建筑工程档案资料管理中的问题及措施探讨何升

建筑工程档案资料管理中的问题及措施探讨何升

何升

东莞市长通实业投资有限公司广东东莞523000

摘要：建筑工程档案资料是为新建、改建或扩建房屋建筑所进行的前期规划，勘察，是建筑工程中最重要的工作内容。但就目前的发展趋势来看，我国在建筑工程档案资料管理工作中还是存在很大的问题，需要相关人士采取科学合理的解决措施进行解决，以便于提高建筑工程的安全系数，保证建筑质量。基于此，本文主要对建筑工程档案资料管理中的问题及措施进行了深度的研究。

关键词：建筑工程；档案资料；管理；问题；措施

随着经济的不断发展，我国的建筑工程的规模越来越大，使得建筑工程档案管理工作负担越来越重。一般来说，工程档案资料可以分为：工程准备资料、施工资料、监理资料、竣工资料和竣工图。这种细分的资料，给人员带来了太大的工作压力。所以，在管理工程档案资料的过程中，相关人员应该按照各省、市、区的相关档案馆要求的《建筑工程资料归档范围及资料归属目录》进行收集、整理、归档，以确保档案资料的完整性和正确性。可见，档案资料是工程建设和管理的依据，其主要优点就在于方便人员进行查证，以确保工程质量。

一、当前建筑工程档案管理过程中存在的问题分析

（一）管理意识过于薄弱

就目前的发展形势来看，我国大部分的施工技术人员的工程档案管理意识过于薄弱，如：建筑文件的收集与积累工作并没有落实，管理方法也不到位等等，尤其是部分建筑建设管理人员认为建筑工程档案管理工作不重要，做不做都不妨，其主要表现在以下几个方面如：有的人敷衍了事，工程档案并没有及时的进行核查与归档，档案管理人员只是为了完成工作，对资料上的漏洞睁一只眼闭一只眼，完全没有根据建筑工程的现状做好相应的工作，从而造成工程资料的缺失，给以后的扩建工作带来了许多的安全隐患。

（二）没有合理的档案管理机制，忽略工程项目的档案工作

随着人们生活水平的不断提高，建筑工程规模越来越大，大多的建筑企业为了能够获取更多的经济效益，只注重建筑工程的设计、建设、竣工等工作，严重忽略了工程项目的档案工作，使得建筑工程的档案资料缺乏真实性。除此之外，建筑企业的档案管理机制也不的够合理，其主要表现在以下几个方面：第一，各个建筑的承包商单位对档案资料的职责并不清楚，并没有把档案资料工作发挥出巨大的作用，严重影响了建筑工程的有效性。第二，建筑工程中的档案管理人员调动大、缺乏一定的责任性，尤其是部分建设单位还没有按照国家相关规定和要求进行管理，严重影响了建筑工程的施工进度，也使得现有的档案资料没有及时的归档和整理。

（三）档案人员的综合素质不高，档案人员不多

虽然部分建筑企业已经配备了专业的档案管理人员，但部分的档案管理人员的综合素质并不高，管理水平有待提升，尤其是对档案文件不能科学地进行分类和整理，从而导致档案进馆后还需要重新拆卷返工整理，严重浪费了建筑工程的人力和物力。另外，档案管理人员不多，并没有满足建筑工程的要求，使得一些项目经理身兼数职，既要抓工程进度，负责工程项目、工程安全等等，还要负责建筑工程档案的管理工作，这样极容易导致档案的收集、整理与工程施工进度等环节严重脱节了，整理方式也不够合理，也使工程项目档案资料缺乏真实性。

（四）档案管理经费不足，保管条件也过于落后

建筑工程项目会受时间、临时性等特点的影响，使得部门建筑企业并没有根据建筑工程的情况设置专门的档案管理办公室，一般来说，建筑企业是将办公用房和档案资料室合并在一起，也没有设置专门的办公柜，只是把档案资料堆放在地上，盲目的认为档案资料只需要在工程竣工之后再递交给建筑工程档案管理部门进行保管即可。当然，还有一些建设单位因工程资金紧张，并不愿意拿出足够的资金来建设好的档案管理条件，极容易导致档案资料残缺不堪，无法二次使用。

