企业档案的价值分析及其实现研究

企业档案的价值分析及其实现研究

马莉娅

新疆华泰重化工有限责任公司新疆830019

摘要：随着时代发展，企业对档案管理工作的重视程度日益提升。企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。它不仅对国家、社会，而且对企业自身也具有十分重要的价值。本文以企业档案对企业自身价值的分析，指出发挥企业档案价值存在的短板，并有针对性地提出解决对策，进一步发挥企业档案在创造效益、维护权益、完善管理和文化传播中的应有价值和功能，增强企业的市场竞争力。

关键词：企业档案；价值分析；价值实现

引言

企业档案是反映企业生产经营和管理活动的历史记录，做好企业档案管理工作对提高企业经济效益与社会效益具有重要意义。在信息化背景下，传统企业档案工作方式难以满足企业档案用户利用的多样化需求。现阶段，企业档案管理人员需要积极转变思想，创新服务理念与方式，主动研究和分析信息化背景下促进企业档案利用价值最大化的方法。

1企业档案价值分析

1.1创造经济效益

社会主义市场经济条件下，企业只有不断增强其盈利能力，才能在竞争激烈的市场环境中不断壮大。企业档案如实记录了企业的生产、经营战略，以及技术创新、工艺创新、科研成果等，是在企业长期经营中积累的宝贵财富，凝聚着企业全体职工的智慧。通过查阅保存着的科技档案，将其用于现实生产、经营活动中，能够为企业生产带来直接的经济效益。此外，通过查阅馆藏档案资料，提炼管理经验，用于指导企业的日常生产管理，对规范企业管理、提升企业的市场竞争力具有积极的现实意义。

1.2提高竞争中的信誉度

在新形势下，社会公众对于企业诚信愈发重视，企业要想得到发展就必须具备良好的诚信口碑，企业信用档案标识着企业的信誉度，很多企业为了更好提升自我信誉，所以越来越重视企业档案的管理工作，进而促进企业的可持续发展。

1.3传播企业文化

文化是企业的软实力，无论是民营企业，还是国有企业、外资企业，一直以来都十分重视企业的文化传承。企业档案是企业文化、企业精神发展的见证者和亲历者，通过一幅幅历史文化照片的展示、一位位优秀的企业员工事迹的展播，以及企业精神的提炼、企业制度的完善，对传播企业文化、增强企业的外在形象等都有积极功能。

2企业档案价值发挥的短板分析

2.1对档案工作重视程度不够，对档案现代化管理投入不足

第一，对档案工作认识不到位，致使档案工作资金投入不足。信息化背景下，档案工作依托于电子档案，作为机读类型档案，只有提供相应的软件与硬件做好支撑，才能够保证其正常运行，信息化背景下档案工作的质量与企业对其进行的资金投入息息相关。而当前情况是很多企业没有认识到档案工作所蕴含的巨大价值，对档案工作投入不足，制约了企业档案工作的进一步发展。第二，企业内部的很多业务部门广泛认为档案工作只是档案部门与信息部门负责的事情，与自身关联不大。事实上，档案工作特别是档案信息化工作需要所有员工共同参与，档案信息通常在各大业务与文书处理部门中产生。唯有各大业务部门及时准确地归档电子文件，才能够顺利有序地进行档案信息化工作。

2.2重实体，疏于资料收集

档案收集是企业档案工作的基础，也是发挥企业档案价值功能的前提条件，只有占有丰富、完整的企业档案资料，做到应档尽档、应收尽收，才能为后期的企业法律维权、文化传播提供第一手资料。但从目前的企业档案价值的发挥来看，存在重实体实物档案的收集为主，疏于对重要文件资料收集的状况。究其原因，一方面是企业档案管理部门与生产业务部门联系不畅，不熟悉企业档案管理重点及范围；另一方面是企业重生产、轻档案管理的现象较为普遍，大多档案资料来源于企业的生产一线，真正来源于企业的重要技术创新、管理制度等方面的材料资料较少。此外，企业人员的流动性较大，文件材料收集不及时导致收集不完整的问题时有发生。

