试析新形势下文书管理的运用技能

试析新形势下文书管理的运用技能

宋春燕

昭通市中医医院657000

摘要：在我国社会经济发展的过程中，各行各业都取得了较好的发展势头。文书管理工作作为每个行业都需要开展的内容，对于行业整体工作水平的体现有较大的作用。我国目前的文书管理状况不佳，容易导致医院在开展其他业务工作的过程中受到影响。本文主要通过分析文书管理概念及现状，对新形势下文书管理的运用技能进行简要的探讨。

关键词：新形势；文书管理；运用技能

在开展文书管理工作的过程中，不仅需要对文件资料进行归档保存，还要在相关人员提出合理需求时，对文化资料及信息进行及时查询。文书管理人员需要对文书资料进行整理，然后将其装订成册，便于保存。在新形势下，文书管理工作的开展需要注重对技能的运用，使得工作效率得以提升。在对管理运用技能进行探讨时，需要结合文书管理现状，针对其中的问题进行改善，使得文书管理工作的开展符合现代化管理要求。

一、文书管理概念

在开展文书管理工作的过程中，首先需要明确文书管理概念，才能对文书相关内容开展管理工作。文书主要是指在开展活动的过程中需要使用的文字材料，其格式一般都是特定的，内容需要满足系统要求，并且体式需要完整。这种文书能够被组织或者个人在工作或者活动中使用，为了保证使用效果，就需要对其进行管理。一般的文书内容可以以图片、图表、通讯、纪要、会议记录及讲话稿的形式呈现，甚至还能够是口头形式的资料。在对文书进行管理的过程中，需要明确管理要点，保证资料的密封性。公务文书与国家机关相关政务有较大的联系，因此需要对其进行严密保存，文书主要是记载各种活动及交流经验与报告，在商谈工作中有重要的作用。虽然文书管理工作在各个行业中都有一定程度的体现，但是实际上，在不同的场合中，文书管理的要求存在差异。需要注意的是，在对文书进行管理的过程中，不管文书内容对严密性要求高低，都需要按照管理规则实行管理计划，达到文书管理要求。

二、文书管理现状

1.观念陈旧

在实际开展文书管理工作的过程中，管理人员的观念还是比较陈旧，无法应用创新型理念实现管理目的。管理人员在开展文书管理工作的过程中，还是停留在传统的思想及技术手段上，其态度比较保守，难以变通。文书管理是一项复杂的系统工作，虽然只需要对文本内容进行收集、整理、分析及保存，但是在各个环节中，还是需要经历比较繁杂的手续。文书管理人员经常不会使用管理技巧开展工作，医院对文书管理工作的重视程度不足，没有为其提供技术基础。陈旧的观念使得医院针对文书管理工作没有制定创新型管理条例，工作人员在工作过程中就没有受到思想及行为约束，导致其管理不规范。医院没有为文书管理工作设置专门的部门，也没有利用计算机技术开展巩工作，导致文书管理过于单一。在陈旧的观念影响下，文书管理工作的开展经常比较混乱，管理效用不佳，甚至会导致文书内容遗失等管理问题的产生。

2.技术传统

文书管理工作的开展需要以专业技术作为基础支撑。但是就目前的情况来看，医院在开展文书管理工作的过程中，技术的应用还是比较传统，导致管理效用不强。部分管理人员认为文书的管理只需要对资料进行处理，其对技术的应用能力不强。在实际开展文书管理工作的过程中，管理人员的业务能力有待提高，主要是由于其使用传统的技术开展工作，无法提升其管理技能。文书管理工作的开展要求管理人员不断提升自己的能力，完善管理系统，而缺乏新技术支持的管理工作只会使得文书管理无法跟上时代的发展步伐。管理人员在开展工作的过程中，没有对系统更新的管理知识进行学习，对管理技术的掌握也停留在传统方式上。这种现象使得管理人员在工作过程中处于消极状态，在对文书进行应用的时候，难以找到相关联系。部分管理人员在应用传统技术开展文书管理工作时，经常会发现管理方式与实际情况存在矛盾，但是无法对其进行改善，导致管理效率降低。

三、新形势下文书管理的运用技能

1.资料整理的细致性

在新形势下开展文书管理工作，要求管理人员明确文书管理的重要性，对资料进行细致的整理。医院在开展各项工作的过程中，通常会产生较多的文书资料需要归档，这些资料的种类较多，一旦管理人员不能对其进行整理，就会导致其在后阶段的应用过程中产生问题。管理人员在将文书资料归档的过程中，需要查询档案号，使得文书资料能够放入到正确的档案袋中。部分管理人员可能会由于工作失误导致归档产生纰漏，这会使得文书管理工作的开展缺乏效用。因此，管理人员需要认清形势，明确新形势对文书管理工作的要求，对文书资料进行细致的收集及整理，使得相关人员在查询资料的过程中能够满足合理的需求。在将文书资料归档的过程中，管理人员需要对不整齐的纸张进行处理，增强管理工作的规范性。这种方式能够使得文书管理技能被较好地运用，增强文书资料的美观性，保证目录清楚、编排有序。

2.运用现代化管理技术

现代化管理技术的运用能够使得文书管理工作效率得到提升，增强文书管理技能效用。管理人员需要提升自身的信息化管理技术，熟练运用管理系统，掌握信息化技术的运用方式及场合。管理人员需要在实际开展文书管理工作的时候，进行现代化信息技术的学习。医院需要引进现代化管理设备，为文书管理工作的开展提供基础。医院负责人需要组织文书管理人员进行专业培训，使其能够明确现代社会对文书管理工作的要求，学习相关的技能。医院需要更新管理理念，对文书管理技术进行创新，完善管理制度，使得文书管理人员能够按照规范开展工作。管理人员在运用现代化管理技术的过程中，需要保证材料鉴别和筛选的准确性，增强文书管理可靠性，提升工作效率。

四、结语

新形势下的文书管理工作需要以创新的工作理念作为基础，以现代化管理技术作为支撑。医院需要完善管理制度，提升管理人员的技能水平，使其用认真的态度对待本职工作。管理人员要对文书进行细致的管理，合理使用信息技术，提升文书管理运用技能效用。

参考文献：

[1]蔡莉雅.新形势下文书管理的运用技能分析[J].办公室业务。2015（07）

[2]白宇红.浅谈新形势下文书管理的运用技能[J].办公室业务，2013（05）

[3]李静.我国医院文书档案管理的现状和改进[J].伤害第二工业大学学报，2017（06）