计算机软件在企业办公自动化管理上的应用

计算机软件在企业办公自动化管理上的应用

姚晓诚

身份证号：13010519890914XXXX

摘要：随着计算机网络技术的发展，给人们的生产生活带来了极大便利。计算机软件越来越多的应用于企业办公中，，方便了企业的自动化管理，提高了企业的运营效率。本文作者阐述了计算机软件在企业办公自动化管理应用中的积极作用和意义，并分析了计算机软件是如何应用在企业办公自动化管理中的，为企业实现办公自动化管理提供了参考模式。

关键词：计算机软件；企业办公；自动化管理

虽然中国的发展速度很快，自改革开放以来，中国的经济飞速发展，并成为了仅次于美国的全球第二大经济体。但是我国的企业自动化管理起步较晚，相对于国外而言，我国企业的管理制度还很落后，维持企业的正常运行还需要大量的人力和财力。而国外大部分企业都已经采用自动化管理，这样大大提高了企业的效益，增强了企业的竞争力。所以，中国应加快企业自动化管理建设的步伐，进一步提高企业的综合竞争力，争取早日与国际企业办公管理文化接轨。本文探讨了计算机软件在企业办公自动化管理中的应用方法，使计算机软件应用能够发挥更大的积极作用，为企业的长足发展提供了可操作性模式。

一、计算机软件在企业办公自动化管理中的应用所带来的积极作用

（一）扩大了企业办公区域，优化办公环境。计算机软件的应用扩大了企业的办公区域，优化了企业的办公环境。传统的企业办公需要大量的人力，每个业务人员有一个自己的办公桌，所有的业务都需要手动操作完成，这样既消耗了企业的办公资源，还降低了企业的效率。而且人员操作的范围非常有限，很大程度上限制了企业业务的发展。计算机软件的应用不仅扩大了企业的办公区域，比如一家建筑企业可以通过计算机网络技术同时与多家材料供应商进行联系和订货，扩大了业务范围，提高了企业运作的效率。还优化了办公环境，业务人员改变了单一的手动操作形式，运用多种方式结合办公，提高了业务人员的办公效率，给企业带来更多的收益。

（二）降低企业的管理成本。计算机软件的应用能够降低企业的管理成本。上面提到的传统的企业办公需要大量的人力物力，这样的管理方式提高了管理成本。那么计算机软件的应用正好可以避免这些成本的付出。首先从人力资源的角度讲，因为企业在实施自动化管理之后，不需要太多的业务人员，甚至在企业实现完全的自动化管理之后，不需要业务人员，也可以维持企业的正常运转，这样大大的减低了企业办公的人力资源成本。其次从物力资源的角度讲，企业实现自动化办公之后，只需要运用计算机操作，不需要更多的材料，这样大大降低了企业办公的物力资源成本。综上所述，计算机软件的应用在企业的管理成本中具有重要的作用，能够使企业实现成本最小，利益最大化的商业目标。

（三）激发企业个体创造力提高办公效率。计算机软件的应用能够激发企业个体创造力，从而提高企业的办公效率。每个企业都具有自己的研发部门，通过开发新产品以提高企业的竞争力，计算机软件的应用能够使研究人员的工作效率提高，从而激发他们的创造力，研究出更多的新产品和新软件，提高企业的综合竞争力。当然完全自动化的企业办公需要业务人员具备较高的技能水平和知识文化，另外也必须要有严格的制度进行约束，对业务人员进行规范化管理，以保证业务人员的办公效率，为企业做出更大的贡献。

二、计算机软件在办公自动化管理上的主要应用

计算机软件在企业办公自动化管理上的应用是多方面的，笔者结合自己的实践经验，得出结论如下：

（一）安全。安全功能指的是计算机软件能够保证企业重要信息的安全。企业可以根据具体的业务设计不同的计算机软件结构，并在企业内部设置权限管理，以保证企业的业务信息不对外泄露。对于机密重大的业务企业的高管人员要做好更加谨慎的保管工作，不能使机密外流，给企业造成损失。此外，对于对外流通的业务来说，企业可以根据业务单位的具体要求，允许相关的业务用户实施必要的操作，总体来说，计算机软件可以很好的提供保障信息安全的职能。

（二）连接。连接功能是指不同的公司之间或者公司内部之间的业务的勾连。对于大型企业而言，下属会有很多的分公司，很多企业为了方便管理，而通过计算机网络进行自动化办公，在这种管理形式中就体现了计算机软件的连接功能。在公司内部之间，一个业务是不可能单独存在或者单独完成的，它有很多业务是相互联系的，传统的业务传递方式通过报告和文件等等，这样就会出现数据传送不及时和传送时间长等现象，给业务的操作造成了极大的不便。计算机软件办公的引入，由于它的连接功能，企业能够很好的实现内部业务之间的勾连，提高企业业务的运作效率，为企业实现更大的效益。

（三）沟通。沟通功能是指计算机软件办公实现企业与用户之间在线交流的职能。在企业办公自动化管理中，企业和用户通过计算机网络这样一个平台，提供和传递更多有价值的信息。企业要虚心的接受人们提供的意见，及时改善自己的不足，才能够更好的为人民服务。通过计算机网络进行有效沟通可以使企业能够更好的了解人们的需求，人们也能更好的享受自己的权利，实现企业和用户利益的双赢。

（四）协同。协同功能制的是协调各个办公室网络的职能。在这个功能中起主要作用的是计算机网络管理中心。计算机网络管理中心通过对每一个办公室网络的内容进行组合分析，不断的编辑文档资料，将各个办公室的网络内容进行协调，使计算机软件所有的功能能够正常运行。所以计算机软件的协同功能是计算机软件应用的基础，是最基本的职能，所以企业一定要重视对办公室网络的管理协调，以促进企业的和谐发展。

（五）监控。监控功能指的是对计算机软件的使用进行监督，主要的监督方面是事中监督，就是在计算机软件使用的过程中做到很好的监督审核。企业应当成立一个计算机软件监控小组，小组人员的专业技能要具备较高的水准，能够及时的发现问题，并快速的提出解决方案，以保证计算机网络的正常运行。另外，还要建立健全监管制度，出现重大事故必须做到责任落实到人，并进行严厉的处罚。这样更好的管理企业，使企业得到长足的发展。