试论秘书职业能力的内涵及其培养策略

试论秘书职业能力的内涵及其培养策略

黄伟亮

黄伟亮（江门职业技术学院广东江门529090）

摘要：秘书职业能力的培养是文秘专业人才培养的核心内容。当前，学界对秘书职业能力的内涵认识各异，影响了文秘专业人才培养的质量。研究和分析秘书职业能力的内涵，是培养具备良好秘书职业能力人才的基础。在此基础上，文章提出了以知识与能力、过程与方法、情感态度与价值观三个维度落实秘书职业能力的人才培养目标。

关键词：秘书职业能力内涵人才培养策略

职业技术教育的目标是培养具有职业能力的人才。准确理解职业能力的内涵是课程设置和教学方法运用的基础，职业技术教育随着社会的发展，职业能力的内涵越来越丰富。对职业能力的内涵不同的理解，会影响课程的设置、教学方法的运用，影响人才培养的质量。因此，理清职业能力的内涵，既是人才培养价值取向的需要，也是职业技术教育发展的需要。笔者不揣鄙陋，以秘书职业能力培养为例，拟对当前职业能力的认识及内涵加以分析和探讨，并提出培养秘书职业能力的思路。

一、当前对秘书职业能力认识的误区

1、就业能力就是职业能力。

就业能力是以综合能力为基本内涵、以就业竞争为根本取向的一种能力。[1]它聚焦的是职业行为，是职业岗位所需要的专业知识和技能。其教学的出发点是为了学生就业，简而言之，就是培养技术工人。当然，以就业为导向是职业技术教育重要的教学理念。然而，职业教育的终极教育目标是培养职业人，而不单单是技术工人，它关注的是人的职业发展。换言之，我们不能就目前秘书岗位需要的技能进行教育，应坚持以人为本的教学理念，着眼于秘书岗位群及其职业发展所需要的知识和能力去设计课程，去组织学生实训。学生通过学习，既要成为一个职业人，又要成为一个社会人。

2、核心能力就是职业能力。

职业核心能力是指具有转移价值认知、情感、动作技能等方面的能力，是职业能力的重要组成部分。职业核心能力又称关键能力或通用能力。[2]《秘书国家职业标准》对秘书职业是这样界定的：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员；认为秘书从业者应具备较强的文字与语言的表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。因而，不少院校文秘专业在人才培养方案中，将办文、办事、办会三种能力当作文秘专业的核心能力。然而，杨树森教授通过对秘书职业活动的分析，认为秘书工作外延边界具有模糊性：秘书工作与非秘书工作、秘书工作与共性工作均有交叉现象，而且秘书的工作内容是随着社会发展而变化的。[3]由此可见，办文、办事、办会三方面的能力充其量只能算为秘书从业者最基本的能力。秘书的职业能力是其本人具备多种能力的集合。秘书职业能力是综合职业能力，它包括专业能力、方法能力、社会能力、实践能力、创新能力和学习能力。每一种能力又可以分解为若干子能力。当然，在秘书人才培养中，可以根据具体职业活动情况，对某些秘书技能有所侧重地进行训练，以适应社会对秘书人才的需求。

3、知力能力就是职业能力。

所谓知力能力，是指获取知识的能力。传统的职业教育认为，课程是能力的载体，掌握了的相关知识（学科知识），就能获得相应的职业能力。据此逻辑，文秘专业开设的课程，要先对秘书岗位或岗位群进行工作分析，再根据秘书岗位技能的需要开设课程。学生通过学习这些课程，就获得秘书相关的专业知识及能力。众所周知，知识不等于能力。知识只不过是把符号内化为个人素质，符号是思维的载体，行动才是能力的载体。尽管为突出秘书职业技能的培养，有关秘书专业的理论课课时一再减少，实践课课时一再增多，但是，那些实践课不过是秘书工作情景画面的再现或虚拟的工作情景，学生无法参与其中，无法获得真切的职业感受。从某个角度说，此类实践课程仍以符号性思维为中心，它聚焦的是职业感知，不是职业行动。学生仍是符号的行动者，不是职业活动的实践者。职业能力来自职业情景中的行动训练而又超脱职业情景本体存在，即源于职业情景而又高于职业情景。[4]

