文书档案现代化管理方法

文书档案现代化管理方法

张玲玲

张玲玲

摘要：近几年档案在各个事业单位均得到了各个领导层的重视。传统档案管理过渡到现代化管理模式，是目前经济发展的需求所致。在新的形势下出台各种规章制度完善档案管理工作的各个环节，不断提高档案管理现代化水平，是每位档案管理人员关注的问题之一。本文就文书档案实现现代管理的措施进行探讨。

关键词：档案；现代化；管理模式；电子文件

前言

随着我国计算机技术的快速发展，办公标准化及网络化已渐完善。在企业经营过程中所形成大量的电子文件，均需要进行处理归档。电子文件具有形成阶段、管理阶段、处置阶段的特点，在进行电子文件处置时应结合电子文件自身的特点，加强电子文件的归档，实现电子文件档案化管理。

1、健全完善文书工作的管理系统

文书档案的收集、整理、鉴定、检索、保护和统计等环节，既相互连接，又相互制约。做好文书档案工作，为本企业的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。做好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，其重要性不言而喻。为了实现文书档案管理由传统方式向现代化管理方式转变，必须健全文书档案管理人员系统，设立专、兼职文书档案管理人员，同时要修改完善文书档案管理制度，删除不适应计算机管理新方式的内容，增加与计算机管理新方式相适应的内容，保证新的制度下各环节的责任、程序和标准。

2、档案的载体和记录方式的多样化的要求

随着科学技术的发展，档案的记录方式出现了多样化的趋势。越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态，而是以缩微型（诸如缩微胶卷、平片等）、声像型（诸如影片、照片、唱片、录音带、录像带等）、机读型（诸如存储在磁性材料、光盘等载体上的计算机可读文件）等新型记录方式而存在，这些新型文件具有体积小、存储量大、声像并茂等特点。新型档案载体文件需要特定的保管条件、保管技术和利用手段，这是传统的档案管理方式所力不胜任的，也是传统的管理手段、方式难以适应的。

3、档案需求面扩大的要求

近年来，我国在档案需求上已发生了很大变化，主要表现在以下三个方面：首先，需求面扩大。现在的利用者对档案需求发生了很大变化。目的以查证性、参考性、研究性利用并行；利用的人员由少数专家、学者和政工人员扩大为各行各业、各种身份的人员。如果仅靠传统的工作方法和落后的技术装备，要迅速查找出利用者所需要的档案材料，是一件十分困难的事。其次，利用的档案的系统性提高。许多利用者要求系统查阅有关某一专题、某一地区的全部档案。这些档案有时分散在不同全宗甚至不同档案馆内，需要进行跨馆（室）利用。传统的档案管理方法和手段落后，检索工具单一，档案信息的加工、存贮、传递缓慢，一方面使许多档案长期沉睡在库房中，得不到充分开发和利用，另一方面，许多利用者不能及时查找到所需要的资料，这样便造成了资源的极大浪费。

4、文书档案现代化管理的内容

文书档案管理思想与模式要与时俱进。对文书档案的管理是随着时代的发展不断进步的。2006年12月18日，国家档案局颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。这是国家档案局在1987年12月4日颁布《机关文件材料归档与不归档范围》及《文书档案保管期限表》19年之后，再一次根据形势发展的需要修改了确定我国核心政务信息标准的馆藏规章。规定结合当前文书档案的发展做了一些必要、科学的调整。例如①条款数量的变化。与1987年相比，期限表的条目数量下降很多。这意味着把握保管期限表数量的降低，在实际操作中更容易理解。在历次保管期限表的改变中都体现了这一点。②改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”修改为“永久”、“定期”。定期中再分为30年、10年、进一步明确了年份，体现了一种进步[2]。③增加了跟实际工作直接有关的新内容。如行政执法、行政审批、产权关系、个人利益等方面的文件材料。同时调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管。体现了档案关系思想的人文主义关怀。

5、文书档案现代化管理方法

5.1注意确保电子文件的原始有效

电子文件的归档时间与传统档案不同。电子文件可以在文件办理结案后随时归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使辨别电子文件的原始凭证性变得复杂而困难。因此，电子文件要进行加密保护，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。为了解决电子文件载体易老化变质影响电子文件的长期可读性问题，档案部门可以将电子文件打印出一份纸质档案以作备份。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。原电子文件数据及载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

5.2加强档案载体的保护

文书档案现代化管理后，档案的载体不只是传统的纸张，档案载体范围扩大，包括计算机硬盘、软盘、光盘、优盘等。对档案载体有效保护关系到文书档案的完整性与长期性。一般推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档载体应做防擦写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气体相隔离。

6、提高专职文书档案管理人员的业务素质

实现文书档案管理由传统管理向现代管理过渡，对专职文书档案管理人员的基本要求除了传统管理体制下的要求之外，更要强调业务知识水平，一是要有扎实的信息理论知识和相关知识，二是要熟悉政策法律知识，三是要掌握现代管理技能尤其是电脑应用的基本技能。为此应该从以下几个方面加强队伍建设：一是应选调那些所学专业为文档管理的专业人员；二是对在岗的专业人员定期进行培训，使其在品德、业务、技能等方面适应新形势的要求；三是对文档管理人员进行定期考核。

7、结束语

档案工作者肩负着历史的职责，有新的时期有义务对现代化管理模式进行探索及应用。在科技信息发达的今天，在强化档案管理人员对现代化管理内容及重点认知的同时，还需要强化服务意识。不断提高自身业务素质，为社会经济贡献一份力量。

参考文献：

[1]曹瑞玲.文秘人员素质与文书档案管理刍议[J].工会论坛，2007，13（3）：159-160.

[2]陈明友.文书档案实体管理的三层结构序号[J].中国档案，2006，12（9）：44-45.

[3]陈红宇.浅析文书工作与档案工作的关系[J].云南档案，2009，（5）：11-12.