浅谈我国档案管理信息化建设

浅谈我国档案管理信息化建设

王莉娜

王莉娜哈尔滨市环境宣教信息中心150076

摘要文章中对我国档案管理信息化建设做了探讨。

关键词档案管理信息化建设

随着我国社会主义现代化建设的步伐不断加快.经济规模的不断扩大.国家机构.社会组织和个人在日常社会活动中形成的各种文字.图像.声音及其他各种形式的原始记录.需要完整.安全.规范专业的进行归档保存.就档案的专业性而言主要分为文书档案.科技档案.司法档案.会计档案.艺术档案.人事档案.教学档案和外交档案等.档案管理规范化.信息化是实现档案管理现代化的重要环节和途径.从社会进步的角度来看在搞好硬件建设的同时加快档案管理信息化建设是档案管理工作重中之重.是实现档案工作规范化.标准化的重要基础工作.在当今信息化时代各部门为提高自身在市场上的竞争力都会根据自身行业特点加快信息化建设步伐.实际工作表明档案管理信息化建设迫在眉睫也是档案管理发展的趋势.是提高工作效率的一种行之有效的手段.在建或已投入运营的承担行业职能和业务活动的各种信息管理系统将极大地提高档案的使用效率.建立档案管理信息系统是将档案管理工作流程优化后借助软件编程和数据库管理技术重塑档案管理工作的工作流程.支持档案管理工作的日常业务活动.

随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步.

档案管理的设施不断完善和更新.但是在实际工作中档案管理与社会进步的要求相比仍然存在很大的差距和问题.具体表现在档案管理工作人员素质.待遇偏低队伍不稳.领导重视不够档案意识不强.经费不足.设施不全硬件条件差.管理模式落后.宣传不力群众参与意识薄弱等.加快档案管理信息化建设将有效解决这些问题.由于社会现代化发展档案管理信息化建设是档案工作适应社会信息化发展的必然要求.是全面提升档案工作为社会服务的必然选择.档案信息化体系由基础设施建.设档案信息资源建设.应用系统建设.标准规范建设和人才队伍建设等几个方面组成.其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容.档案管理信息化建设的重要性具体体现在以下几个方面：（一）档案管理信息化可有效改善档案管理工作.（二）决策的及时正确措施得当要靠完整可靠的信息和快速的综合分析能力来保证.（三）档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务.

档案管理信息化系统建成后可以利用机构积累的信息

资源为机构提供改进档案创新能力和快速响应能力以提高工作效率有利于研究探讨行业的协调组织加强管理和科学决策在纸质文件时代.由于受工作环节.工作岗位.工作步骤的限制文件与档案管理更多地关注具体业务活动.前面的工序直接关系到后面的工序.传统工作模式是影响工作效率的重要因素.而信息化时代.创建文档一体化流程成为全新的理念.它是对分工后工作环节.工作岗位.工作步骤的一体化集成过程.文档一体化过程正是依托信息管理系统对文件与档案管理工作流程的重组再造过程.在信息管理系统中业务流程与信息流程是不可分割的.意味着在形成业务流程的同时也形成了文档的生成.流转到归宿的一体化过程.意味着信息系统在满足业务管理要求的同时必然也满足了文件与档案管理的要求.如何提高信息化管理水平必须要加快建立完善的档案管理信息系统.档案管理信息化建设的具体途径：（一）调整档案管理人员的知识结构.下大力气提高员工素质.在当前状态下我国各种档案管理机构通过引进培养结合的方式调整档案管理人员的知识结构对急需的人才加以引进.对现有的管理人员通过培训.在岗自学等方式进行培养.建设一支能熟练掌握档案管理和信息技术.知识结构合理的复合型档案管理人才队伍能够适应档案管理发展的需要.有效地解决档案信息开发利用不足等问题.（二）确保档案信息的安全性和完整性.信息安全管理是档案管理信息化工作的核心要素.档案信息的安全包括档案管理系统的硬件自身的安全.还包括档案信息传播的安全.即信息不被许可的人知晓.获得.第一安全管理制度应从机房管理.软件管理.操作监督等多方面着手以维护信息管理系统的物理安全.硬件方面的问题可以通过技术手段来解决.在选择设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性.把它作为一项重要的指标.第二.大中型企业的档案信息化管理应用仅供内部人员使用封闭式网络.建网时就应实行物理隔离.以保证网络的基本安全.确定应有的安全等级和信息安全要求.然后根据划分的信息安全要求确定信息系统是否在安全允许的范围内运行防止授权违规操作.（三）重视档案管理信息业务的流程重组.档案管理信息化建设是在网络环境下通过计算机技术在档案管理中的广泛应用改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式.在这一变革中档案流程的重组有其必要性.第一.档案信息的收集.管理方式的改变数据处理在文件处理阶段就可以完成.公文处理与档案管理有机结合.实现文档一体化可以自动完成档案资料的统计工作会出各类统计报表.第二.档案信息检索与提供利用方式的变革.网络环境下将实现自动分类.自动标引.自动编目及自动检索等工作.多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外服务.第三.档案管理工作从指导.编研下从有形实体向虚拟网络转变等.信息技术建设档案管理的运行环境和作业环境将得到极大的改善.传统档案组织机构.业务流程管理体系越来越不适应档案管理信息化的发展趋势所以有必要从管理理念到组织机构.从业务内容到业务流程进行行之有效的重组.以适应变革的要求.

引进信息技术人才是档案管理信息化建设的重要保证.

推进档案管理信息化建设的成败关键就是人才.加强培养造就一大批复合型人才的重要性已被广泛关注.在档案信息化系统建设中计算机技术队伍素质水平直接影响档案管理信息化建设的水平.当前档案管理队伍不稳有人才流失的现象.所以计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要的课题.有针对性的对信息化建设的技术人员进行思想政治教育培养他们的事业心责任心和职业奉献精神.有计划的组织进修.掌握信息技术的新知识在工作条件上和生活待遇上给与关心照顾解除后顾之忧.研究专门人才成长和流动规律以及人才结构等方面都需要给与重视.在管理上还需研究如何增强档案管理信息化系统建成后人员的活力.引入竞争机制对某些科目进行目标管理等等.

总之.档案管理信息化建设和档案管理人员知识结构的变革迫在眉睫我国档案管理人员要适应信息技术条件下如何做好档案工作.必须勇于开拓锐意进取采取积极的措施抓好知识更新.引进.消化吸收以适应新形势下信息化建设带来的挑战.市档案管理人员拥有广博的知识综上说述在新的环境下档案管理人员除继续做好档案信息资源的收集和保护还要更多地掌握和了解用户的需求扩大服务内容利用信息技术全方位的展示档案管理在信息条件下带来的新变化.