浅析电力工程档案信息化管理

浅析电力工程档案信息化管理

杨帆

（大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司内蒙古锡林郭勒盟多伦县273000）

摘要：随着信息技术的普及，档案信息化管理成为电力企业档案管理的必由之路。现代信息技术为实现科学应用档案信息资源提供了基础条件，档案的数字化管理具有传统管理无法比拟的效率优势，企业在生产活动中的档案文件离不开信息化管理。

关键词：电力企业；档案信息化；重要性；档案管理；资源管理

引言：

在信息技术不断发展的基础上，电力企业档案的建设和管理逐渐实现数字化、信息化。信息化管理系统在档案管理中的应用，很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率。但是在档案信息化的背景下仍然存在很多的问题制约着档案管理建设的效率提高，所以电力企业需要不断加强档案管理的信息系统建设，突出档案管理对电力企业生产实践发展发挥的积极性作用。文章就电力企业档案信息化管理的重要性进行分析，对如何提高电力企业档案信息化管理水平展开研究和讨论。

1.电力企业档案信息化管理的重要性分析

电力企业承担着电网建设和改造等工作，所以电力企业的很多档案信息中包含着大量的磁介质和声像等档案信息文件。首先，实现档案信息化可以将电力企业内部的档案内容信息进行数字化的处理，利用现代化的设备技术，改变传统档案信息传输、共享和利用的不便；其次，电力企业的档案管理实现信息化，可以提高文档归类、编辑的效率，尤其现在我国对企业档案管理的要求非常严格，要求企业不仅做好档案管理工作，还要求企业具有信息化管理的能力。所以电力企业档案管理要实现信息化，符合国家对于档案管理建设的要求；最后，电力企业档案管理的信息化能够预防档案信息的丢失，因为信息化建设可以有效保证电力企业的档案管理历程逐步趋于数字化，电力企业可以备份档案信息，如果发生档案信息的损坏或者丢失，可以利用备份数据进行档案信息恢复。

2.电力企业档案信息化管理中存在的问题

2.1传统档案建设理念的束缚

在社会主义市场经济体制不断发展的背景下，我国电力企业档案的建设和管理必须兼顾整体性，承担一定的社会责任，认清自身档案管理发展与社会外部因素之间的关系，促使档案信息化建设与社会发展的总体方向保持高度的一致性。但是从档案信息化建设的现状来看，我国档案建设具有一定的滞后性，难以与社会的发展保持同步。造成这种现象的主要原因是受到传统档案管理思想的束缚，我国很多档案管理工作难以实现向信息化转变。

2.2没有健全的档案管理制度

档案信息化管理和运用比较混乱，主要表现在内部档案信息难以保持协调稳定状态。现在我国大部分电力企业没有明确的档案管理制度，只是将重点放在档案建设的表面工作上，例如上级领导的检查、相关的展览活动等，真正能够用于研究应用的档案信息少之又少，所以导致现在很多档案失去了其本身的意义和价值。管理制度的缺失势必难以落实相关的责任，档案信息化管理工作的开展也无章可循，不利于档案信息化管理的发展。

2.3数字化建设的软硬件设备准备不充分

提高档案信息化管理的质量和效率，先进的软硬件设备必不可少，但是现阶段我国很多单位组织的硬件设备陈旧，软件信息管理功能也不够完善，整个硬件和软件系统都处于比较落后的一个状态。在这种情况下，档案信息的互调难度和复杂性就会增大，也是制约档案管理数字化建设的一大因素。

2.4档案信息管理人员的综合素质不高

档案数字化管理和建设对档案管理人员的专业水平技能和素质提出了较高的要求，但是我国电力企业的档案信息管理人员并不具备专业的档案管理的知识，没有系统化的计算机数据的处理能力，并且档案管理人员的素质不高，缺乏复合型信息化档案管理人才，导致档案管理工作的信息化水平都处在一个比较初级的阶段【1】。

3.电力企业档案信息化管理的具体措施

3.1构建完善的档案管理网络

电力企业的档案管理部门具有业务指导性的职能，电力企业应该协调各个组织部门之间的合作，实现档案管理与电力工程项目进度保持高度的协调性，积极发挥档案管理部门的档案信息归类、处理职能，发挥其他参与协调部门的监督指导职能。各个职能部门应该设置兼职的档案管理人员，做好本部门档案信息的移交工作，完整地将档案移交到档案管理部门进行归档，形成一个完整的档案管理网络。

3.2强化档案管理者的信息化管理意识

档案信息化管理能够有效地解决档案管理建设工作与互联网信息技术之间的矛盾，但是档案数字化建设和信息化的管理是一个漫长的过程，也是档案管理者与现代档案信息管理客体之间不断磨合的一个过程。所以需要强化档案管理者的数字化意识，并且大力地宣传档案数字化管理理念，引起电力企业档案管理的高度重视，这也要强化档案管理者的数字化管理意识，数字化管理意识的提高是档案管理者整体素质提高的基础条件。综合素质包括档案管理人员的管理意识和专业能力，所以要培养档案信息化管理的复合型人才。对管理者的责任心进行激化，对单位档案管理人员进行思想政治教育，促使档案管理人员在参与工作实践的过程中树立正确的人生观和价值观，有效地增强其爱岗敬业的精神。并且要对档案管理人员进行专业理论知识的定期培训，提高其专业技术技能，及时地掌握计算机应用技术技巧，提高档案信息化管理建设服务能力，推进档案管理工作的系统化和规范化。

3.3结合电力企业的实际，加强数据采集管理

首先，电力企业要建立完整的档案信息数据资源库，在电力工程项目实施的过程中，要将相关的任务模板下发到各个组织部门，各个部门及时地获取、接受档案信息，并做出具体的检验和校正，完善后的档案信息移交到档案管理部门进行归档；其次，要做好档案信息资源的更新工作，电力企业的项目建设档案具有很高的专业技术性，如果涉及到项目规模的改造扩建等，需要同步进行档案信息的调整，这就需要电力企业实现纸质档案和数字档案的同步改进，实现档案的动态化管理；最后，要加强档案数据的资源的建设和管理，例如在电力企业一项工程项目完成之后，就要将纸质档案和电子档案同时移交到档案管理部门进行检验，档案管理部门做出合格判定，才算项目实施完毕【2】。

3.4加强档案信息数据安全管理

档案归档整理的前提是对档案信息进行安全的保存，数字化档案信息一般是存储在计算机中，所以要加强计算机的防火墙设置，防止病毒感染，确保档案信息存储位置的安全性。尤其电力企业的很多档案信息是国家电网建设的保密性信息，电力企业必须确立数据的安全级别与使用权限。同时要严格制定、落实档案信息化管理法规，尽快解决内部档案数字化管理的混乱状态。有效地落实责任问责制度，如果在档案归档的过程中出现严重的失误，则要将具体的责任落实到具体的管理人员身上，最大程度保证档案数据的安全。

结语

综上所述，档案管理在智能化、自动化发展的过程中，使得信息化管理系统在档案管理中得到应用，很大程度上提高了档案管理建设的质量和效率，但是档案信息资源变得越来越复杂，导致电力企业的档案管理难度越来越大。电力企业应该在认识到档案信息化管理的重要性的同时，构建完善的档案管理网络系统，强化档案管理者的信息化管理意识，结合电力企业的实际，加强数据采集管理和档案信息数据安全管理。

参考文献：

[1]刘纪卫,段军丽.浅谈电力档案的科学化管理[J].新西部(理论版),2016(02):50+47.

[2]李霞.“互联网+”形势下电力档案管理模式研究探索[J].办公室业务,2018(20):133+147.