对电子档案管理的要求。笔者认为，在一个行政区域内，最好使用统一的管理软件，录入项目、录入格式、录入内容都要统一，特别是元数据要合理有效，这样做，便于联网、交流，实现信息资源共享。统一要求。接收、移交、保管电子档案，应该建立一种良性循环的运行机制。各尽其职，各负其责。各级档案行政管理部门应该按照国家标准规范，监督档案立档单位的电子档案管理情况，培训档案人员，也可以先行试点，以点带面。各级档案室可以按照各地档案行政管理部门的要求，选择好硬件和软件，以形成符合标准的电子档案，并做好移交和备份工作。各级档案馆应该创造良好环境，统一规划，按时接收电子档案进馆。总之，接收电子档案进馆是一项新的工作，需要我们在实践中努力地研究和探索。

3.3日常维护问题

日常维护问题主要指软件管理系统，如果自主研发，日常维护不是重点考虑的问题。如果聘请专业公司或购买现成系统，在保障日常正常使用的同时，还应考虑未来深度开发可能的成本。这一成本也是目前无法确切预测的。

3.4人员培训问题

要加强对档案管理人员的科技知识培训，使档案管理人员掌握与档案信息处理、应用有关的科技知识和操作技能，胜任电子信息技术时代的档案管理工作。通过创新管理，想方设法对档案进行深度开发，一方面档案管理人员要在编篡大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的基础上，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源；另一方面则要切实做好档案利用效果的跟踪收集，对档案的利用实例进行全面登记，加强与档案相关的信息、动态等的整理、提炼工作。

综上所述，医院档案电子化管理是一项适应当前形势发展趋势的方向性工作，是功在当前、利在长远的一项基础性工作，也是一项需要投入一定物力、人力、财力和科技力量的建设工程。虽然具体事务繁杂，实现周期较长，但愿景美好，必定早建早受益，晚建晚受益。

【参考文献】

[1]李晓玲,徐洁.关于加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].内江科技.2011年08期.

[2]汤霞.加强医院人事档案的管理[J].基层医学论坛.2011年19期.

[3]朱长生.数字化医院计算机信息网络系统安全及对策[J].医学信息.2005年07期.