二、建筑工程档案资料管理中存在问题的有效措施

（一）健全并完善档案管理机制，增强工程项目档案管理效率

为了增强建筑工程档案资料的科学性，建筑单位应该根据建筑项目的规模、特点为建筑工程配备专业的人员，并全程跟踪建筑工程档案资料的形成与归档，从而实现建设项目档案的规划化管理，也为保证建筑质量奠定坚实的基础。同时，建筑企业还应该把建筑工程档案工作放在建筑项目施工的第一步，只有这样才可以保证建筑档案资料的完全性，以确保建筑项目能够顺利的进行下去。

档案管理人员作为建筑工程最重要的组成部分，其管理水平和技能是可以直接影响工程档案管理的合理性。所以，建筑单位应该加强档案管理人员的业务培训和指导，并根据档案管理人员的实际发展情况而安排合适有效的培训活动，譬如：某市住建局组织了当地建筑行业监管、建设、施工以及监理等单位技术人员20人，参加了由中国建设标准协会举办的建筑工程资料编制以及填写竣工验收备案等等，这项培训工作可以让档案管理人员获得档案法以及建设工程监理规范里面的内容，还可以让档案管理人员完成档案资料的编制、收集、整理以及移交等环节的工作内容，从而在一定的程度上提高档案管理人员的管理水平，进而促使我国建筑工程又好又快地进行下去。详细来说，建筑企业可以分为两个阶段来培训工程档案资料管理人员，在建设前，上级档案主管部门应该对工程的地址、规模、工期和施工等情况进行了解与掌控，并组织培训相关人员，在竣工后，相关部门应该要求档案管理人员对对施工技术等文件进行分析与整合，并定期的开展档案管理委员会，最终各个部门在对文件中存在的漏洞提出整改意见，以确保建设项目档案的有效性和完整性。

（三）重视档案管理人才培养，建立激励考核机制

由于建筑档案资料是一项专业性较强且艰巨的工作，需要档案管理人员具有较强的专业知识，所以，建筑部门应该建立科学合理的考核机制，还应该制定出岗位目标责任制度，这样既可以调动起人员的工作积极性，还可以考察管理人员的工作能力，更可以在一定的程度上提高工作效率。

（四）加大档案管理资金的投入

在完成建筑工程档案管理工作的理念转变和管理模式更新之后，相关建筑部门应加大对建筑工程档案管理工作的人力、物力乃至资金的投入，以确保建筑工程管理成为建筑施工中最重要的组成部分。其主要可以从以下几个方面入手：首先，相关职能部门应该学会统筹以及规划建筑工程项目管理，根据人员的实际发展情况成立管理水平高、技能强、综合素质高的档案管理部门，专门来负责建筑工程档案资料。其次，部门还应该加大档案管理资金的投入，并购买更新型的计算机、打印机以及扫描机等一系列的硬件设备。除此之外，相关部门还应该把资金放在信息化管理系统的开放上面，以实现建筑工程档案资料管理工作的现代化，引进现代化的管理系统，既可以降低工作人员的工作量，减低工作负担，还可以提高工作效率，以实现工程的最终目标。总之，相关部门应该重视工程资金的投入，才能给建筑工程档案资料的管理工作提供更多的便利。

结束语

随着国民经济的快速发展，建筑工程档案资料的管理工作变得尤其重要，直接影响建筑工程的后期施工。所以，在进行建筑施工的过程中，相关部门应该提高档案资料管理人员的管理意识、健全并完善管理制度、以及不定期的开展一系列的培训活动，尤其是应该加大资金的投入，以便开发出更合理化的管理模式、从而确保建筑工程档案资料的完整性。

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