高校档案工作服务方式的创新

高校档案工作服务方式的创新

龚襄珊

（襄樊职业技术学院综合档案室，湖北襄樊441050）

摘要：本文在分析高校档案工作服务方式创新必要性的基础上，探讨了促进高校档案工作服务方式创新的多种途径，即实现高校档案工作人员意识创新；不断丰富馆藏，为档案工作服务方式的创新打下坚实的基础；注重培养，不断提高高校档案工作人员的素质，等等。

关键词：高校档案工作服务方式创新

高校档案工作服务方式的创新，就是要对传统的服务机制进行改革．建立适应社会经济发展及高校发展的档案服务新机制。在当前各项技术飞速发展，档案意识不断增强的有利形势下，档案工作要满足社会和高校改革发展的需要，必须从档案服务方式创新入手，对那些与时代发展及高校改革不相适应的工作理念和工作方式进行突破，用新的思路、新的途径、新的方式来解决高校档案作中出现的各种问题，使高校档案工作跟上高等教育事业改革与发展的步伐。

一、高校档案工作服务方式创新的必要性

高校档案工作的服务性，是高校档案管理部门赖以生存和发展的基础。高校档案如果不能为学校各项工作提供服务，档案工作就不会存在，也不可能得到发展，档案管理也就无从谈起。档案工作作为高校管理工作的重要组成部分，其服务方式的转变和创新，对于加快高校发展与建设，提高高校管理水平，提高高校档案工作水平，都具有十分重要的意义。

(一)档案工作服务方式的创新是高校改革发展的需要。一直以来，高校的档案工作服务都局限于狭隘的范围，档案工作长期采用单调而枯燥的工作方式和传统且落后的工作方法，档案馆(室)只是被动地等待查阅对象，档案管理人员也缺乏创新意识和创新欲望。在科技日益发展的今天，传统的服务方式已发生了很大转变，档案工作已从传统的“以藏为主”转向“藏用结合”。而传统的高校档案的工作服务机制已远不能满足高校改革发展的需要，对此，应改变过去简单的借阅服务方式，开展档案资料检索服务及历史资料编研服务。进一步做好高校档案服务工作，使其更好地为学校各项工作提供有效的服务，已成为高校档案工作的重中之重，因此，高校档案工作服务方式的创新和改革已势在必行。

(二)档案工作服务方式的创新是高校档案事业发展的需要。目前，尽管许多高校档案管理部门随着学校的发展，增加了不少现代化的设备，但档案信息的利用方式还是以传统的上门查找利用的方式为主，加上一些档案工作者服务意识不强，缺乏服务的主动性，无法满足利用者多方面的需求。此外，随着网络技术在校园内的普及、电子文件的产生，数字化档案逐渐成为未来高校档案利用的主体，通过网络检索自主查找利用的方式将成为档案信息共享利用的主要趋势。因此，高校档案工作服务方式的变革，是不断适应档案信息技术的发展以及服务对象多元化的必然趋势，同时也是促进高校档案事业不断发展的需要。

二、通过多种途径，促进高校档案工作服务方式创新

高校档案工作服务方式的创新要求根据高校改革与发展的需要和学校师生的不同需要，形成具有超前意识的工作机制和工作方向；结合高校档案工作的特点和服务对象，利用档案资料为有需要的行政部门、教学部门提供多层次的服务；从档案信息的查询到案卷的调阅等环节都以最快的速度、最少的时间提供优质服务。要实现高校档案工作服务方式的创新，应从以下几方面进行转变：

(一)实现高校档案工作人员意识创新。观念是行动的先导，只有树立正确的观念意识，才能正确地指导实践活动。近年来，各个高校对信息化工作进行了大量的实践与探索：数字化校园使得学校的教学手段、管理方式日趋现代化，办公自动化、网络化的程度已渗透到校园的每一个角落。在这种新形势下，高校的档案工作者必须充分地理解创新工作的重要性。在高校档案工作信息化方面，应渗透创新思想，开展创新实践；不断培养自己具有高校档案管理知识与技术的创造力；培养自己具有信息处理能力和信息技术开发应用的能力。只有这样，高校档案工作者才能分发挥自己的潜力，才能把知识转化为有效服务，才能促进高校档案工作管理与目前的高校信息化管理同步发展。

(二)不断丰富馆藏。为档案工作服务方式的创新打下坚实的基础。要实现高校档案工作服务方式的创新，其前提条件是必须具有丰富的馆藏，以满足利用者的多种需求。首先，档案收集要齐全。齐全完整的档案材料，是档案信息开发利用的先决条件。档案收集工作应该在兼顾现实需要和长远需要的同时，严把质量关，既要确保档案馆(室)收藏档案理性增长，更要做到既不能有文必收，也不能丢三落四、挂一漏万，真正把档案馆(室)建成一个全面、系统、能反映学校历史真实记录的信息库。其次，扩大档案收集范围、对象，丰富馆(室)藏结构。扩大档案的收集范围，不仅要收集公文文书，而且也要收集个人文书；不仅要收集以纸张和文字为载体的档案，也要收集不同载体的档案；既要收集文字档案，也要收集实物档案，如领导的重要题词、名人书画、奖旗奖杯等。除每年向学校各部门收集档案外，还应注意收集有关的资料，尤其是同行业的资料，并采用多种形式和途径，收集和征集个人的档案。

(三)注重培养，不断提高高校档案工作人员的素质。在高校档案事业不断改革发展的同时，应树立人才资源是第一资源的思想，针对档案专业人员的工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新和信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、纪律严的专业人员队伍。完善干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实提高干部及工作人员运用专业理论解决实际问题的能力，加强多层次复合型专业人才队伍的建设。

(四)实现用户服务方式的转变。面对新变化，应实现用户服务方式的转变。档案工作人员应不失时机地开拓档案服务视野，紧跟时代发展步伐，增强服务创新的能力，真正实现从用户走近档案部门到档案部门走近用户的转变。档案部门和档案工作者应开展主动性、公开性超前性、直接性的服务工作，变等待用户上门查询为主动地贴近用户；变为少数人提供服务为走近广大用户。同时，应努力创新机制，逐步完善设施，不断更新方式，全面提高和发挥档案在新形势下的社会服务功能。

(五)高校档案馆(室)应以向社会提供服务为最终目标。依据《档案法》“档案馆(室)收藏的档案要逐步向社会开放”的规定，高校档案馆(室)应该转变观念，树立公众意识，打破只提供内需服务的做法，由封闭半封闭向开放型转变。只有开放档案，才能给高校档案馆(室)的工作带来生机与活力，才能不断扩大高校档案馆(室)工作的社会影响；同时也会给其带来经济和社会效益，最终达到档案资源共享，为社会主义建设事业服务的目的。创新是实现档案事业发展的必然途径，是档案工作的永恒主题。高校档案工作服务方式的创新，使档案部门的工作水平和工作效益大大提高，为社会提供全方位、多样化的服务；使档案管理者从封闭、保守的禁锢中彻底解放出来，档案工作将出现前所未有的新形势。创新是档案事业兴旺发达的不竭动力，必将极大地推动高校档案工作的开展。

参考文献

[1]杨大玉．浅谈如何做好高校档案工作的服务创新『1]．周口师范学院学报，2007(4)

[2]胡振荣．关于档案事业创新的思考[J]．中国档案，2003(9)

[3]马玉玲．谈谈对高校档案工作的创新[I]．档案学通讯，2003(3)

[4]向立文．新形势下档案信息资源开发创新建设初探[1]_档案天地，2003(1)

作者简介：龚襄珊（1960-），女，副教授，襄职院从事档案工作多年，研究方向档案理。