浅析机关文书档案管理中的常见问题及解决策略

浅析机关文书档案管理中的常见问题及解决策略

杨亚丽

新乡中新化工有限责任公司河南省新乡市453800

摘要：文书档案是十分有保存价值的文件，是各个机关、企业、团体等组织在领导和管理过程中形成的重要文件，也叫管理性档案。文书档案管理工作是机关档案管理工作中的重点，是各个机关单位档案管理工作的重要组成部分之一。做好文书档案管理工作，有助于提升机关文书档案管理工作的整体水平，并直接关系到档案资料的完整性。在机关文书档案管理工作中，只有将工作不断规范化，才能真正做好这项工作。目前我国一些企业和机关的文书档案管理工作中存在一些较大的问题，在日后的管理工作中，需要不断改进，提高文书档案管理工作的质量和效率。

关键词：机关文书；档案管理；解决策略

引言

机关文书档案管理工作是单位日常管理工作的重要组成部分，是做好其他各项工作的前提和基础，按照机关工作的闭环理论，没有规范的机关档案管理工作，机关工作的完善就缺少最后一环。在信息化网络的今天，机关文书档案工作也要紧跟时代的步伐，利用现代化的技术手段，做好文书档案的收集、整理、保管、利用，实现档案资源的高效共享。机关文书档案是机关多项工作的真实记录，可以对机关各项工作起到很好的促进和凭证作用。机关文书档案工作规范化、标准化管理是实现档案管理现代化的基础。为实现有效的档案资源高质开发利用，必须加强机关文书档案管理工作。

1机关文书档案管理工作中存在的问题

1.1对机关文书档案管理工作的认识不到位

目前我国的机关文书档案管理工作，存在着一定的问题，对文书档案管理工作重要性的认识不到位，就是其中一个较为严重的问题。任何工作的开展只有在意识到其重要性和必要性的基础上才能顺利进行，文书档案管理工作更是如此。虽然文书档案管理工作并不是机关单位的直接利益和效益来源，但是对于机关单位的长期发展来讲，却是不可或缺的工作。目前许多机关单位并没有意识到这一点，对于文书档案的管理工作十分漠视，认为这项工作可有可无。这种做法对单位的管理产生了很大的制约，在一定程度上阻碍了单位的发展。一些机关单位的员工对于自己的文书档案管理工作也不够重视，玩忽职守，没有承担起相应的责任。

1.2文书档案的连接混乱

文书档案管理工作中的文书和档案是两个不同的组成部分，他们二者之间存在着差别，但是却相辅相成，互相作用，互相连接。当前一些单位对于文书和档案这两部分有所混淆，对于顺利完成文书档案的管理工作产生了一定的影响。文书作为档案工作的必要条件，是一个基础性的存在，对档案工作产生一定的制约。顺利连接和区分文书与档案，是机关单位的文书档案管理工作的重点。如果将二者混为一谈，那么将影响文书工作的准确度，导致档案工作的不规范和混乱现象的发生，影响机关文书档案管理工作的正常进行。

1.3档案管理人员的素质有待提高

由于许多单位对于文书档案管理工作都不够重视，导致在招聘相关岗位的工作人员时并没有进行严格正规的筛选，上岗的员工大多缺乏文书档案管理工作的专业知识，工作经验也十分匮乏。大部分文书档案管理工作人员在工作中态度不太端正，对这项工作的相关要求十分模糊，操作起来不够熟练，影响了工作的效率和工作的质量。随着我国经济和社会的不断发展进步，信息化高速发展，我国的许多机关文书档案管理工作迈向了信息化，这就对文书档案管理工作人员提出了更高的要求，工作人员除了要掌握相关的专业知识能力之外，还要具备一定的计算机应用能力。

2提高机关文书档案管理水平的措施

2.1创新档案管理

档案管理信息化与网络化管理要求管理部门进行人事档案管理理念的创新，档案管理必须认清实现信息化与网络化管理的重要意义，进而制定相应的策略提高档案管理的效率。档案管理过程中，应建立良好的沟通与交流机制，实现资源的共享，有效的提升档案管理部门的工作效率。在建立完善档案管理信息化与网络化管理体系的过程中，应加大管理信息化与网络化的宣传力度，树立信息化与网络化的意识，调动人员积极性，有效地参与到档案管理信息化与网络化建设的工作实践中来。

2.2加强专业人才队伍的建设

信息化与网络化发展是提高档案管理工作效率的重要手段，但档案管理工作信息化与网络化的发展依赖于人的建设与完善，因此，应注重档案管理工作专业人才队伍的培养，档案管理部门应本着以人为本的工作原则及工作的方法进行部门整体工作的设计与完善。通过培训，提升档案管理部门工作人员的能力。在开展培训中，应从管理及技术的具体应用两个方面进行设计，实现其更好地为档案管理工作服务。档案管理工作的发展趋势以现代化发展为主，档案工作人员要适应工作要求，必须具备较高的计算机操作水平，具备应用计算机进行信息的加工、存储与传递档案信息的功能。多媒体技术与网络技术的发展，是实现管理工作高效的重要影响因素。

2.3构建信息化管理平台

信息化背景下，机关文书档案管理已经发展和进入一个全新的阶段，仍然沿用过去以人力为核心的管理手段和管理模式将限制档案管理的发展，还会影响到档案利用的质量。所以，有效打造一个信息化的文书档案管理平台是非常重要的一项管理策略，而且在平台的支撑之下可以更加规范有序地推进档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，减轻工作人员的负担。一个完整的机关文书档案管理平台，必须要包含以下几个重要系统：第一，档案加工系统。该系统主要负责对机关工作当中产生的大量文书档案信息进行加工整理，完成档案信息的收集、归类、录入等方面的基础工作，减少人力耗费，加快档案管理的自动化发展水平。第二，档案存储系统。机关文书档案数量庞大，内容复杂多样，需要有一个完善的存储系统来建立一个完整的信息数据库，为之后的信息查找与应用打好基础。第三，档案保密与查询系统。档案管理的重要目的在于利用，而要想利用好档案，就必须要保证查询便利，所以必须要注意完善查询系统。另外，为了保证档案信息保密，要注意提高档案的保密级别，开发相应的安全保护软件，合理设置查阅权限，确保机关的各项档案管理信息能够最大化地发挥作用。

2.4加强宏观管理，搞好业务指导

立卷前要做好基础工作，处理好三个关系：一是正确处理文件材料归档与查考利用的关系，充分明确文件材料办理完毕后进行立卷归档，它不但方便当前利用，而且更有利于今后长久的利用；二是正确处理文件材料收集齐全与立卷归档的关系，文件材料的齐全是档案工作的第一原则，立卷必须尽力保证齐全完整；三是正确处理文书立卷与案卷质量的关系，初步组成案卷后，要严格进行质量标准检查，对不符合质量要求的案卷要认真调整修改。

结束语

总而言之，在数字时代的今天，机关文书档案管理工作显得尤为重要。档案是机关以往工作的记录，对其未来发展建设具有非常重要的意义。个别机关文书档案管理工作或多或少存在一些问题，只有不断加强学习档案管理新技能，完善档案管理的主要方法，健全制度体系，档案管理工作才能逐步走向现代化和科技化。

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