关于人事档案管理存在的若干问题探讨

关于人事档案管理存在的若干问题探讨

陈学音

江门市农业技术服务中心广东江门529000

摘要：随着我国市场经济的日新月异，事业单位的经营管理制度也发生了根本的变化，在人事档案管理方面也出现了很多改革和创新。本文通过对目前人事档案管理中存在的问题进行分析，并结合当代人事发展特点，提出了与之相应的人事档案管理的可行策略，具有一定的理论参考和实践借鉴价值。

关键词：人事档案；人事管理；办公室业务；应对策略

一、人事档案管理概述

1.1人事档案定义

人事档案是我国人事管理的一项重要内容，它是证明个人身份、学历、资历等方面的依据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有一定的法律效用。人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程，具有全面性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点。

1.2人事档案管理的重要意义

在人事人事管理中，通过人事档案可以有效的获取人才信息资源，是人事挑选人才、选贤举能的重要工具。人事档案所记录的内容、信息可以作为用人人事对人才聘用的一些参考，也是真实全面记录个人人事轨迹的重要依据。因此，对人事来说，做好人事档案管理对人才资源的开发和利用来说具有非常重要的作用。

二、当代人事档案管理的存在的主要问题

2.1责任意识不强，缺乏重视

在人事单位人事管理中，由于人事档案管理工作比较繁琐，而且往往不能给人事带来直接利益，因此在现实的工作中，大部分领导都会忽视人事档案管理的重要性。在人员配备方面，人事档案管理方面的工作大多是由人事人员兼管，并没有专职的人员来做，但人事人员由于工作量大，对于人事档案管理方面，他们通常处于被动的工作状态，责任心意识不强，往往缺乏及时主动去管理档案材料的意识，而且对档案材料管理查漏的工作力度也不够大，通常都是事后才发现材料的缺失，因此会严重影响档案管理水平。

2.2收集信息不规范，缺漏严重

由于人事档案管理存在动态性，必须根据个人的工作变动、升迁等因素及时的进行信息材料收集，并完善到人事档案中。因此，人事档案材料的收集必须及时，才能保证档案内容的完整。然而，由于很多人事在档案管理制度方面还没有形成一定的管理规范，涉及的事业单位部门较多，档案收集信息的范围较大，因此实施起来就比较困难，在人事档案的设备管理上，多数单位都没有单独的人事档案管理设备，没有做好防盗、防潮等安全保护措施，使得档案由于存放时间较长的原因，纸张也开始变的发黄、发硬，甚至出现褪色、字迹模糊甚至档案遗失等现象。

2.3档案材料缺乏完整性

人事档案中重要材料残缺不全现象普遍存在。干部履历表、入学志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档，特别是近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德才表现、具有长期查考价值的材料，如测评分数、定编定岗批文、聘用合同等没能及时补充到干部人事档案中来。不注意日常的积累和收集整理，老材料多，新材料补充不及时，不能及时反映个人的最新面貌。

2.4管理水平落后，缺乏信息化管理

由于人事档案往往涉及的内容比较广泛，如果一味采用传统的手工记录、查看、管理方式，会造成材料信息归档不及时，信息了解不及时，信息利用不全面等弊端。在人事档案的分类管理上，大多都是沿袭传统的分类方法，多是反映个人的经历和家庭情况，很少有反应工作能力、实际业绩的信息，这样就导致档案材料的缺漏。虽然有些单位已经开始采用电脑的方式管理信息，但还仅仅停留在查看目录的阶段上，不能充分运用信息化的手段来提高自己的工作效率和工作质量。

三、进一步完善人事档案管理的有效策略

3.1由上而下加强对档案管理工作的重视

现阶段很多人事对档案管理工作不够重视，只是作为人事日常中的一个形式性的工作，上层领导没有人事档案管理重要性的正确认知，或者了解了其中的重要性而因为其工作的不直接盈利性而没有重视。只有上层领导部门对人事档案工作有了足够的重视，人事档案管理工作才会得到更加充分的发展，人事档案材料才会被体现出其中价值。人事领导正确认知了档案管理的重要性，就会积极贯彻人事档案管理工作，合理分配人力资源，加大对档案管理工作的监督，增加对管理基础设施的资金投入，以及改善人事档案管理条件和设施。这样就会无形中在人事里形成了档案管理工作的规范性，促进档案管理工作的科学性、制度化以及规范性。

3.2建立健全人事档案管理工作制度

由于档案管理工作比较琐碎，工作量也比较大，因此，必须根据档案管理工作的实际情况去制定一些规章制度，让档案管理工作也变得有章可循。只有让人事形成了一套完善的人事档案管理系统，建立健全人事档案管理工作制度，才会更加有效的促进档案管理工作的进程以及工作效果，进一步提高档案管理工作制度化水平。在日常人事档案管理工作中，必须严格按要求进行档案材料的收集和整理，及时收集材料，严明纪律，杜绝虚假信息的存档等。

3.3提高人事人员对档案材料的认知和运用水平

随着事业单位人事制度的不断改革创新，事业单位各项工作的不断深入，人事档案管理工作所要求的政治性和专业性更加体现出来，因而必须提高人事人员对人事档案材料及管理工作的正确认知，这样才会更加体现出人事档案材料的运用价值。加强对其在政治素养、专业技能方面的培训力度，不断提高管理人员的政治水平和业务水平，培养具有多方面素质的复合型人才。为管理人员创造一些机会去学习和提升，培养他们爱岗敬业、勇于奉献的精神，可以通过引用竞争机制，竞聘上岗的工作制度，提高管理人员工作的积极性和创作性。

3.4现代化与信息化管理模式

首先，档案管理现代化。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的及时性。研究建立两个系统：检索系统与查阅方法。使查档人员利用计算机在不接触干部档案原件的前提下查阅干部档案，不仅可以提高查档速度，同时也有利保密和安全。再次，是提高档案管理工作效率。这就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。

3.5完善人事档案管理材料的收集

收集材料是档案管理的基础性工作，必须建立一套完善的档案管理材料收集制度，让档案从收集、存档到最后交档统一管理，都有制度可循。增强管理人员的责任心，提高工作积极性。档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心，必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案管理的权威性、准确性和真实性。

3.6加强现代化和信息化建设和管理

互联网的应用为档案信息收集带来一定的便利。事业单位可以充分利用计算机寻找信息资源，可以做到一方收集，多方共享的效果。加强人事档案管理现代化和信息化建设，就是要利用计算机根据不同的人物和不同的类型进行分类管理，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，及时准确、全面的提供人事资料和相关数据，提高组织人事部门的工作效率。

四、结论

由此可见，事业单位在建立健全单位人事档案管理制度的同时，加大投入力度搞好本单位的信息化建设，不断完善和改进人事档案的管理工作，提高人事档案信息化管理水平，促进我国社会经济的可持续发展和人力资源水平的进一步提高。

参考文献：

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