测绘工程档案信息化管理有效控制思考

测绘工程档案信息化管理有效控制思考

邓蔼欣

东莞市自然资源局沙田分局

摘要：信息化测绘工程档案能够更好地利用测绘信息资源，本文主要分析了测绘档案信息化管理的相关内容，规范信息化管理并建立档案信息化管理的有效对策，加强管理工作的有效性，信息化档案的基础上管理工作要按照测绘工程的特征进行适当调整，进一步健全档案管理的程序，做好这方面工作能够使信息化档案管理的水平提升。

关键词：测绘工程；档案；信息化；管理

信息技术的进一步发展，测绘行业在档案管理方面也朝着信息化迈进，使之能够朝着自动化进展，数字化管理测绘档案，建设信息网络，能够推动测绘工程可持续发展，信息化管理档案结合现代电子工具以及电子技术，管理及维护测绘信息，操作应用起来更加方便，设置测绘信息数据库能够适应社会发展需要，一般体现在由以往人工管理的方式逐渐过渡到电子信息化的管理。从数据库的建立再到信息的录入，之后到查询和网络检索都能够体现信息化管理，此高效信息管理系统可以给人们提供更多的便捷。

1目前测绘工程档案管理不足之处

1.1信息化程度不高

测绘工程以往的档案管理形式基本上使用的都是纸质的形式，档案资料一般是孤本，那么就给档案管理提出非常高的要求，若保存不当，纸质的档案易出现破损、图像失真以及字迹模糊的情况，在使用时也很容易导致破损和丢失，缩短了档案资料的使用寿命，另外不利于工程资料再利用。

1.2管理方式不当

以往的测绘工程档案管理形式一般为手工管理，其手段通过台账式进行，以人工查询为主。那么在这种管理形式中，档案资料的查询频率受到限制，导致档案资料再利用率不高，其保存价值无法完全发挥出来。

1.3数据管理混乱

测绘工程档案初期的数据管理并不规范，在归档时缺乏健全的归档制度，且缺少科学可行的归档流程规范指导，那么在这种情况下档案管理对于数据、材质、备份种类以及保存条件方面没有实际的要求，导致在档案管理工作当中发生非常多很难处理的事情。

2档案信息化管理必要性

测绘工程档案管理的目的是能够使信息再利用的功能更好地实现，从而可以给后续的测绘工程带来能够参考的工程信息，进而使测绘工程质量得到提升。所以落实好测绘工程档案管理时非常有必要的。

2.1共享测绘信息资源

要想共享资源那么就要做好信息化管理测绘工程档案，信息化管理有着快捷且简单的优势，通过使用计算机就能够将所需使用的测绘资料及时找出来，那么信息化管理测绘档案能够达到资源共享的效果。

2.2应用计算机促进档案信息化发展

计算机的进一步推广应用，能够促进测绘工程档案信息化发展，因测绘工程档案管理要达到精细的要求，计算机可以符合档案管理的需求，所以计算机应用到档案管理中能够起到辅助作用。计算机可以在一定程度上提升档案信息精细化程度，逐步形成了档案管理信息化。

2.3电子介质资料保存

测绘工程资料已经从以往的纸质资料逐步转变成为电子形式的资料，那么在归档保存这部分电子材料的过程中，就需要建立并健全信息化管理体系，建设测绘工程档案信息化网络可以有效地保存电子介质资料，便于资料的使用及保持。

3测绘工程档案信息化管理有效策略

3.1完善档案信息化管理系统

第一，数字化建设，测绘工程信息化建设中，通常是要采集数据以及扫描档案资料，在数字化储存，之后再设置信息化平台，从而达到网络化共享的目的。其次，标准化的管理。档案管理工作的不断发展，其不再只是单纯的起到存储资料的作用，其还牵涉到资料形成的过程。测绘工程资料的技术性特征明显，具有非常严格的标准要求。信息化管理需要档案管理人员要按照用户的各种需求及时补充数据库资料，在给予满足标准的电子资料。最后要网络化建设。网络化档案管理说的使测绘资料组成、归整、管理以及审定等系统化网络管理，所有步骤的信息资料要通过信息化地管理进行整理。可通过建立大数据中心，达到资料查询、产品供应以及分发数据的基础地理信息服务效果，使资源能够远程共享。第二，充分发挥系统功能。考虑供应类别，从子系统功能框架里能够获取非常多的信息，包含有资料供应情况、图形种类等，子框架有含有级别更小的信息查询系统，能够更加直观地显示资料。第三，优化数据存储体系。数字存储体系可分成三种，其一是磁带库，能够对数据大量存储，且具有很快的传输速度，但价格较高需要人为的定期检查倒带。其二是光盘，能够管理离线数据，使用方便，但存储信息量不大。其三是磁盘阵列，数据存储非常高效且容量最大但费用过高。这三种存储形式可以按照实际情况选用。

