大数据时代社保档案管理电子化分析

大数据时代社保档案管理电子化分析

祁晓君

东莞市社会保障局

摘要：在社会保险业务办理过程中形成的档案称为社保档案，是拥有极强的保存以及使用价值的资料，通过这些资料更加完全的掌握参保对象的情况，更加综合的反应参保过程中的缴费情况、转移接续情况以及待遇领取等各方面内容。也是社保为了做到“服务一生，保障一生”这一目标的基础内容，直接影响着社保业务办理的综合质量，同时也与参保人的自身利益有着密不可分的关联。随着大数据时代的到来以及社会保障体系的不断完善，传统的纸质档案储存已经不能满足人们的需求，新型的数据电子管理模式已经逐渐融入到生活的各方各面，也是社会发展的必然趋势。本篇文章即将围绕大数据时代社保档案管理电子化的诸多内容展开探讨。

关键词：大数据时代；社会保障；档案管理；电子化

一、现如今社保档案管理的基本情况

随着我国的不断发展，城市化的脚步不断加速，能够满足社会保障要求的群体在不断的上涨，就业参保以及转移接续的工作量也在不断提升。社会保险事业在这一推动下也在不断地成长，业务量也年年创新高，社保经办服务压力逐年上升，不断地完善以及提升电子化办公质量已经成为了社保事业发展的必然趋势。但是目前仍然存在的问题就是由于长期以来对社保档案管理工作的忽略，这方面的精力投入有限，逐渐形成了人力、物力不充足，管理措施不完善，职工人事档案尚未完成影像化等问题，由于社保业务档案的电子化速度迟缓，进一步妨碍了一体化建设的进度。

二、社保档案管理电子化的具体问题

1、社保档案在工作中的地位尚未明确，工作开展难度较大

一些社会保险管理者认为，在社保管理中档案管理是一件非常小的内容，不影响部门以及公司的整体发展，基层服务窗口工作量较大，任务重，没有过多的时间去管理归纳大量的档案资料；储存档案的空间有限，没有相应的办公电脑以及扫描仪等设备，档案电子化的工作很难开展；没有依照相关规定将档案进行规范化管理，在管理机制上还有待完善；没有相应的负责人，在进行档案管理工作时，没有安排相对稳定且符合工作需求的专业性管理人员。

2、业务档案影像化程度还有待提升

传统的档案管理是通过不同科室自行收集整理档案，纸质档案占据较大一部分，档案在使用时不够方便，大大降低了工作的效率与质量；纸质化储存档案一般无备份，管理档案的安全程度有待提升，总是会出现由于时间过长档案丢失的现象，一旦丢失就会影响经办连续性，甚至会影响到社保事业的发展。

3、职工人事档案缺乏电子化，退休审批的数据与社保网络难以完成共享

要想顺利的办理退休，是离不开职工人事档案的参与的，同时职工人事档案也是调整养老待业的依据，是社保档案中不可分割的一部分，与员工的退休时间、工龄以及养老待遇有着非常密切的关系；因为其形成的过程非常漫长，涉及到的单位较为复杂，同时数量较多、内容繁琐、情况不明朗等问题都影响着管理规范的进一步完善。

4、社保经办系统对人事档案的扫描不够全面

随着对社保档案电子化要求的不断提高，社保一体化系统在档案管理工作中要求进行人事档案的扫描，但是现实的工作中仍然存在着应当进行扫描的材料不扫或者是略扫的情况；业务经办系统的职工认识档案共享模块还有待完善，没有办法在第一时间达成人事档案与社保经办网络的共享状态；经办平台缺少职工档案扫描等一系列操作，企业在进行退休等相关工作办理过程中需要到现场进行审核，大批量办理现象层出不穷。

三、相关解决措施

1、提升对社保档案电子化各方面的投入，进一步完善相关制度

提高相关工作人员对于社保电子档案化的精力投入以及加强社保部门对于电子化管理的意识，为了完成档案电子化提供可靠地依据；根据有关规定，进一步完善对于社保业务档案的收集归纳、整理归档、储存、移交等工作的相关管理制度，培养出良好的工作氛围；安排专业的档案管理工作人员，同时对于工作人员应当定期的进行培训，在落实工作人员的基础上，统一接受管理电子档案，同时配备相应的电子管理设备；提升对于管理人员教育培训的程度，不断地将管理推向更加专业化的道路，为社保事业的发展贡献出一份力量。

2、重视对于基础数据的收集归纳，促进业务档案影像化

所有的经办人员应当负责并处理好档案的收集工作，收集完成后再进行进一步的影像化，对于传统的纸质档案应当做到随时收集，随时进行影像化，按照档案的类型以及页数的规定进行定期移交，交给统一负责档案管理的科室进行归纳，并且每一年应当规定一次或者多次的档案清理，将以往未移交的档案全部整理进行移交；纸质档案目录数据库里面的文件都应当存在一个与之相对应的编号，将这一编号作为以后档案扫描完成储存的名字；建立相关的数据采集审核制度以及事后监督管理制度，培训档案室的工作人员，利用对电子档案的调阅，对于初审采集的数据进行校对，提升数据采集工作的质量。

3、加大对职工认识档案管理的力度，创建能够共享电子档案数据的平台

将档案资料进行分类编排储存，创建电子检索系统以及借阅登记记录，进一步提升管理的水平；了解业务档案影像化的方法，安排相关工作人员，及时的对于已存在的职工人事档案进行扫描录入，创建规范且全面的人事档案电子数据库；严格要求后期的管理工作，处理好职工调动等相关工作，日常也不要放松对于档案的归档整理工作，每年应当定期的对全部档案进行筛查；创建相应的档案信息网络管理平台，跟进科技发展的脚步，将档案信息的检索方式更加智能化，推动档案系统与社保经办平台数据共享的脚步。

4、进一步完善经办服务平台的管理制度，不断提升经办服务的质量

不断完善社保系统一体化管理，区分好哪些材料必须要进行扫描，不可以因为工作上的懈怠进而忽略了对于档案材料的扫描工作；在做好人事档案以及社保档案影像化工作后，应当成立专业的研发团队，设计出可以将电子档案系统与社保经办系统融合的平台，在进行社保经办工作时可以直接调取相关的材料，实现全方位的电子共享，使社保业务办理工作更加顺利的展开，同时也能够进一步加强社保工作人员的工作质量。为了能够减少档案信息采集的工作量，将此项工作变得更加方便，参保单位可以直接上传单子档案，经过社保单位的审核后，直接纳入数据库，这样一来就能够进一步提升信息录入效率，在企业职工进行退休工作办理前可以先行对电子档案进行审批，大大节省了业务办理的时间，也减轻了业务开展的繁琐程度。

结束语：所谓的大数据就是可以在复杂的信息中更加快捷的获取用户所需的信息。在进行社保档案管理工作中实现档案管理的电子化是非常重要的一项内容。在大数据的背景下，电子化管理已经成为了必然趋势，只有将电子化管理融合到社保档案管理工作中，提升对档案管理的重视程度，才能够更好地提升社保业务办理的质量与水平，同时还可以更好地推动社保事业的发展与进步。

参考文献：

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