2.3轻宣传，价值难以发挥

一方面，企业档案价值的发挥离不开档案的利用。做好档案宣传，在企业及生产部门之间架设桥梁和纽带，能够有效提升企业业务人员及档案管人员的档案意识。但从企业生产经营的现状来看，由于缺少企业档案知识及其价值功能的宣传普及，企业一线的生产业务部门不了解企业档案管理部门所收藏的档案资源，影响了利用企业档案的主动性；另一方面，由于企业档案价值功能的宣传缺位，企业生产经营者对档案工作的重要性认识不足，缺少给予企业档案工作必要的人、财、物的支持。此外，还存在由于缺少档案知识及价值功能的宣传，企业各部门移交档案不及时、不完整，导致重要档案资料流失的现象。

3发挥企业档案价值对策建议

3.1以应用为目标，增强企业档案价值发挥意识

企业档案价值的浅层含义就是档案在企业的生产经营中具有某种应用价值。因此，要始终树立服务意识和服务理念，以企业档案应用为目标，注重企业档案价值功能的发挥。企业档案管理部门应注重做好档案编研工作，为企业的重要项目、重大活动等提供档案服务工作。企业档案管理部门要契合企业知识管理要素创新的需要，从重实体管理向重知识信息管理转变，积极探索企业档案知识化服务新模式，主动为企业生产、经营提供专业、集成的知识资源。此外，企业档案管理部门要善于从历年的知识宝库中，吸取养分，为企业短、中、长期规划的制订和出台提供参考。

3.2实现档案信息资源共享

随着信息时代的到来，企业档案管理工作中要注重档案信息化建设。作为档案信息化建设的重要组成部分，档案信息的资源共享对企业档案管理工作水平的提升具有重要意义。需要注意的是，虽然档案信息资源共享对于企业档案管理工作的提升有很大帮助，但是企业要根据自身的发展特点进行资源共享。第一，企业要建立规范化的信息系统，为相关人员提供可以检索的数据，并设置不同等级的查询信息的权限；第二，网络是实现资源共享的基础，企业必须要强化对网络信息技术的支持，确保能够为信息资源共享过程中提供流畅的网络环境；第三，要加强资源共享系统的安全管理，避免信息档案信息的泄露等。

3.3以宣传为先导，丰富企业档案价值意义宣传

加大企业档案，尤其是企业档案价值功能的宣传力度，在企业内部营造良好的企业档案工作氛围，为企业档案工作赢得支持。首先，作为企业档案管理者，要高度重视企业档案价值的宣传，把企业档案宣传作为档案工作的一项重要内容，在每年的“档案月”、安全生产周等特殊事件节点，利用企业档案知识的宣传，提升生产人员的档案意识，真正从思想上认识到企业档案的特殊价值和功能，重视企业档案在其生产、经营和管理中的价值作用的发挥。此外，要善于做好宣传，积极应用微信微博、新闻客户端、门户网站等，将企业档案及编研成果上传至新媒体平台，为企业档案的利用提供便利，打破企业档案信息孤岛现象，实现企业档案价值功能在企业不同群体中的应用，为企业档案价值的发挥提供良好的环境。

结语

企业档案工作要始终围绕企业的生产、经营核心，为生产、经营提供理论知识和信息参考，发挥企业档案在经济效益创造、权益保障、提升管理以及企业文化建设中的价值功能，不断提升企业的市场竞争力，实现企业的可持续发展。因此，作为企业管理者主要高度重视企业档案管理工作，尤其是要重视企业档案价值的发挥，为企业档案管理营造良好的外部发展环境；企业档案工作者要发挥主动性、积极性，始终围绕企业做好服务，在服务企业的过程中实现档案价值。

参考文献

[1]康蠡，王先发.创新企业档案工作价值若干问题探讨[J].云南档案，2014（6）：40-42.

[2]梁卫.传承企业记忆发挥企业档案资产价值[J].南方论刊，2013（3）：84-85.