解析事业单位档案管理现状

解析事业单位档案管理现状

贾雷

黑龙江省农业宣教与农产品品牌推广中心黑龙江哈尔滨150000

摘要：事业单位的档案中记录着单位在发展过程中的数据和资料，能够反映事业单位的发展情况，是事业单位中重要的财富，在信息技术不断发展的新形势下，事业单位的档案管理工作也要进行新的改革。但是目前我国事业单位档案管理工作不容乐观，因此研究档案管理具有重要的现实意义。分析现行档案管理的问题难点，探讨进行人事档案管理的现代化建设，以期新的人事档案模式能够与社会发展协调一致，为社会组织和个人提供更完善的服务。

关键词：档案管理；事业单位档案管理；标准化

前言

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，通过建立岗位管理制度和人员聘用制度，整合人才资源，凝聚优秀人才，建立适合本单位各类人员特点的岗位管理制度，逐步实现由身份管理向岗位管理的转变，调动各类人员的工作积极性，促进事业单位发展。

1、事业单位档案管理的理论研究

1.1做好档案管理工作的重要意义

单位的档案是一个事业单位经济、科技、管理信息的重要组成部分，加强对事业单位档案管理工作的重视，有利于推进事业单位的技术进步与产品生产。事业单位档案管理工作是保障事业单位经济效益的一个有效方法，合理完善档案管理工作可以对事业单位的长久发展起到积极的推动与促进作用。在互联网技术不断发展的时代下，各项信息处理的技术也在不断地完善，比如云计算技术，这种高效率的信息管理方式在社会各个领域的应用也逐渐广泛，同样身为信息管理的事业单位档案管理工作也应当将新的技术运用到工作中，适应社会的科技发展。传统的档案保存方法具有易丢失、易损坏、查找不便的缺点，新的档案管理方式能够加强对档案的保存力度。因此新形势下事业单位档案管理改革是非常有必要的。如何对档案管理工作进行完善和改革，是新形势下事业单位档案管理工作发展的方向，也是提高档案管理效率的关键。

1.2事业单位档案管理的现状

受传统档案管理工作观念的影响，一些事业单位的管理者没有认识到档案管理工作改革的必要性，把单位的发展重心都放在了如何提供社会服务上，没有意识到档案管理的重要性。档案管理成果同事业单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式。决定着事业单位的商业版图和未来发展，对于实现该单位经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。对此,需要事业单位管理相关部门能够正确认档案及档案管理的重要性,探究切实有效的应对策略来处理档案管理问题,从而真正提高档案管理的有效性,保障档案的完整性,使档案能够成为事业单位或政府部门的重要信息资源。随着社会经济的不断发展，档案管理工作量的不断增加，使得档案管理人员所面临的压力日渐严峻。信息化时代的到来，人们对信息资源的需求不断增加，对信息深度和准确度的要求不断提高，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。在实际的档案管理过程中，尽管大多数事业单位都采用了计算机系统来制定管理体系，但大多并没有对档案系统的数据进行更新，档案管理者也是缺乏档案管理的意识和专业素质，使得电子信息技术没有很好地应用在档案管理中，造成档案管理方式不科学。由于档案管理工作不受事业单位的重视，对档案管理的工作人员审核没有那么严格，导致了很多工作人员的专业素质都达不到良好管理档案的要求，对档案分类和整理缺乏专业性的认知，导致档案的归纳、整理、保管等操作方式不规范，降低了档案管理工作的效率。档案管理人员大部分是非档案专业，而且是兼职，人少事多，岗位不稳定。被迫应付日常事务，无时间精力认真管理。管理人员不专业，业务能力和综合素质无法得到保证，很多档案管理人员只能充当档案“保管员”的角色，使得档案管理工作流于形式。另外，档案管理部门还存在人事相关档案材料收集不全，内容贫乏，材料收集不齐，填写不规范，纸张不合理，有关科室不配合等普遍问题。例如：职工入党前的考察过程，要有职工入党申请、党内考察(包括定期思想汇报)、支部表决通过、党委研究通过、上报主管部门审批等资料等流程，时间长、跨度大，如果管理不到位，就会出现遗漏，材料丢失状况；还有出现年龄越填越小，工龄越填越长，入党时间填写不准确，有的人不愿填写或不认真填写：“家庭成员”和“社会关系”，认为这是个人情况而不愿填写的情况。除上述的问题外，社会上“无档择业”及人事档案弄虚作假现象也较普遍，更改出生年月，假文凭。水份材料”比比皆是，使得人事档案因为内容失真，而逐渐丧失了应有的凭证功能。

2、事业单位档案管理工作优化策略

各级领导要认真贯彻落实国家有关档案法律法规，重视支持各级基层事业单位人事档案管理工作，切实加强对人事档案管理工作的领导，不断提高档案管理工作质量和水平，使档案的管理更精确、到位、规范、科学。档案主管部门领导要充分重视工作的重要性，结合本单位中心工作，充分发挥人事档案的作用，提高人事档案在工作中的地位。对档案管理工作的开展要给予合理的人力、物力、财力分配，加大工作宣传力度，营造出一种良好的档案工作氛围。档案管理的基础前提是推进档案管理工作规范化、标准化，通过建立岗位管理制度和人员聘用制度，整合人才资源，凝聚优秀人才，建立与完善适合本单位特点的档案管理制度，逐步实现档案管理各个流程的工作效率，调动各类人员的工作积极性，促进事业单位发展。完善档案管理的业务流程指要对档案管理的流程进行重构，分析在档案管理流程中每个环节的设计和工作效率，发现整个体系中存在的问题，并针对问题进行对该项环节的优化，通过信息技术实现对档案管理也无流程的升级和改造革。完善档案管理内部部门之间的业务衔接工作流程，梳理好档案管理部门与其他事业单位部门之间的业务流程关系，动员全体员工投入到完善档案管理业务流程的工作中来。规范业务流程的标准，标准化在档案管理工作流程制定中是非常有必要的，通过标准化的规定将档案管理流程的体系固定下来，根据档案管理的发展需求和实际情况，明确每一位管理员工的职责和所在岗位所负责的范围。档案管理工作是一项政策性、保密性、专业性和技术性很强的工作，需要有素质高、吃苦耐劳，具有奉献精神和较高政治素质的人员，档案管理工作的关键即提高档案工作人员素质和工作意识的培养，这就需要培养一支既要政治思想过硬又要专业技术过硬的档案管理人员队伍。要做好档案基础工作，加大档案收集力度档案材料齐全完整的程度，档案整理的系统性，档案鉴定的准确程度及检素质量的高低，直接决定着档案的利用效果，要在收集、鉴定、归档、保管、整理、检索与提供利用等每个环节都不能疏忽。事业单位档案管理部门还要加强信息化管理系绕，实行资源共享随着市场经济的发展，人才流动，人们的观念更新，全员聘用制度使职工的身份由单位人逐渐转向社会，促进档案管理走向社会化，实现信息资源共享性、互换性、传递性，可对职工的各方面信息进行现代化管理，及时输人和交换，迅速准确的地提供查询、检索，实现档案共享。

3、结语

对事业单位的档案管理工作进行改革，符合新时代对信息管理工作的要求，能够帮助事业单位增加对档案管理工作的重视程度，提高档案管理的效率，为事业单位的发展提供稳定的基础。

参考文献

[1]郜尚义.议新形势下事业单位档案管理的改革[J].西部资源，2015（04）：165-166.

[2]阿依夏木•亚合甫.事业单位人事档案的信息化管理田.华章，2013(5)：302.