工程档案管理面临的问题及应对策略初探

工程档案管理面临的问题及应对策略初探

李彩英

宝钢湛江钢铁有限公司

摘要：在工程的建设中，工程档案管理不但能很好的为工程的建设提供重要的参考价值，而且还对工程质量和效益有着重要的意义。所以为能确保档案资料和内容的完整性，能使其更好的为项目建筑工程提供有效的参考和依据。相关单位的管理人员，就应制定和完善工程档案管理的制度和措施。

关键词：工程档案管理；问题；策略

1工程档案管理面临的问题

（1）归档不及时

项目的建设中，只有及时的把工程的各个工序整理好并做好工程档案的归档工作。才能使工程档案发挥它的作用，能为项目的建设提供更有效的参考价值。但是，在实际的档案管理中，由于一些工程档案的管理人员的意识性不高和工作责任心不强，导致了工程的档案中一些重要的工序（施工的图纸、设计的变更记录、竣工结算图纸等）都没有得到及时的归档。从而给工程项目的建设造成了很大的影响[1]。

（2）工程档案资料的缺失

因为工程项目的建设是一项耗时长、施工工艺流程复杂的过程。所以档案资料不但内容丰富、涉及面宽，而且资料的数量也是很多的。而当中，由于一些档案管理制度的不全面和不完善，和管理人员对档案管理意识性不高。必将会导致工程档案的一些资料的丢失，特别是一些关于施工过程的细节的资料。使得了资料到达施工人员和管理人员手上时，资料是不完整的。从而难以满足整个工程建设的需要。

（3）工程档案信息与实际不符合

工程档案信息中，因为档案信息的不完善和不齐全。使得了一些设计人员没有能真正的了解项目工程建设的资料和缺乏对施工过程了解，从而设计出与工程不符的设计方案。导致了档案信息资料与实际施工的情况的不一致。不但没有能为工程建设提供有效的参考，同时也严重的影响了整个工程的施工的质量和品质[2]。

2工程档案管理面临的问题

（1）工程档案管理重视程度不高

在工程建筑单位中，由于一些施工单位的管理者把工作的重心只是放在工程质量和工程的效益上。而觉得工程档案管理是无关紧要的，导致了档案管理部门的员工对档案管理的重视度不高，工作责任心不强。使得了在进行工程档案资料的收集、整理和归档中存在了很多问题。严重的影响了工程档案归档的进度，使得了工程档案的作用没有得到更好的发挥。

（2）工程档案管理责任制定没有得到全面的落实

工程档案的管理体系中，由于没有一套完善的管理体系。导致了很多管理部门监管的不完善和不到位。管理人员对档案管理职责的不明确，使得了管理的责任制度没有得到很好的落实。从而难以有效的规范好工程档案管理人员的各项档案管理工作。不仅如此，由于一些设计方、施工方和监理方在施工中没有进行很好的沟通和交流协调，造成了档案的资料不完善和不完整，这就降低了工程档案管理水平。

（3）工程档案人员专业技能的缺乏

档案管理工作具备技术性与专业性的，因此，需要配置专业的管理工作人员才能胜任此项工作，但是，在实践过程中，一些工作人员的责任心不够，在开展工作时没有将主要精力集中在工作上，同时，一些档案管理工作人员不具备专业的管理知识，没有能够按照档案管理工作的规范与要求进行工作，那么档案管理工作的水平自然得不到提升。

（4）工程档案管理人员数量的减少

对于工程档案管理工作来说，拥有足够的管理工作人员是促进工作有序开展的关键，但是就目前来说，一些单位不够重视工程档案管理工作，都认为档案管理工作可有可无，因此，在配置档案管理人员上安排的人数不够，经常会出现一人身兼数职的情况，这种新式就会使得档案管理工作的质量得不到提升，严重的降低了工程档案管理工作的效率[3]。

3.工程档案管理面临问题的应对措施

（1）加强企业档案工作制度规范建设

在档案室建设的初期阶段，采用了集团档案管理制度，在经过一定时间的磨合以后，满足了相关档案行政管理部门的需求以及满足本企业的实际要求，在该项开展过程中，主要通过广泛收集意见的方式，对原有的制度进行优化，同时在制度管理开展中积极的进行了培训工作。

（2）开展优秀案例评选工作

档案室积极的参与了各种优秀案例的评选，在开展档案专项验收项目上，得到了广东省档案管理“金册奖”，属于广东地区的最高荣誉，同时，在年会中还进行了深入的交流；另外，在档案学会上，还获取了多项奖项，得到了“突出贡献奖”的称号。

（3）做好各项试点工作推动企业档案信息化

档案管理系统由集团档案管理系统覆盖，并在此基础上做了个性化设置，更加适应管理流程。启动档案数字化扫描工作，目前已经完成馆藏的档案数字化50%的目标，预计几年基本实现馆藏档案数字化并对档案管理系统进行升级改造。

（4）完成第一轮10号令实施工作

在实践过程中，为了能够全面将国家档案局评估的10号令精神完善，在五保集团文件归档范围得到相应的确定之后，根据相应的审批股份规定要求我们在实践的过程中对各个部门的职责进行了调研，同时广泛的征求各个部门的意见，并且以10号令为基础内容作为工作开展的支撑，对相应的文档规范内容进行了修订，这在一定的程度上对提高档案基础管理的水平有着积极的作用。

（5）配合开展企业档案业务“双随机”检查

建立之前，我们主动和本地的行政管理部门进行了沟通做好档案建设备案以及邀请的配合工作，同时在开展工作的过程中，分别的顺利通过了档案专项验收，同时在当地档案执法单位在进行相关档案执法检查的过程中，没有将档案室纳入检查，而档案室还主动去了解情况，原因令人欣慰。在档案管理中，档案管理是示范性单位，在经过常年的深入了解分析，工作体系已经得到了完善，并且相关的制度也逐渐得到了优化，所以今年还可以继续免检，这表明着档案是建立管理水平得到了提高。

（6）推动科研档案管理办法的修订工作

当前在科技体制不断改革的过程中，我们根据自身特点，将科研项目管理办法进行了完善修订，并且将相应的论证立项以及过程管理，还有结题验收，成果管理等内容，纳入了科研文件类型，材料管理当中，这对提高档案稳定的开展有着积极的作用[4]。

（7）重视档案安全

企业在实践过程中有序的运营是企业的基本重要保证，因此我集团在档案建设的过程中，根据相关的要求，配备了相应的消防器材，同时还对器材进行定期的维护更换，另外在实践的过程中，还针对档案室的基本情况特点，将相应可行的消防紧急预案措施制定，并且定期的开展演练，不断的将各种预案的细节完善，保证做到有的放矢。去年年底档案是已经开展了消防安全管理工作，并且进行了相关的消防知识进行了普及，保证档案室以及库房的消防工作水平得到了提高[5]。

4结束语

工程档案管理工作水平的高低直接影响到企业的发展，因此，为了提高建筑工程档案管理水平，研究工程档案管理工作难点，并且采取有效的措施进行控制非常有必要，在上文研究中，总结了建筑工程方案管理工作面临的难点问题，并且针对问题研究后给出相关的提升措施，希望能给相关人员提供一些帮助。

参考文献：

[1]信息化手段在工程档案管理工作中的研究应用[J].黎梓芫.办公室业务.2019(09)

[2]公路工程的档案管理探究[J].朱红.黑龙江科学.2019(08)

[3]浅谈市政工程档案管理工作新思路[J].严弘.办公室业务.2019(05)