基建工程档案归档的质量问题及解决途径宋淑萍

基建工程档案归档的质量问题及解决途径宋淑萍

宋淑萍1吴松岩2高寒佟海龙3史丽欣

1.中国农业科学院哈尔滨兽医研究所黑龙江哈尔滨150000；2.大连医科大学辽宁大连116000；3.中国农业科学院哈尔滨兽医研究所黑龙江哈尔滨150000

摘要：基建工程档案资料记录着工程建设全过程，档案管理在基建工程项目中占有重要作用，抓好基建工程档案管理，才能更好地把基建工程档案管理工作推向一个新的高度，才能更好地为企业建设服务。当前，基建档案管理存在的问题有档案材料不完整，难以反映工程全貌，档案随意后补，带来诸多质量隐患，档案材料失实，影响工程后续保护，档案整理不规范，造成日常利用不便等，本文针对以上存在问题，探讨了如何优化基建工程档案归档，提高档案归档管理的质量水平。

关键字：基建工程；档案归档；质量；问题；途径

基建工程档案通常是指在工程建设、规划、设计、施工等环节形成的具有归档保存及考察价值的图纸、文字、声像等形式的材料，基建工程档案可为基建建设、规划、纠纷处理，责任认定提供重要依据，其重要性不可小觑。提高基建工程档案资料管理工作质量，可为整个基建工程质量的提高打下良好的基础。然而从实际情况来看，我国基建工程档案管理方面还存在诸多问题，需要从做好基建档案管理工作出发，对基建档案管理体制加以完善，完善档案管理中的信息安全监管制度，加强对档案管理人员的培训管理等方面切入，切实做好基建工程档案归档管理工作。

1基建工程档案管理的重要意义

工程科技档案涵盖了项目工程的立项、可行性研究、初步设计、技术施工图设计、招投标、施工及管理、竣工验收等一系列固有的基本建设程序；它深刻地揭示了工程实施中每一个环节的实际状况；详实地反映了工程项目建设的全过程。这些都是基建工程档案的自身特点，正是这些特点，也就决定了工程科技档案管理上的特别之处。由于工程科技档案的原始材料都是在每个工程施工的过程中产生的，因此它的建立是一项长期性的基础工作。针对工程建设的时间长、环节多、部门广这些不利条件，如何才能有效地建立起一套完善的基建档案呢？我认为加强工程基建档案的基层管理极其重要。

2基建档案管理存在的问题

2.1档案材料不完整，难以反映工程全貌

一个基建工程项目，有建设、勘察、设计、施工、监理等单位，在现实工作中，不少建设单位的工程档案分散在具体的承办部门和技术人员手中，没有集中归入档案部门，档案人员与施工管理人员联系和配合上脱节，造成了一些归档材料的散失，其中设计变更、施工记录等散失最为常见。

2.2档案随意后补，带来诸多质量隐患

因在工程建设中没有随时注意文件材料的归档，到竣工验收时发现文件材料残缺不全，就随便找人补上。如：没有测绘的就委托有关部门“补”测绘，没有做建材质检的找关系“补”一套，没有做隐蔽工程记录的，组织几个人，连夜“补”上。这种严重违反档案管理规定的行为，在一定程度上鼓励了造假，更为滋生豆腐渣工程提供了土壤。

2.3档案材料失实，影响工程后续保护

每一项工程在施工过程中会产生大量的施工技术联系单及设计变更单，有的被施工人员带走或丢失，作竣工图时，修改部分没有全部描入竣工图，造成竣工图失真，不能正确反映工程实体的实际情况，在日后档案利用过程中发生导向性错误。档案的价值在于其原始性、真实性，失去了这关键一点，档案也就没有了它存在的基本条件。

2.4档案整理不规范，造成日常利用不便

工程档案人员多为兼职，业务能力有限，没有严格执行工程档案的规范整理标准，致使组卷不合理、不科学，甚至违反工程档案成套性的原则。而日后工程质量的维护依据完全来源于该工程的原始档案，由于上述原因，给利用带来极大的不便。

