档案管理的现代化

档案管理的现代化

宗黎黎

枣庄监狱技术服务中心山东枣庄277800

摘要：先进的管理理念与先进的管理技术造就现代化的档案管理，当前我国档案管理现代化已经取得一定成就，但是也暴露了一些问题。本文从档案管理现代化的必要性出发，分析当前档案管理存在的问题，并就问题进行简要分析。

关键词：档案；管理；现代化

引言：

档案管理现代化是采用先进设备与管理技术，运用现代管理手段和方法，发挥档案管理人员创造性与积极性，对传统的档案管理方法进行改革，广泛应用计算机技术，实现档案管理信息化、智能化、定量化与系统化。计算机可以对档案进行整理、统计、修改、打印、查询等工作，具有占用空间小、信息储存量大，方便整理归类，方便快捷、保存时间长、备份方便等优势，电子文件将逐步替代传统纸质档案记述形式，是档案管理工作发展的必然趋势。

1.档案管理现代化的必要性

档案管理现代化是时代发展的需要，是档案管理行业实现高效管理的必然选择。科技进步促进了管理手段的革新，企业要想保持高速发展态势，就必须跟紧时代的步伐，推进各项工作的现代化进程，完善自身制度与管理水平。在各行各业都进入信息化、现代化的现在，档案管理要想得到发展，就要积极应用现代化技术，与时代接轨，实现档案管理现代化。

2.档案管理现代化中存在的问题

档案管理现代化是必然趋势，然而，在档案管理新旧交替的现在，不可避免的出现许多问题。首先，管理层意识不到位。这导致档案管理经费投入不足，甚至档案室基础建设都不合理，自然没有实力进行现代化建设，档案管理自动化、数字化无从谈起；其次，缺乏有效的管理方法。档案管理现代化还处于摸索阶段，并没有成熟的管理方法，尽管有关部门做出了一些指导条文，但实际应用依然是问题；再次，档案标准化程度低。标准化，让我们想起了流水线的效率，对档案管理的作用毋庸置疑。但是由于档案管理的复杂性，导致管理体系复杂，分散管理，于是各个单位自由摸索，各有一套方法，造成交流沟通困难，难以实现资源共享；最后，缺乏先进的管理设备，现代化档案管理对设备依赖性很大，普遍的软硬件设备落后造成档案管理现代化难以开展，自动化软件作为现代化档案管理重要基础，却没有足够的能力胜任档案管理工作，软件开发与改进工作势在必行。

3.推进档案管理现代化途径

3.1实现档案资源信息化

现代已经进入信息化时代，信息化成为各行业实现现代化改革发展的首要目标。以信息化手段推动经济活动现代化进程是我国经济与社会发展的必然趋势。信息化档案资源需要将档案资料及相关管理程序通过计算机网络技术整体运转、传输和系统加工，实现档案管理资源有效开发利用与合理配置；要充分利用如光盘技术、缩微技术等现代技术，加速实用、通用软件的研制，提高档案信息数字化处理速度；要加强档案的数字化管理，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起；要树立档案信息资源共享意识，实现档案信息资源全社会共享，档案信息只有在传递过程中才能体现出应有价值。

3.2实现管理手段现代化

要实现管理手段现代化首先是要实现管理理论的现代化，这包括档案现代管理方法理论和应用实践理论现代化。要达到这一目的，需要留意现有的、有成效的现代化管理办法，通过针对性、有目的的学习与借鉴，结合自身实际情况，丰富现代化理论知识，从而指导实践工作，从实践中获得进步，形成适合企业发展实际的特色现代化档案管理理论体系。其次，档案管理的现代化不是一蹴而就的，要实现档案管理的专业化与自动化，需要保证先进的技术手段能够在档案管理现代化的路上始终行进。技术是在不断革新的，在推进档案管理现代化进程中要留意新技术设备、方法、成果等的更新，做到与时俱进，将新的技术手段有计划、分步骤的融入档案管理现代化之中，以逐步实现管理手段现代化。

3.3实现档案保护现代化

传统意义上的档案保护现代化主要包括库房、档案相关设备及档案纸质文件等的现代化保护手段。在科技日新月异的今天，现代化信息技术带来了新的储存介质。电子档案、机读档案、声像档案等各种新型档案信息载体涌现，相较于传统纸质储存办法，新载体对信息的记录、读取、整理、储存、备份更方便快捷，正在迅速取代传统档案管理方式。而新的档案储存方式要求与之对应的档案保护手段，方便快捷同样也意味着更容易被盗取，因此，信息化的档案保护工作从传统的实体设备保护向虚拟档案内容保护方向发展，档案的现代化保护要对储存载体进行定期养护、档案信息定时备份与更新、档案文件加密、安装防火墙工程等。

3.4加强档案管理标准化

没有标准就没有现代化档案管理。在信息化时代，档案网络信息共享与沟通需要统一的标准规范行为。档案资料共享、信息传递、数据交换等都要有不同的标准约束，不同的档案级别也要有不同的权限设置。档案管理标准化是实现档案管理现代化的基础，可以有效防止档案管理工作重复、混乱、无序化情况发生，促进档案管理工作进步与发展。档案管理标准化使先进的技术得以顺利推行，分工能够合理有序开展，协作项目能够明确职责。通过制定一系列的针对档案管理工作的标准与规范，实现档案管理目标与方法的统一，规范行为，提高协同工作效率。档案工作标准制定需要符合实际，汲取相关科学知识，并在专业内获得一致认可后方可执行，方便日后效果反馈，及时调整。

3.5加快复合型人才培养

新的档案管理方式对档案管理人员素质提出了新的要求。要实现档案管理现代化目标，需要档案管理人员不止具备传统档案管理需要的档案方面知识与能力，还要具备足够的信息技术应用处理能力、写作与经济知识。对于新人选拔，应以现代化档案管理需求制定标准，从中优选；对于企业内部档案管理人员，要注重培养现代化档案管理能力，以应对日新月异的信息化档案管理需要；要优化档案管理人员知识结构，使档案管理各项岗位工作都能有明确分工，提高整体效率；要加强继续教育，提升档案管理人员理论知识水平；要培养一专多能型人才，以提高突发状况处理能力；培养档案管理人员创新能力，促进工作方式、方法更新换代，提高管理水平。通过一系列人才培养战略，促进档案管理现代化工作深入开展。

3.6设施引进

与传统档案管理不同，现代化的档案管理实现需要有相应的硬件支持，先进的技术需要引进先进的设备才能得以利用。因此，要给档案管理相关人员配备各种办公设备，如计算机、扫描仪、打印机、密集架、防磁柜、录像机等，在配置档案设备时，既要考虑设备先进性，又要平衡实用性与经济性。在软件选用上，要考虑当前需要并预留未来提升空间，分层次，逐步推进档案管理现代化。

结束语：

在科技飞速发展的今天，各种现代化技术普遍应用于各行各业，促进了社会整体现代化改革浪潮出现。在新的社会环境下，档案管理工作也要跟紧现代化的步伐，积极探索现代化的档案管理道路，实现档案管理的跨越式发展，为社会全面进步添砖加瓦。

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