“互联网+”时代企业档案管理精准归档初探

“互联网+”时代企业档案管理精准归档初探

王旖

(国网山东省电力公司兰陵县供电公司山东临沂277700)

摘要：档案管理工作是企业日常业务中的重要组成内容。“互联网+”时代发展背景下，结合工作中的实际情况，做好企业档案管理创新工作，对于支持和确保企业档案管理工作顺利开展，充分发挥企业档案资料的综合性应用价值，意义重大。

关键词：“互联网+”；档案管理；精准归档

引言

信息化时代的到来与互联网技术的应用，为档案管理的现代化发展指明方向，这就要求相关人员形成互联网思维，加强互联网与档案管理工作的紧密联系，构建“互联网+档案管理”模式，借助互联网技术的应用推动档案管理的现代化建设。但是就当前档案管理的现代化建设来看仍旧存在一定问题，如传统思维根深蒂固、人员综合素养不高、信息化建设投入不足等。因此，通过何种方式实现互联网与档案管理的无缝衔接，成为当前相关人员亟待解决的重要课题。

1“互联网+”时代档案管理工作存在的问题

1.1管理观念狭隘，缺乏服务意识

“互联网+”时代下，我国的档案管理工作已经逐步由单纯的档案存储模式向档案数据挖掘模式转变，进而实现了“互联网+档案”的信息化管理。但档案管理观念狭隘，如某些单位抱着“不出错，即无过”想法对移交上来的档案资料，只是进行单纯地保管、简单利用，且从来不主动去收集档案资料，怀着“你爱交不交”的心态，造成许多珍贵的档案资料遗失。“互联网+档案”深受这种传统档案管理观念的束缚，难以普及新型的管理方式和技术手段，对于提高档案工作的效率和服务水平无从谈起。

1.2技术不够完善，缺乏安全保障

随着“互联网+档案”不断推进，先进的计算机技术和多媒体网络得以广泛应用，使得各种档案资源的收集和利用变得更加方便，由于数据库所存储的档案资源弥足珍贵，因此，档案管理过程中必须确保数据安全性和保密性。在“互联网+”时代下，办公自动化和管理网络化的普及程度越来越高，各种网络病毒入侵、黑客恶意攻击窃取用户信息、木马攻击等导致档案信息资源泄密的事件时有发生。此外，由于我国还没有建立健全相应的电子档案保密制度，这也在一定程度上不利于保障“互联网+档案”的安全性。

1.3缺乏统一标准，影响共享共建

由于“互联网+档案”的信息数据是海量的，且这些数据来源于不同的单位，并存储在不同的网络系统和数据库中，使得档案数据在内容、形式和结构上存在着较大的差异，因此，在“互联网+”时代要更好地发挥档案价值就必须做好档案信息资源的规范化和标准化建设。目前，我国档案管理在规范化和标准化方面没有统一的衡量标尺，档案资源在共享共建方面非常落后，难以适应“互联网+”时代对于档案信息资源共享的要求。另一方面，由于我国现实行的是分层分级的管理体制，海量的档案信息资源分散在各个档案单位中，在“互联网+档案”利用多元化需求的现实情况下，如何更好地整合不同单位的数字档案信息资源，已经成为各个档案管理部门必须重视的问题。

2“互联网+”时代企业档案精准归档策略

2.1强化档案信息的数据化处理

信息的数据化处理简单来说就是规范文档信息，这是企业自动化办公以及计算机操作的基础。传统的档案管理方式已经不能满足现代信息化档案管理的需求，对于早期的纸质资料，文档信息全部录入到档案数据库是不可能实现的，过程太过于繁琐，而且耗费的人力和物力资源也是很多，即使实现了将信息全部录入到数据库的目的，但是在查阅的时候增加了一定的难度，很多内容比较分散零乱，延缓了档案查阅效率。

