刍议火电建设项目档案管理规范

刍议火电建设项目档案管理规范

马维念

(陕西陕煤黄陵矿业有限公司陕西延安727307)

摘要:火电是现代重要能源形式之一，火电建设项目众多，火电档案管理也越来越受到重视，笔者结合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》简述了我国火电档案管理的现实状况和发展。12年的《规范》确定了我国火电档案管理的基本要求，火电管理需要遵循《规范》指引，然而《规范》本身也需要进一步完善，且在火电档案规范的实践过程中，也需要配套的保障措施和技术应用。

关键词:火电建设项目；档案管理；标准规范

火电档案管理规范是进行火电档案管理工作的前提基础和标准，规范需要完善，而规范要付诸实践，还需要明确规范中存在的问题以及实践中存在的不足之处，通过修改尽可能使得规范与实践管理情况相适应，同时，需要信息技术的应用来辅助档案管理，也需要通过档案管理人员的素质提升来保障管理效果。

一、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》

1.1《规范》的出台

在《规范》出台以前，火电企业档案管理所依据的标准还是1991年开始实施的《火电企业档案分类》。我国的火电发展十分迅速，从91年到《规范》出台的2012年，更是火电和经济发展迅猛的阶段，因此档案管理也相应存在着较大的变化，随着《规范》的出台，我国火电档案管理迈入了现代化的阶段，逐步步入现代化档案管理。档案工作的重要性随着经济的发展逐渐凸显，而火电档案管理与其他领域相比，更加注重系统性，所涉及的单位众多，且档案的制作、归档等工作的时间要求也相应紧张。此《规范》一直沿用至今，基本奠定了现代火电档案管理的体系基础，过去5年的时间火电行业，以及整个电力行业虽有了巨大的发展，但是在这一《规范》指导下火电档案管理也依然有条不紊地进行着，足以说明其对火电档案管理的意义。

1.2《规范》的基本内容

其内容可以从两个方面来解析:第一是关于档案管理的职责与流程明确，第二是档案分类管理。从职责明确来说，现代档案管理需要明确各参建单位责任，因此能够在一定程度上保证档案的移交以及内容，由于明确了责任，各单位都能够做好自己的工作，并且在移交档案时也会对此前的流程形成监督，能够避免重复归档问题，让档案管理的流程更加清晰，明确了责任，自然也明确了档案管理过程中的流程和工作。从分类管理来说，规范的制定进一步细化了档案类目，调整了类目的设置目的，下面对其确定的具体分类进行总结，这也是我国火电档案管理的分类，将基建试运行期间形成的管理性文件以及报表归入生产类，将施工、竣工图按照专业划分整理编号，扩展档案范围，将优质工程纳入管理，延档案保管时效。

1.3规范在现阶段火电档案管理中存在的问题

距离规范出台已经过去五年，这期间经济飞速发展，档案管理的现实难度增强，而技术更新的步伐也在加快，就火电档案管理的现状来看，虽然该规范所确定的管理体系和大体的流程等已经基本确定，也较为适合现在的火电档案管理，但是在具体的操作和流程上，以及一些规定之上，却需要根据火电档案管理的实践发展进行重新确定，也就是说，12年出台的《规范》虽然可以继续沿用，但也面临着修改的问题，需要结合火电发展的实际情况进行进一步的完善。例如在技术和设备的更新上，需要对应进行档案管理的分工，重新根据分工确定责任，且由于报表和各项数据的格式等的更新，也需要进行档案管理内容的重新划分。火电的输送范围和途径等因素的变化也会导致其档案分属发生变化。在这些因素的影响下，火电档案管理规范需要相应调整，实践中对规范的应用和落实也需要进一步完善。

二、完善火电档案管理规范及应用

2.1及时修改档案管理规范

上文提及目前所实行的《规范》虽然是在现代火电档案管理理念下制定的，但是无论是由于当时规范制定的技术所限还是火电档案管理发展的需求，都导致此规范与火电档案管理的现实发展情况存在较多出入，需要进行修改，使其适应时代的步伐。一是增加或者完善电子档案管理的相关内容，电子档案在现代档案管理实践中的发展如火如荼，由于电子档案相对于传统档案而言存在着归档、调取、分析等诸多环节中的便利，因此电子档案的完善是火电档案管理的巨大进步。二是完善建设项目的分析，虽然《规范》中对于重大工程有所分析，然而此类分析往往只具有数量统计意义，对于工程本身的记录等内容并未详细，因此在制定档案内容和分类时，对于特色工程需要进一步完善，其火电利用率以及对于经济和其他方面的贡献需要明确，使得火电建设项目能够形成系统的档案收集和检索体系。

2.2应用信息技术辅助管理

要将档案管理规范付诸实践，需要现代信息技术的支持和辅助，首先自然是管理设备的更新，对于读取各种档案的仪器以及存储、调取等工作的信息网络环境和技术，需要完善。以实践为例，利用OA系统和管理系统的对接，实现网络环境下的全方位监控，掌握工程项目中的一切信息，这样便能够对工程的信息进行详细记录，这样能够全方面进行收集，防止遗漏和错误。在档案信息的查询上，可以采取系统身份认证的方法，对于不同用户设置不同的查询权限，使得档案管理对于项目管理有一定作用，让二者共同发展。档案管理的重要问题之一在于档案安全问题，不仅是要应对现代社会的信息入侵问题，还要防止信息丢失和损坏问题，因此档案备份工作也需要同步进行，在档案库外建立备份档案。在应用现代软件时增强软件的可靠性和延展性，在建档工作进行时，要结合工程进度，与工程同步，增强建档工作的前瞻性。

2.3提升管理人员素质

火电档案管理实践中，由于档案库录入信息不断增加、所扩展的内容的增加以及现代化档案管理的应用，使得火电档案管理所需要的人才趋向专业化、职业化，不仅需要管理人员熟知我国相关法规和文件标准，还需要对火电建设项目有深入的了解，能够对项目各项数据有清楚的认知，只有这样，工作效率才能提升。且管理人员还需要掌握现代信息技术的应用，能够熟悉管理中的各项设备和软件，对相关数据进行处理。提升管理人员素质，对管理人员进行相关培训，这需要全方位的培训，无论是培训项目还是培训对象，都要尽可能全面。笔者认为，在现代技术的应用之下，许多传统的职位需要废弃，新的岗位需要新的人才和技能，这是一次重要的变化，需要相关工作人员对自身定位进行改变，提升自我能力，适应新的工作。也需要积极引进现代教育下的新人才，尤其是档案管理方面的人才。

总结:火电档案管理关乎火电建设项目的统计情况，是我国火电建设项目发展的重要见证和资料留存，对于我国电力发展有着重要作用，明确其管理规范并通过实践使之成为现实，是提升我国火电档案管理水平，促进火电事业发展的重要途径。

参考文献:

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