分析做好学校档案管理工作的几个关键环节

分析做好学校档案管理工作的几个关键环节

黄日福

东莞市塘厦实验小学

摘要：学校档案管理作为学校的一项重要工作不仅可以为学校建立丰富的资源库，还在学校的科研实验和重大决策以及人才的流动方面发挥着重要的作用，也是学校是否能够实行科学管理、提高教学质量和能力以及培养人才的必要条件和依据，因此做好学校档案管理工作显得尤为重要。

关键词：学校档案；档案管理；关键环节

简单的来说学校档案就是在学校综合管理工作中进行的各项如招生、管理、教学、科研等活动内容的历史记录存档，学校档案管理承担着保存历史、传承文明以及资政育人的重要社会责任。对学校的整体管理、学生的生活以及全社会的发展都具有一定的研究价值和意义。[1]同样学校档案管理工作在一定程度也反应了一个学校的实际管理水平，因此在学校日常的经营和管理中需要通过不断的优化和完善档案管理模式并充分利用档案资源来为学校发展提供动力。

1做好基础工作—学校档案的资料收集以及整理

1.1做好学校档案的收集工作

学校档案的收集是一项复杂繁琐的工作它涉及到学校各个部门多种工作人员，不仅包含教职人员和学生还包含了行政以及后勤人员等，档案的收集需要专门的人员来负责协调档案室与不同部门之间的关系，遵守学校规定并将学校各部门的档案搜集完整再进行分类归档。为了促使档案分类整理工作的顺利进行档案室需要陈列整齐并编排有序以便能及时快搜收集到各类档案资源。可以通过制定一些SOP标准作业规范来让档案收集工作人员熟知流程以及注意事项避免一些错误的发生也使资料收集工作变得有规矩可依。同时也要注意资料本身的安全，一方面需经常进行通风避免过度干燥避免火灾隐患；另一方面要避免过度潮湿而损坏了档案。以严谨的态度建立严格的归档制度在搜集档案时认真对档案内容并进行多次审核以确保档案完整准确无误并有系统清晰的档案编排顺序，对档案进行编排后陈列在相应的位置。档案收集作为档案管理工作的前提的基础只有让学校的档案充实丰富起来才能更好地为学校各项工作提供服务。

1.2做好学校档案的整理工作

档案整理是包含将档案实体整理和档案内容整理是档案管理的一项重要环节。档案的内容整理首先是要鉴别档案的真伪和客观性并确定其是否遵守学校相关规定和是否符合收藏价值标准，并对档案实体内容整理-分类-规整。档案整理作为档案管理的核心环节其直接关系到档案的利用，提高档案管理质量不但是提高档案利用而且降低了档案查询的成本，可以在尽可能短的时间内完成档案借阅与归还活动。在档案整理的这个环节里，工作人员需要有足够的耐心和细致的工作态度，将零散内容的档案按照其相似性进行一个主题分类并统一设置为同一卷宗，在卷宗注明其存放的档案名称及类别。管理人员需尽最大努力将工作做到更加精细以确保档案管理工作的顺利进行。

2做好学校档案的安全保管—完善措施

2.1档案库房以及设备应该符合国家的安全标准

学校的档案室的建设必须要符合国家的标准要求。档案库房在温度上以及湿度上都需达到国家标准并需要有专用的设备和一定的安全保护措施。包括学校在购置档案库房内一些设施如密集架时必须选择具有正规资质的厂家生产的产品。密集架需要与窗户呈垂直方向排列以确保档案库房通风与行走方便。对密集架的陈列编号一经编排不得随意改变以确保档案资料位置的准确性。针对比较珍贵和对保管条件有特殊要求的则可以建立特别收藏室来专门存放和管理[2]。

