工程档案电子化的技术要点分析

工程档案电子化的技术要点分析

姚珍珍

上海斯耐迪工程咨询有限公司上海201106

摘要：随着科学技术的不断发展，档案领域新技术的不断涌现，以及办公自动化的进一步普及，我们在日常工作中形成了大量的电子档案，如何保管好电子档案已成为当前摆在档案工作者眼前日益突出的问题。本文简要的分析了工程那个档案电子化技术的要点，以供参考。

关键词：档案；电子化；管理

1工程档案的重要性

工程档案产生于整个工程建设的全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到项目竣工验收、试运行、投入使用等过程中形成的，应当归档保存的信函、邮件、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。

工程档案的完整、系统、长久地保存，为今后提高工程项目管理水平，改善工程设计理念，扩展工程规划思路保留了宝贵的知识和信息资源；对于工程项目将来的改建、扩建保留了珍贵原始的依据和凭证。

2工程档案电子化的必然趋势

在计算机尚未普及的年代，工程档案的存储介质主要是纸质。在缩微技术引进后，存储介质开始有胶片，后来也有一定数量的录音带、录像带等磁性材料。总体来说，纸作为工程档案的存储介质有其特有的优势，价格便宜，管理直观，保存时间长。同时也存在着很大的问题，如体积庞大，保存条件相对苛刻，重复利用相对困难，检索速度慢等。随着科学技术的日新月异、生产建设水平的不断提高、计算机的普及和大范围应用、电子文件大量产生、各种新存储技术的不断更新，档案的载体被不断地充实和刷新，工程档案也必将随着科技的进步而走入以光盘、磁盘等作为载体保存电子文件的电子数字化时代，这是必然的趋势。

3工程档案电子化的优势

电子档案其保存的档案材料全部为电子数字化，使我们在使用档案材料时，可以通过完善、敏锐的计算机智能检索系统，非常快速准确的查询资料。电子档案是通过光盘、磁盘来存储资料，在科学、合适的保管条件和相应的使用情况下，通过现代阅读工具来进行档案的使用，即使多次使用也不会发生档案材料破损和缺损现象，需要详细研究的档案，在档案管理允许范围和授权下，可以随时打印到纸张上，而不会影响资料的保管和使用。

利用功能强大的档案管理软件可以对电子档案轻松实现档案基础材料电子化，分类、组卷、立卷、装订等程序化，抄录、编排、打号等电脑化，使用高容量的存储器，达到占用空间小型化，节约大量的人力、物力、财力。并且一次投入，多次产出。

4工程档案电子化技术要点

第一是应该能确保工程档案资料的真实、合法、有效、不被改动的原始凭证的功能，通过数字签名、信息认证、身份认证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，同时对所归档文件设置安全密钥，用以保障文件的不可改动，只可阅读。以确保电子档案的原始性、真实性和准确性，保证电子文件在法律上的凭证地位。

第二是拥有能提供随时实现即时生效的电子签章系统，通过一套标准化、规范化的软硬件结合的系统，使持章者可以在电子文件上完成签字、盖章，与传统的手写签名、盖章具有完全相同功能，同时依据《电子签名法》使所签署的文档具有可靠、真实的法律效力。

第三是要严格把握好工程档案材料格式的统一化。工程档案一个重要的属性是应用属性，因此归档的工程电子档案应该按照一个统一、通用、规定的格式来存储电子档案，诸如：工程文档可采用后缀名为*.doc、*.xls、*.wps、txt等通用格式；工程图纸可采用后缀名为*.dwg、*.dwf等CAD通用格式；工程照片可采用后缀名为*.jpg、*.gif、*.bmp等格式；工程影像可采用后缀名为*.wmv、*.swf、*.avi、*.mpg等通用格式。特殊格式的电子文件，应转换成通用格式的电子文件后再存储，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四是要建立一个完善、系统、统一、规范化的工程建设档案管理软件系统，该系统应涵盖了文件处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研于一体的档案管理软件系统，真正实现“一次登记，多次使用”的电子数字化档案的管理模式。

第五要建立一支工程档案电子数字化的人才队伍，这支队伍要具备较强、熟练的业务能力，独立地掌握和运用档案工作的各项规则、标准、技术、技能，具备一定的分析、综合、概括能力和文字表达能力。还要具有工程建设和管理方面的专业化、技术性的知识和能力，并且具备一定能力的计算机操作和维护水平。这样才能打造一个高层次、高标准、高效能的工程建设档案电子数字化的专业队伍。

5推行档案电子化管理的几点建议

5.1积极培养电子档案管理技术人员

一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

5.2及时做好硬件设备的更新维护

由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

5.3建立电子档案管理制度

建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

5.4建立电子档案应用共享平台

要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供机关各科室自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。

结束语:

相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。

参考文献:

[1]张寅玮.甘肃省电子档案管理研究[D].兰州大学，2011：30-42.

[2]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006：11-20.

[3]王玉超.浅谈电子文件管理中存在的问题[J].安徽文学（下）；2010（12）.