刍议文书档案管理之我见

刍议文书档案管理之我见

张焱

河北省送变电有限公司河北石家庄050000

摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。

关键词：文书档案；管理

一、文书档案管理工作的重要性

从目前来看，企业文书档案的作用正逐渐显现出来。一是为企业的正常生产经营提供保证，文书档案对企业的经营管理、发展壮大等提供重要的凭证作用，因此作为档案管理工作者，要保证档案资料的完整性和真实性，同时要做好整理、存储和利用等工作。二是文书档案具有历史记载作用，通过文书档案我们可以知晓企业的历史，后人可以引用和借鉴历史资料。三是文书档案的好坏，将会影响企业的发展，因为文书档案具有较强的参考性，通过文书档案可以看出一个决策的正确与否，同时，可以借鉴一些成功经验，有助于企业高层领导作出正确的决策。

二、加强文书档案管理的措施

1.高度重视文书档案的管理工作

1.积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。

2.科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求，相关干部要积极接受新知识、学习新业务，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平，努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才，为他人提供方便、快捷、高效的服务。

3.搞好文书工作与档案工作的规范衔接。档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，只有建立在文书部门规范处理文件基础上，才能提高档案管理水平。文书人员要建立较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻注意档案整理工作，实现文书、档案工作一体化。

4.要求及时、准确处理文件，及时登记收发文件，发现文件缺少要及时查找。特别是对一些账外材料的处理，应注意及时收集领导报告、会议材料等，保证文件材料的完整性和实效性。此外，要强化“文书部门立卷”工作，这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）、归档”。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1.进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2.加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3.明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

总结

做好文书和档案之间的联系。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，两者之间相辅相成，相互独立又相互依存，要想做好文书档案管理工作，必须将两者进行统一，做到分工不分家。在文书档案管理工作中，要对文书材料及时进行整理立卷，做好归档工作，提升文书档案管理工作质量。

文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。文书档案管理质量会直接影响档案信息的完整性、可靠性，是企业展开一系列经营活动的重要参考依据，不容忽视。例如企业经济建设、社会发展都需要借鉴文书档案内容。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。

参考文献

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[2]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2012（04）：1-2.

[3]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）：22-23.