4、职业资格就是职业能力。

职业资格又称从业资格。目前，学生主要通过参加人力资源和社会保障局组织的《秘书职业资格》考试而获得该资格证书。但是，获得资格证书不代表具备职业能力。一方面，目前《秘书国家职业标准》有待完善，其所规定的考核内容及技能要求与当前秘书岗位的知识及能力要求有差距，如团队精神、秘书心理等在秘书职业活动中十分重要，但该职业标准没有把它作为考核的内容；另一方面，从秘书的职业活动看，它考核的知识与技能没有直接指向生活与工作情景的岗位能力，它将秘书职业活动的显性行为变成静态的知识与技能，而且将秘书的职业技能与工作情景割裂开来。秘书的职业能力是在具体的工作任务中得到体现，没有参与秘书的职业活动，其职业能力就无法体现出来。因此，学生获得秘书职业资格证书，只说明他具备了秘书从业员的基本知识和能力，不等于他完全具备了秘书的职业能力。

二、秘书职业能力的内涵

秘书的素质与能力是相互联系、相互依存的。素质是潜在的能力，能力是素质的外在表现。秘书的素质是指秘书从业者在其生理和心理条件的基础上，通过教育、劳动实践和自我修养等途径而形成和发展起来的在职业活动中发挥重要作用的内在基本品质。[5]秘书的职业素质与其先天禀赋有关，但后天的环境和教育对其素质的形成以及内化为个人品格有着重要的作用。秘书在从事职业活动中外显的工作能力，无不源于其自身的素质。秘书的素质涵盖秘书从业者的思想道德素质、心理素质、业务素质和文化素质。秘书职业素质的高低往往是通过秘书从业者在职业活动中表现出来的职业能力体现出来的。

特质是素质的重要组成部分。美国心理学家基伯（Gibb）、斯道迪尔（Stogdill）通过研究已证实了这一观点。工作出色的秘书，一方面他有较强的职业能力，另一方面，有其固有的特质。如记忆力，秘书需要有较好的记忆力，因为秘书每天处理的事情多且杂，如果没有好的记忆力，容易出现丢三落四的现象，那就无法做到运筹帷幄。秘书要辅助决策，平时就要对相关文件、法规、社情、民意等了然于胸，否则，秘书的意见和建议或者人云亦云，或者见解肤浅，甚至导向有误。又如主动性，秘书是领导的助手，工作应有主动性和预见性，有时候一些例行性工作、流程性业务，即使领导没有吩咐你去干，也应主动地完成。如果领导让你做一件事，你就完成一件事，没有让你去做事你就闲着，那你就不是一个优秀秘书。

秘书应具备哪些能力？不少学者见解各异。杨群欢通过调查，认为社会对秘书人员的职业能力要求有：注重写作基本功和办事能力，注重思想品德提高和工作经验积累，注重电脑技术和英语与调研能力，注重效率意识和提高心理素质，注重经济和法律意识。[6]丁建平认为，企业秘书应具备五方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力。[7]史振洪、吴良勤、段贇通过调查，从秘书岗位对能力的需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。[8]

此外，研究发现，不同层次的秘书，其职业能力也有差异。陈合宜通过对省级单位秘书组织的研究，认为秘书可以分为初级秘书、中级秘书、高级秘书。初级秘书一般从事日常工作，如接待、联络、会务、印校、收发、财务等。中级秘书一般指文字秘书，负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。高级秘书指秘书长或办公厅（室）主任，他们参政议政，深入到决策的全过程，是领导的重要助手。[9]秘书国家职业标准（2006年）将秘书分成四个等级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级）、四级秘书（国家职业资格四级）、三级秘书（国家职业资格三级）、二级秘书（国家职业资格二级）。每个等级的秘书都对应相关专业知识和技能要求。如四级秘书，其技能要求为：具有接待工作、文书拟写处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作的能力。德国职业教育家家劳耐尔（F·Rauner）认为职业能力具有发展性和阶段性，即新手、有进步的初学者、内行的行动者、熟练的专业人员和专家，并对每个阶段的能力特征进行了描述。[10]