3.2做好统筹与协调工作

随着信息产业以及信息技术快速发展，同时也给档案工作提出了更高的要求，另外也带来了新机遇，做好信息化建设档案工作是顺应时代发展的必要路径，同时也是档案信息服务水平提升的渠道，那么就需要有关人员详细进行筹划并全面协调再建设出详细计划。建设信息化档案不可仅依靠档案部门，还要求档案部门、主管人员、技术部门等多个部门联动，相关领导要做好协调以及统筹工作，通过档案部门带来的基本档案信息技术交由技术部门申请科技立项，在立项得到批准之后开始筹集资金，技术部门联合财力、物力以及人力多个方面来转化、接收以及研发软件，实现无缝链接档案管理各个业务流程及档案信息管理系统。作为测绘资料管理人员需要做好下面两点：其一，对于新资料要完成入库建档。其二，已有资料对社会使用者提供服务。都应具有相应的管理流程，且体现在系统当中，分配人员权限，合理管理。不同密级的资料由相应人员管理，非授权人员不可展开操作，有关人员要充分考虑权限设置分配来保障档案信息安全。

3.3培养档案信息化的人才

随着大数据时代的到来要求档案信息化具有更高的水平，当前亟待提升档案专业人员信息化水平，那么就需要对这些有关人员展开围绕信息技术的培训，使其能够快速适应社会发展对档案管理人员的需求，不但要熟练档案系统的基本操作，另外还需要了解掌握不同载体信息保存标准以及生成环境等有关技术。特别要强化培养档案信息化专业人员，信息化档案和升级维护档案信息系统的工作当中要培养并寻求优秀的人才针对性地培养，使这部分熟悉档案专业知识以及信息技术的人才组成一支优秀的团队，从而能够使档案信息化管理的工作中发挥出更大的价值。对于领导来说更要重视人才的培养，投入资金配置与信息化发展相适应的设备，提供学习环境。另外人员素质的培养也是一方面，可定期组织人员展开针对性地学习以此提高整体水平。通过调查发现，在一定程度上给与充分的发展空间才能够留住更多的档案信息化管理人才，所以还应给予它们个人发展空间支持，创造更多的学习应用新技术的机会，实现自身价值的同时能够促进档案信息化事业更加和谐地发展。

3.4避免“信息孤岛”

要防止出现“信息孤岛”的情况，就需要控制整体并进行规范的引导，建立国家档案信息管理体系，另外要系统内部全员努力并配合各个部门，良好地沟通从而成为既统一又独立的信息路径，尽可能地使用户利用地更加方便，方便各行各业信息的整合，使档案信息利用能够最大化地实现。

3.5注重信息安全问题

共享档案信息会使系统安全风险增加，共享信息的渠道加设了独立系统，不但会让系统管理更加复杂化，还会使入侵的机会增多，这也是多数系统不愿意深入共享的因素之一。

3.5.1对安全保密方面进行充分考虑

信息共享系统不应牵涉到国家机密，牵涉国家机密内容在共享档案信息系统当中不会使服务价值得以提升，还会增加成本，在具体应用当中审核工作会十分麻烦，使共享系统服务效率大大减低，档案信息共享系统还具有不可被公开的秘密、个人隐私以及商业秘密，此时可通过商业机密的级别来对安全问题以及信息保密问题进行处理，可应用合理且经济的信息安全保密工具。

3.5.2关注档案信息共享系统的安全性

不但要避免外来因素非法入侵，另外还要注重多种可能会影响到系统正常工作的因素，比如垃圾邮件、病毒侵蚀和其它可导致系统无法正常运转的事件，在此基础上还需要做好对相关人员进行管理。在保护商业机密的情况下还需要做好个人隐私以及企业商业隐私的保护工作，只要落实好这部分工作才能够更加顺利地实现档案信息共享且更加稳步地推进档案信息化建设。

4结语

随着我国信息化程度的进一步加深，在测绘工作当中，应顺应时代发展的需求更多地使用信息化档案管理的形式，方便档案管理工作进行，传统纸质档案管理的形式已经无法满足人们的需要，通过信息化管理档案不但能够使档案管理工作的效率以及质量得到提升，同时还能够更加便捷地查询测绘工程的相关资料，那么就需要相关人员深入研究信息化管理的有效方式并带来更加完善的管理模式，进而能够推动测绘工程良性发展。

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