加强企业档案管理提高档案管理水平

加强企业档案管理提高档案管理水平

沈洁

（国网上海市电力公司崇明供电公司202150）

摘要:企业的档案管理是企业信息资源的基础形式之一，合理有效的企业档案管理有助于企业做好信息资源的整理和规划工作。本文通过对企业的档案管理工作进行分析，阐述了企业如何加强企业档案管理的工作并提高档案管理的水平。

关键词:档案；管理；水平

企业档案是经过档案工作人员认真整理形成的第一手材料，是企业开展各项工作的基础。开发和利用好档案资源，解决档案管理工作中遇到的问题，是企业开展各项工作的重要基础，也是提高企业管理水平的不可多得的宝贵史料，管好用好档案，对企业资源开发起着重要作用。

1以管理专业化为基础，建立高效务实的档案组织体系

组织领导到位。要建立健全档案管理组织体系，全方位、全过程高效推进档案管理工作。企业主要领导要高度重视档案管理工作，重要工作亲自部署，重大问题亲自过问，重要环节亲自调度，重要事项亲自督办，确保企业档案管理工作与企业效益同步发展。

1.1管理科学规范。

要把档案工作纳入企业的整体发展规划，在全面完成档案管理规划的基础上，继续制定并落实新一时期档案工作发展规划，明确年度工作任务，制定分阶段实施计划，确保档案管理工作的规范性、科学性和系统性。要开展档案专业自评和综合自评，通过自查，发现在业务建设、信息化建设以及设施设备建设等方面的问题，制定改进措施计划，明确“量、质、期”要求，做到“责任、压力、操作、监督”四到位。

1.2人员配备充足。

根据企业发展需要，企业档案室要配备专职档案员数名，应具备专业技能及副馆员以上职称，还要面向基层配置兼职档案员。只有完备的档案管理三级网络和相对稳定的档案工作队伍，才能有力保证企业档案管理工作的正常开展。要高度重视档案管理教育培训工作，每年通过组织《档案法》、《档案管理考核办法》等法规制度的培训考核，使有关管理干部和专业技术人员掌握档案管理的基本知识和工作技能，成为企业档案管理工作的能手。

2以档案信息化为核心，加快推进档案管理现代化步伐

优化协同办公系统应用。要迅速推广应用协同办公系统，充分认识该系统对档案管理信息化的重要意义，全面组织人员参加培训班，对档案管理模块提出应用改进建议，使系统更加符合企业档案管理工作的实际。

加深与企业信息系统的融合。依托生产管理系统（PMS），实现生产建设领域档案数据的实时更新、查阅、操作的全数字化管理。以空间图形（GIS平台）为载体，建设完善图模一体化平台，对每次操作的数据进行自动记录存储。

积极开发档案信息资源。充分利用现代化设备，将文书档案、音像档案、科技档案全部录入档案数字化管理系统，实现了档案的网上存贮、统计、分类、检索、开发和异地查阅等功能。

3以流程标准化为抓手，为中心工作提供高效便捷的服务

实现档案资料收集标准化。要严格规范基础档案资料的收集工作，明确划分车间、部室资料归档的职责、范围和要求，确保文书档案、财务档案、实物档案以及科技档案的及时、完整移交，要做到档案完整率、归档率和准确率均达到100%。

实现档案查询标准化。积极拓宽档案服务内容，建立起科学完善的档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、字号索引目录、底图目录以及机读目录等多种检索工具平台，最大限度满足档案使用者的需求。规范电话咨询、来人查询、提供资料、出具证明等档案查询标准服务流程，为企业工作的正常开展和领导的科学决策提供方便快捷、翔实可靠的资料服务。

4档案管理中存在的问题

上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性，但是在目前的企业经营中，我们发现对于档案的记录管理工作，还是存在着许多问题，对石油企业来说也不例外。

（1）档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说，档案的数量是十分巨大的，在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划，部分企业在日常的档案管理工作中，没有认识到档案对于企业的重要性，只是注重档案的交接工作和合格达标，仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存，也因此常常出现档案断层的情况，想要的资料查不到，细节的资料未保存，缺乏科学的长远规划，给企业的运营造成一定困扰，延误企业工作进度。

（2）缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中，我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度，档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中，经常会出现档案收集不规范的现象，比如在档案编制时，企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度，发散出去的档案有时很难完整回收，也没有健全的追责制度，无法追讨员工责任。

5加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平

5.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。

5.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享

对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。

5.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。

结束语

这样的经历过兴衰荣辱的泱泱大国来说，它的历史价值和社会价值是不容置疑的。这就需要国家和领导人的重视和决策。现在的时代已经向文化倾斜，而在现代化科技的今天，档案的管理也要与时俱进，为这个时代创造出更多价值。国家软实力的提升，就是中国国力的提升，也是中国文化的传承。档案便是这其中的一个记忆符号。综上所述，档案现在已在多个领域发挥其作用，而档案的管理便是对于档案价值的保护。所以，加强档案管理，提高档案管理水平是一种责任。

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