浅谈计划生育档案管理的规范与创新

浅谈计划生育档案管理的规范与创新

辛海滨

河北省石家庄市灵寿县卫生和计划生育局灵寿县计划生育协会

【摘要】档案管理在计划生育工作中具有重要作用，目前计划生育档案管理存在档案意识不强、管理模式落后、专业水平不高、服务能力较差等问题，应从完善管理制度、加强阵地建设、规范日常管理入手提升管理水平，从档案资料数字化、档案管理信息化、档案利用网络化方向推进档案管理创新。

【关键词】计划生育；档案管理；作用；问题；规范；创新

计划生育作为我国的一项基本国策，实施40多年来，为稳定低生育水平，实现人口长期均衡发展，促进和谐社会，做出了积极的贡献。计划生育作为一项长期坚持的基本国策，涉及到千家万户、子孙后代，做好计划生育档案工作对于在新时期学习借鉴计划生育工作成功的经验和教训，贯彻执行当前的计划生育政策、构建和谐社会具有十分重要的意义。

一、计划生育档案管理的重要作用

计划生育档案就是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和，包括具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定计生政策的重要资料，是搞好计生工作的重要基础。档案管理在计划生育工作中具有重要作用。只有通过档案，我们才能看到计划生育工作从严格控制人口增长，到稳定低生育水平，再到统筹解决人口问题、促进人的全面发展的不同发展阶段，才能感受到随着社会的转型、计划生育工作思路和工作方式方法转变，党和国家通过加强计划生育利益导政策体系建设，向计划生育家庭释放的关怀和温暖。在干部任用资格审查过程中，再生育证办理和审批档案资料，为各级党委政府人才选拔提供了可靠的依据。尤其是随着电子档案的普及，计划生育档案在推进计划生育政务公开，提升计划生育日常管理服务工作效率和查档效率，提升计划生育科学管理水平方面，发挥了越来越大的作用。

二、计划生育档案管理存在的问题

一是档案意识不强。一些领导和工作人员档案意识不强，他们对档案管理工作的重要性认识不足，没有把档案管理工作放在重在位置，没有从对历史负责，对事业负责，对群众负责，对自己负责的高度去重视档案管理工作。他们在工作中态度不端正、不积极，不认真、不细致、不规范，不能及时的、完整的、系统的收集计划生育档案资料，对重要的档案也是敷衍了事，甚至弄虚作假，篡改、编造档案资料。

二是管理模式落后。现阶段在计划生育工作中，主要通过人工管理方式进行档案管理，用手工来对计划生育档案资料进行整理和归类，档案管理工作效率低、质量差、出错率高，丢失文件材料的现象时有发生。一些偏远贫困的乡镇，连完善的档案管理制度、固定的档案室和借阅室、必需的档案管理设备都没有，档案管理工作混乱、低效，给违规违纪人员制造虚假证明提供了可乘之机。

三是专业水平不高。计划生育档案管理队伍中，缺乏专业的档案管理人员，档案管理人员普遍年龄偏大、文化素质和业务能力偏低，大多数由老弱妇女或勤杂人员担任。他们没有机会参加业务技能培训，档案专业知识极度匮乏，实际操作能力差，对档案的全宗、类别、保管期限等混淆不清，归错类、编错号、盖错章现象经常出现。因退休离岗等人员变动频繁，往往导致档案资料散失。

四是服务能力较差。归档后的计划生育档案资料由于保管不善等种种原因，经常难以查到。一些工作人员为了自己工作方便，更不愿上交重要资料，加重了档案资料的灭失和查阅难度。基层计划生育工作中录制拍摄了大量照片、录音、录相、视频等，往往无人收集，或收集后粗放的存在旧纸箱里，最后被当废品卖掉。在制作宣传品、专题片时，再想查看这些资料，已经根本不可能。

三、计划生育档案管理的规范

一是完善档案管理制度。制定归档资料收集制度，严格按照档案资料分类方案、归档范围、保管期限的收集。明确收集范围，既收集纸质档案资料，又要收集照片、录音带、录像带、等磁介质载体资料和数字化视频资料，还要收集有保存价值的珍贵的实物资料。制定档案工作人员培训制度，提高档案人员素质；严格档案材料及时归档制度，完善档案资料借阅和利用制度，提高档案利用率。

二是加强档案阵地建设。加大对档案工作投入力度，将其作为一项促进卫生计生事业发展的基础性投入，列入财政预算。努力解决档案保管条件、装备规范化、设备现代化方面存在的因难和问题。加强档案室基础设施和硬件设备建设，配置防盗网、排风扇、空调、温湿度计、除湿机等防盗、防潮、防湿、防火、防蚀安全保管的防护设备，积极改善档案保管环境和条件。

三是规范档案日常管理。强化法制意识，认真贯彻执行《档案法》和档案管理各项规章制度。凡是已经归档入库的档案一律不能拆卷或抽出长期外借。对一些利用频率特别高的档案或为迎接上级检查需利用的档案，由档案室统一提供复印件，确需利用档案原件的，要做好外借登记手续，利用后应及时归还档案室。有效落实档案管理责任制，出现档案资料错误或遗失，严格追究责任。

四、计划生育档案管理的创新

创新计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，推进档案工作现代化建设，运用计算机和现代化信息管理手段代替手工操作，提高档案管理水平和档案工作者的效率，确保档案工作准确无误。

一是档案资料的数字化。做好现有档案资料的数字化转换工作。购置计算机、硬盘、光盘、扫瞄仪、照像机、摄像机等录入存储设备，将现有纸质档案尽快录入存储到硬盘、光盘、U盘等载体上，将其转化成数字化资料。将对于新产生的文件、表格、图片、音视频等档案资料，直接分类保存成为数字化资料。

二是档案管理的信息化。充分利用文档管理集成系统对传统的档案管理软件和数据库管理程序进行改造、升级，开发适合工作实际的计划生育档案管理系统，对工作流程进行改良，对智能检索技术进行改进，提高档案管理和信息检索的速度和效率，全面提升档案管理的智能化、信息化水平。

三是档案利用的网络化。在保障档案管理的安全性的基础上，通过计算机网络咨询、实时浏览等功能的应用，及时更新档案信息。通过计划生育档案信息管理系统与其他公共信息服务平台的对接，实现档案信息在互联网背景下的资料共享。深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，使其更好的为社会发展服务。

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