与之相比，企业档案管理的数字化在信息检索上还是有明显成效的。以某公司基建档案管理工作为例，首先要将档案收集起来，在此基础上，深挖此项目能够涉及到的相关部门以及直接负责人，这样的话，对收集档案资料是非常便捷的。然后，将收集到的档案资料进行分类评定，利用科技手段管理此建设项目资料，对于需要进行特别标注的重要信息要严格标记，不能遗漏，筛选出没有价值的资源信息之后，再进行最后的归整组卷。所谓的项目资料就是一些会议文件、建设流程以及成本费用等。

2.2建立系统的档案管理网络体系

相关人员要加强电子档案的网络安全建设，做好电子档案网络运行安全管理工作，提高电子档案网络信息安全水平。其次，建立档案管理信息系统，创设与之相承接的信息检索系统，用户可以通过搜索关键字的方式及时查阅档案，极大程度上减少档案查阅时间，有效提高了电子档案的查询效率。最后，建立电子档案自动上传与更新系统，于电子档案上传之后系统对其进行自动分类，将非保密性资料放置于自动下载平台中，并设置一定的权限，避免档案信息被窃取情况的出现。

2.3建立高素质的档案管理队伍

提高档案管理人员的综合素质可从多方面入手。首先对于档案管理人员，根据档案信息化建设的要求，应加强专业技能培训，使其充分掌握相关行业的规范，档案管理的流程、专业技术水平、从整体上提高档案管理人员的业务能力，以满足档案信息化建设的需要。为了能够保证技术培训达到预期的效果，还需要针对实际培训的情况，强化对相关档案管理人员专业技能考核，检验其培训的成果。此外，档案管理人员的继续教育与培训也是综合素质提升的有效渠道，及时掌握档案管理发展的新动向，了解档案管理的新知识，促使档案管理人员的知识结构得到合理优化，从而提升相关档案管理人员的管理能力与服务能力，增强其档案管理信息化建设的意识。其次，面向社会公开招揽一批全能型的专业技术人员，以考试的形式进行人才选拔，通过引进一批具有高素质、高水平的管理人才，有助于充实档案管理团队整体素质，为档案信息化建设提供重要的保障。

2.4升级档案资源信息化水平

计算机网络、云计算、大数据等信息技术的应用，在丰富档案资源信息的同时，进一步促使档案资源朝着共享性、社会性的方向发展。因此，在“互联网+”背景之下要善于利用现代科学技术加强档案资源信息化建设，以此为档案资源共享目标实现的前提条件。一方面，利用网络技术、数字技术建立档案目录中心数据库、电子档案文件、高性能防火墙系统等，确保档案信息的可靠完整、精准有效。另一方面，加强档案资源网络环境建设，划分为内网、外网、办公网等多个模块，内网提供档案信息收集存储、系统维护等服务，外网以为社会大众用户提供非保密性档案查询服务，办公网则与政府机关部门相连，通过电子传输的形式做好政务办公工作，通过各环节的相辅相成实现档案管理的现代化建设。

结束语

围绕“互联网+”时代企业档案管理的创新工作，概述“互联网+”时代企业档案管理工作，分析“互联网+”时代企业档案管理工作中的具体问题，提出“互联网+”时代企业档案管理创新工作的具体实施策略。旨在为相关领域的研究人员，以及我国企业档案管理工作领域的相关从业人员，创造和提供扎实、充分的经验参考。“互联网+”时代发展背景下，应结合企业档案管理工作过程中的实际情况，制定并实行企业档案管理工作创新策略，支持和保障企业档案管理工作，提升企业档案管理工作效果。

参考文献

[1]张金来.“互联网+”背景下档案信息管理问题及对策研究[J].北京档案，2016（12）：31-32.

[2]彭森.基于“互联网+”的企业档案管理创新实践[J].办公室业务,2017(24):180.

[3]杨丽丽.“互联网+”背景下的档案管理策略[J].科技经济市场，2016（3）：75.