重点建设项目档案工作的现状与思考

重点建设项目档案工作的现状与思考

褚更新

海宁立潮档案管理有限公司浙江海宁314400

摘要：重点建设项目档案贯穿于重点项目的立项、设计、施工、竣工、验收等各个环节，是重点建设项目的历史记录，具有十分重要的保存和利用价值。近年来，随着越来越多的重点建设项目密集落地，急需档案部门主动靠前，助力攻坚行动。但同时也要看到，这项工作与业内规定还存在一定差距。为此，笔者就目前重点建设项目档案工作进行了调研，提出对策建议。

关键词：重点建设项目；档案工作；现状；思考

1充分认识重点建设项目档案管理的重要性

（一）为重点项目管理提供最原始、最准确的基础资料。项目档案真实全面地记录了项目建设过程中形成的各种材料和数据，是加强项目监管的重要依据，也是实施责任追究、推进责任落实的重要证据，对于分析项目建设情况、总结项目建设经验、发现相关问题、推进项目落实具有十分重要的作用。（二）为实施项目提供有益借鉴。项目工作对各级各部门来说是一个全新的工作，没有现成的经验可以借鉴，项目从包装争取、推进实施到峻工验收，对各级各部门的工作方法、服务水平、协调能力、中心意义都是一个全新的考验。做好已建和在建项目的档案管理，可以帮助各级各部门客观分析总结项目建设的经验教训，为争取新的更多项目、顺利推进在建项目提供指导。（三）真实地反映了经济社会发展历程。县级党委、政府往往把“项目强县”作为经济社会发展的重大战略，总体规划，全力推进，力求取得成效。从某种程度上说，项目建设的历程就是经济社会发展的历程，记录了重点项目的建设历史，做好重点项目档案管理，基本上就可以把握经济社会发展的历史脉搏。（四）可成为咨政育人的“教材”。重点建设项目档案内容丰富，它既能为全县经济社会发展提供政策借鉴，也是教育全县人民、鼓舞干部士气、坚定发展信心的“教科书”。

2存在问题

2.1管理主体多元化造成重点建设项目档案实体分散

目前档案管理实行统一领导、分级管理、归口负责原则。按照规定，重点建设项目档案接收部门有国家综合档案馆、城市建设档案馆以及项目行业主管部门等，无法集中统一保管和利用。在管理体制上，档案行政管理部门与城建档案馆工作职能有重叠，不少项目单位误将城建档案馆视为建设项目档案验收主体责任部门。从接收的情况来看，省档案馆只接收省重点建设项目档案，而省重点建设项目（市管）档案也没有移交进市档案馆，保存在各自主管部门或业主单位、参建单位；市城市建设档案馆只接收市政公用类（如道路、桥梁等）、房建类（如房地产、学校、医院等）项目档案；其余如水利、电力、农林项目档案分散在各主管部门或业主单位、参建单位。上述情况形成了以下现象：市档案馆接收的重点建设项目档案数量少，市城建档案馆接收的也只是整个建设过程中形成的部分重要档案，其他一些重要的档案如征地拆迁补偿、招投标等档案分别保管在业主单位或参建单位。

2.2建设项目单位档案意识亟待增强

虽然有关部门出台了关于重点建设项目档案的管理办法，但在实际执行过程中往往无法真正贯彻落实。项目主管部门多数重工程、轻档案，没有及时督促各建设项目开展档案工作登记、验收等工作，未将档案的收集整理工作列入施工合同的有关条款，未将档案工作质量与项目建设经济挂钩。档案专项经费也往往被挤占，导致项目归档质量无法有效保证，档案收集不齐全、缺失严重。

