论信息化背景下的档案服务创新

论信息化背景下的档案服务创新

任杰

任杰（辽宁大学历史学院，辽宁沈阳110036）

摘要：简述了档案管理信息化及其内涵，进一步分析实现档案管理服务创新的思路。

关键词：信息化；档案服务；创新

信息化是现代管理的重要特征。在信息化管理的背景下，档案管理必须适应新形势，积极进行策略调整，创新自己的服务。面对新的挑战，我们需要创新，必须创新。

1档案管理信息化及其内涵

档案信息化管理，是指以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理、开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实现档案信息处理和管理的信息化做了准备。只有在理念上完善对档案管理信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化管理的目标。要在理念上认同信息化管理，我们就必须深入理解信息化的内涵。档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由多个方面的因素互相协调、互相制约构成的总体目标。这些方面主要是：适应现代化管理的思想观念，适应电子化网络化的管理机制，体现现代网络信息的设备技术，以及熟练操作的信息化专门人才队伍等组成，我们要利用信息技术对档案服务进行创新，就必须从这些方面的改革创新做起。

2实现档案管理服务创新的思路

2.1更新服务理念。在现代管理中，思想观念是否适应现代化至关重要。传统的档案管理在对待为企业服务、为社区服务、为“三农”服务方面没有主动去思考、去联系、去实践，而是等着别人找上门，或者是上级下的硬任务。这种不积极、不主动的做法，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求，势必造成公众对档案工作的遗憾及不满。要利用信息技术实现档案管理服务创新，管理人员首先要有适应现代社会发展需要的创新思想，要跟上时代发展，防止思维定式，克服一切按习惯做事、经验来想事、处世的思想，勇于接受新思想、新技术、新方法。在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的思维，突破以往传统的服务思想，开拓新思路。注重服务的现实性，通过了解需求来确定服务方向；扩大服务范围，把本单位、本系统外的所有潜在用户也作为服务对象，要考虑为解决利用者的现实需求提供服务。同时，要把握服务的规律性。要研究近年现行文件利用者的情况；分析利用现行文件目的，提供多种途径为他们利用本单位档案提供便利，做到引导服务、主动服务，而不是传统的被动服务。

2.2改革服务机制化的要求是能提供快速、高效的信息服务。这就要求档案管理部门必须改变传统的手工检索和传阅信息的服务机制，围绕电子信息化的管理来建立新的服务机制。而这个机制的建立，必须以提高信息化服务效率为中心。

2.2.1建立以人为本的用人机制。信息化背景下的档案信息服务，要将档案工作人员视为最有价值和最富有竞争力的资本，以“双赢”即档案馆、室与员工的共同发展为中心，努力为员工创造良好的工作环境和生活条件。管理者应在档案馆内的各项工作中体现爱才之心、容才之量、举才之德、护才之魄、用才之道。对人员的管理不应再是以使用为中心，而应加强对人员的培训，注重他们的知新，不断提高综合素质。也只有这样，才能保证信息服务的高质量。

2.2.2推行“优胜劣汰”的竞争制度。信息化管理要引入竞争机制，改档案馆管理干部的任命制为聘用制，改档案员工的用工单项选择为双向选择，从而废除领导干部的职务终身制和员工的职称终身制，实行优胜劣汰。形成能者上、平者让、庸者下的有效竞争机制，激励档案领导干部和职工刻苦钻研学习，不仅要提高业务能力，也要数量掌握信息网络技术，成为“通用型”和“复合型”人才。

2.2.3实行全员目标管理。在信息时代，要提供高效率的信息服务，档案部门必须改革自身的管理，要以信息化服务为中心，按功能设置档案管理组织机构，确定工作目标、工作范围、工作标准，分解到岗、到人。实行岗位责任制，做到以岗定责，以责立权、以权定利，并严格检查考核，落到实处。从而形成上下各司．其职，各负其责，各得其利的格局。达到工效挂钩，多劳多得，充分调动档案人员的积极性、主动性和创造性。

2.2.4创新服务手段。信息化的建设为我们的档案信息服务创新提供了基础。计算机在档案管理信息化过程中处于主导地位，其信息存储量大，信息检索迅速、准确，尤其是其网络化功能，使计算机在整理、检索、开发利用等方面发挥了异乎寻常的作用，可使收集、归档、管理一体化，还可使全省乃至全国档案、信息资源共享（不公开的档案资料除外），有效提高档案的使用效率，使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，而且加快了档案归档进度和服务效率，并能确保档案的完整性、准确性，避免了人为在档案整理、服务过程中造成的失误。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。

（1）建立信息资源数据库，方便信息检索这是信息化的基础工作，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。

（2）通过区域联网，服务更多部门。如档案部门之间、档案部门与教育部门、政府机关等相关单位进行区域联网，建立独立的局域网络，实现电子文件信息资源共享。通过这样的联网，能使档案部门的信息资源服务于更多单位，并且满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用效率。

（3）建立档案部门网站，提供公开信息服务。档案部门还可以建立自己的网站，通过网站为社会提供公开信息服务。将部分档案信息以网页的形式发布到互联网上，为社会各单位提供信息服务，从而使得互联网上的任何用户都在任何时间、地点都可以通过访问网站来获取自己所需要的信息，这就是互联网的优势。网站发布信息也是档案信息服务最普遍、应用最为广泛的服务形式，这种形式的有点是服务面积广，信息交流快，其缺点是对于一些限制性或保密性地信息不能公开，无法满足部分部门的特定需求。

2.2.5提高服务能力。先进的技术，需要掌握先进技术的人来控制，我们要提高档案部门的服务能力，就必须从两方面来考虑：一方面是基础设施的完善，使得档案部门的信息管理能力得到提高，从而能为单位和社会提供更多的信息服务。这一方面主要是我们要通过公关等手段，为自己的部门发展赢得良好的换进，从而争取到更多资金和设备。另一方面是档案管理队伍的素质提高，使得档案部门的整个服务过程能更有效率、更有质量。这就要求我们建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才。档案管理人员需要知识更新，开拓视野。档案管理人员需要学习，需要接受新事物、新理念、新知识，为此应该创造一种业务交流、学习的环境，保持公路的畅通，使业务人员开拓视野，昂然向上，思学、思干，能学、能干，不断提高素质和水平，适应现代化管理的需要。

小结

在信息时代，档案管理的服务创新是不可避免的趋势，并且是一项庞大且复杂的系统工程，我们不仅仅要进行管理设备的更新、管理机制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的变革；以人为本，不断提高管理队伍素质，进而提高档案信息的服务水平。