2.2建立健全的学校档案管理制度

一个完善的档案管理制度是档案管理工作能够高效展开的制度保障，因此学校需要建立学校档案管理制度并在其管理制度内，既要包含档案的流通运用制度还要包含档案管理人员的责任制度，将档案管理和管理人员两个重要因素相结合而制定配套的管理制度，以此使学校的档案管理活动可以有章可依有序进行。随着社会的发展需求档案管理制度也需要作出相应的改进和优化来适应时代的发展和需求。

2.3借助网络计算机信息技术来提高档案管理的管理效率

随着现代网络计算机信息技术的不断发展，为学校的档案管理工作带来了很大的便利。学校档案管理工作需要充分借助和利用网络计算机信息技术来提高档案管理工作的效率，在管理过程中，一方面做好纸质档案的搜集和管理工作，另一方面维护好对应的电子档案的归纳与整理工作，并将纸质档案与电子档案的管理信息全部录入学校档案管理系统当中，在查询阅读时通过档案管理软件进行关键词搜索就可以很快查找和定位到所需的档案，在很大程度上提高了档案管理的工作效率

2.4加强学校档案管理人才队伍的建设

尽管网络计算机信息技术的快速发展为档案借阅者在学校借读时可以通过学校你内部软件快速查找和定位相关档案内容，但是档案管理工作归根结底还是需要工作人员来具体实施和执行，所以他们在学校档案管理工作和过程中发挥着极其重要的作用。因此加强档案管理人才队伍的建设也变得非常有意义。学校需要对档案管理人员提供定期学习的机会，一是可以与其他院校进行交流档案管理经验并借鉴别人的好的管理办法；二是学校可以组织档案管理的专家或学者到学校进行专题讲座帮助学校档案管理工作人员了解当前最先进的档案管理方法以开拓眼界提高档案管理水平。三是可以请专家对学校的档案收集与整理活动进行过程进行直接指导和改进。为进一步加强学校档案管理人才队伍的建设学校可以建立严格的考核标准，在对工作中表现突出的和表现不好的行为进行奖罚制度，以此激发档案管理人员的工作热情和工作态度来提高工作的效率。

3做好学校档案的开发和利用—服务于大局

3.1做好日常查档和利用工作

档案人员需熟知综合档案室的藏档内容在管理好学校档案的同时还需主动提出利用。利用学校档案过程中应该办理相应的利用手续，结束后利用者也需如实反馈利用效果，其他一些校外单位或者个人利用学校档案时须经主管校长的同意并批准，比较贵重的珍藏档案应以复制件来代替原件提供利用以避免不必要的损失。

3.2全面实现计算机目录检索和查询

将档案管理系统软件配置以及硬件设施与学校自动化信息管理网络达成一致来创造档案信息化建设的优良环境，以此推进电子文件的稳步归档工作，全面实现计算机目录检索和查询的数字化并增强学校档案信息资源的开放和利用能力。

3.3积极参与档案资源的开发和利用

通过对学校档案室资料进行研究整理、编研开发并参与校内外编研等重要参考资料的编写工作。对编撰的各种汇编材料进行严格把关以保质量。必须要加强领导和加大宣传并不断完善制度和不断健全队伍注重收集，通过档案编研网络服务、建校史馆和加强联合等途径切实促进学校档案信息资源的开发和利用[3]。以此能够为学校各项管理工作和师生获取更多有用信息提供良好的服务。

结束语

学校档案管理工作体现了一个学校的整体管理制度的是否完善，它在学校整体管理过程中起着举足轻重的作用，是学校其他管理制度实施的基础。因此在学校档案管理工作中的每一个环节都应该是严肃的，它对学校的人才交流、科研试验以及在做重大决策等方面提供这可靠性和客观性的真是素材与案例并具有很强的可操作性，因此如何做好学校档案管理工作档案管理人员需要认真研究并全面提高学校答案管理水平。

参考文献：

[1]赵明秋.如何做好中职学校文书档案管理工作[J].黑龙江档案，2018（04）：103.

[2]高峰.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国新通信，2018，20（18）：190.

[3]张彩虹.浅析如何做好学校档案的收集与整理工作[J].办公室业务，2018（16）：147.