2.3档案行政管理部门监管手段有限

虽然从国家到地方都有规定：未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收，但重点建设项目档案很难依法依规验收。作为政府的相关牵头部门或重点项目办，在成立项目实施领导小组时，没有强调要求档案行政管理部门对项目档案予以跟踪指导和组织档案验收。领导小组不提出要求，项目的主管单位、建设单位也就不会主动提请档案部门介入同步指导；竣工前不主动申请档案管理部门组织对档案专项验收。项目审批、工程进度、财政拨款等与项目档案管理之间没有形成可操作性强、合理有序的配合协调机制，仅仅依靠档案部门的努力，无法实现项目档案的同步监管。

3对策建议

3.1完善法规，加大对重点建设项目档案工作管理力度

一是提高管理层次。建议参照国内先进城市的做法，通过政府令的形式，颁布《重点建设项目档案管理规定》。或在更高层面，通过地方立法，从法的高度明确政府有关部门、档案部门、建设单位等各方面社会主体在重点建设项目档案管理方面的责任。档案部门可依法对项目档案进行专项验收，对不参加专项验收的可以联合有关部门对其工程验收予以否决。对违反规定的，依法追究责任。二是档案部门纳入项目领导小组。各地政府在成立项目实施领导小组时，将档案行政管理部门纳入领导小组成员单位。政府部门牵头召集发改、财政、建设、交通、档案等部门参加建设项目档案管理协调会议，将档案工作衔接到位。

3.2理顺体制，宏观统筹建设项目档案管理

通过一些有益的探索和尝试，对重点工程档案管理职责予以明确，统筹开展建设项目档案的竣工验收、接收、管理和利用工作。借鉴一些城市的做法，将城市建设档案馆并入档案局（馆），实行“三块牌子（档案局、档案馆、城建档案馆）、一套人马”，统一领导全市城建档案工作。

3.3齐抓共管，提高档案执法检查成效

各级档案部门应重视与发展改革部门、项目主管部门的联系与配合，建立同发文、同指导、同监督、同验收的联席制度，打造一个由行业主管部门与档案行政管理部门条块结合、分工协作的项目档案管理网络，形成齐抓共管的良好局面。在职责分工上，建议发改部门在下达项目计划和检查项目进度时，要求建设单位同步做好项目档案工作；项目主管部门要将档案工作纳入项目管理环节，在检查项目建设时，同步检查档案工作；在项目验收材料的审查过程中，质监部门应把档案行政管理部门出具的档案专项验收报告与消防、环保等项目验收报告相并列，作为竣工验收的前置条件。档案部门可申请人大开展执法检查，或邀请人大代表、政协委员对项目档案工作进行视察，使重点建设项目档案工作在依法管理的道路上健康发展。

3.4发散思维，实现建设项目档案信息资源共享

根据项目档案管理归口负责的现状，可在全市探索实行“实体分散、目录共享、逻辑集中”的管理方式，建设数字城建档案管理系统，建成后可实现城建档案业务全过程的信息化管理。其他各行业主管部门也可以建设单位为中心，建立辐射勘察设计、施工、监理等单位的信息化网络。采取培育典型、以点带面的方式和联合开发档案信息化管理系统等办法，将建设项目档案信息化建设前置于项目开工建设，实现项目前期论证、勘察设计、施工、监理、验收以及档案利用等全覆盖。在此发展的基础上，可统筹搭建一个容纳全市建设项目的档案信息资源平台，通过与综合档案馆、城建档案馆和各项目行业主管部门之间的数据对接，实现项目档案资源或目录共享，互通互联，方便项目档案开发利用。

4结语

随着城市经济的整体推进，政府对重点项目建设档案管理越来越重视，但由于各种原因，重点建设项目建档立卷工作一直不尽人意，一些重点项目档案材料得不到有效的归档管理，如何使重点项目档案得到有效科学管理，应引起高度重视和支持。

参考文献

[1]进一步规范市县重点建设项目档案工作的思考[J].李文伟.档案时空.2010（12）

[2]总结提高再上台阶——对我省建设项目档案工作的思考[J].梁屹峰.云南档案.2009（04）