3提升基建工程档案归档质量的有效途径

3.1做好基建档案管理工作

主管部门应加强对基建档案管理力度，根据档案管理程序及标准来开展档案管理与保管工作。一方面对基建档案收集工作加以强化，对档案收集范围进行制定，根据相关规定来分解图表，与此同时企业档案部门应开展全过程跟踪服务工作，对传统工作方法加以改进，将奖惩制度全面贯彻到管理工作中，确保责任到人，激发企业员工工作积极性。其次应确保工程建设与基建档案工作的同步进行，在申请项目立项时应对每个环节加强管理，从基建文件的收集、整理，审查到竣工，确保基建文件的归档与验收工作的有效实施，进一步提高基建档案管理质量。与此同时主管部门还应做好档案验收与报送工作，将基建档案备案制度贯彻到位，促进档案管理水平的提升。

3.2对基建档案管理体制加以完善

企业部门还应根据基建工程项目特点及管理要求对档案管理体制不断健全，单位各个部门应设立档案机构，对档案人员职责一一明确，将网络信息技术运用到档案管理中，对档案网络体系加以构建，加强档案管理人员与工程人员间的沟通与交流。值得注意的是，基建工程档案管理中应根据国际质量管理体系来开展，提高管理工作的科学化与规范化水平，对各项制度有效细化，确保档案管理工作的有效实施。此外企业档案管理人员还应做好两件事，首先应对工程建设中形成的各种文件及图纸进行收集与保管，其次还应对档案管理人员的档案资料收集与管理进行培训，且各个参与单位都应配备专业的档案管理人员，同时还应对施工管理中出现的工程档案进行收集，待其竣工后应将收集的档案移交给建设单位，确保各部门间的有效沟通。

3.3完善档案管理中的信息安全监管制度

信息安全是大数据时代下，档案管理工作中最为重要的一个因素，在利用网络提高自身工作效率的同时，更加需要注重档案的私密性与安全性。因此，需要对档案管理中的信息安全监管制度进行完善，更要根据实际情况实施相应的档案数据保护措施，提高员工的防范意识，严格控制员工因为工作时的操作不当而出现档案泄露的现象，并且还需要加大对档案管理的资金投入，聘请专业技术人员对档案管理的网络与计算机进行定期的维护和安全系统的更新，实时监测网络中可能会出现的安全隐患，防止不法分子的侵入。同时，政府部门还需要加强对档案管理工作的重视程度，严厉打击黑客以及不法分子，维护网络中的信息安全，优化网络环境，使档案管理工作能够安全、有效的展开。

3.4加强对档案管理人员的培训管理

档案管理人员作为档案管理工作的主要实施者，其素质水平将直接影响到档案管理工作质量，因此各单位应对管理人员加强培训与管理。通过培训活动来提升管理人员的政治、文化素质，全面掌握档案管理操作方法，使其知识结构得以优化，充分拓展管理人员的知识面。第一步需要提高原有档案管理人员的工作能力，因为传统的档案管理方式与信息化的档案管理方式差别较大，不仅对档案管理人员的工作能力提高了要求，对其工作素质要求也越来越高，所以要组织档案管理人员进行系统化的培训，主要培训的内容时在信息化背景下档案管理人员的操作能力。第二步需要吸引大量的高素质人才，企业部门提高对档案管理部门的重视，引进大批的高素质人才，提高档案管理团队的整体素质。

4结语

工程档案质量的控制是一个系统工程，涉及人员复杂，牵诊部门众多，跨越时间长久，给控制工程档案质量带来了诸多困难。档案管理在基建工程项目中占有重要作用，只有抓好基建工程档案管理，才能更好地把基建工程档案管理工作推向一个新的高度，才能更好地为企业建设服务，才能使一个企业为创出全优档案的梦想变成现实。

参考文献

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