由此可见，秘书的职业能力具有一定的历史性、层次性，它是秘书从业者在其职业活动中所需要的各种能力的总和，旨在完成和处理其所从事的职业及其职业描述所确定的工作任务所需要的主观能力和内在潜力。根据构建主义的理论，秘书的职业能力有两个维度：横向层面的能力，即专业能力、方法能力和社会能力；纵向层面的能力，即基本职业能力和综合职业能力。[11]秘书的基本能力包括表达能力、服务能力、沟通能力、办事能力、决策能力、学习能力。秘书的综合能力是基本职业能力的纵向延伸，它源于基本职业能力又高于基本职业能力，它更关注的是秘书职业的变更和秘书组织的变化。因此，衡量秘书职业能力的高低，不能简单地看其完成当前岗位职责范围内的工作任务的多少及质量，而应该看他的职业发展内在素质和显性才能，这样才能全面客观地评价秘书的职业能力。

三、秘书职业能力的特征

1、可见性。

所谓可见性，是指秘书在职业活动中外露的职业能力，其能力在具体工作中会被第三者发现或赏析。秘书职业能力强与否，其领导或同事会看在眼里、记在心上。文书的拟写与处理、接待工作、日常事务工作、协调工作或者是突发事件的处理，尽管这些都是秘书职业活动中的“家常菜”，但其工作的效果往往是可以看得出的。秘书外露出来的职业能力，通常称之为“外才”。

2、内隐性。

所谓内隐性，是指秘书在职业活动中没有外露出职业能力。秘书的职业能力没有外露出来，不等于其没有能力。秘书的职业能力往往是在完成具体的工作任务的过程中展现出来的，当他没有工作任务，或工作任务尚未完成，其职业能力就未呈现出来。有时，他外显出来的工作状态，并不一定说明其工作能力如何，其能力往往收敛在其体内。如有的秘书说话声柔语细、断断续续，但他撰写文稿时，思路清晰，文辞得当，一气拖成。秘书没有外露出来的职业能力，通常称之为“内才”。

3、可量性。

能力有大小、强弱之分，秘书的职业能力同样有大小强弱之分。近年来，教育部有关职能部门组织学生进行秘书技能大赛，目的是为这些“准秘书”提供展示职业能力及学习成果的平台。为了区分他们能力的高低，活动组织者对构成秘书职业能力的相关因素进行量化，以此评判出这些“准秘书”职业能力的高低。目前，在秘书的绩效考核中，不少用人单位会对秘书的职业活动进行量化，通过绩效考核，一方面提高秘书的工作积极性，另一方面检验秘书的职业能力，为将来职务升迁或工资变动、提干提供参考依据。

4、突发性。

所谓突发性，即事先没有预见的。它需要秘书“急中生智”，较好地完成工作任务。其工作方法不是现成的，也不能单凭经验或运用手中的“权力”就能完成工作任务或解决问题。“挡驾”是秘书常见的一项工作，虽然秘书有一定的工作经验，但是“挡驾”的人、事情却往往不同，秘书就要根据具体情况做出判断，让事情完满地得到解决。秘书在处理或解决未处理过的事情或解决的问题事先没有预见的过程中表现出的能力，通常称之为“急才”或“怪才”。

5、可变性。

秘书的职业能力不是一个恒量，而是一个变量。刚走上工作岗位的秘书，如果他刻苦工作、虚心学习、善于总结，其职业能力在短时间会很快得到提高；如果一名老秘书，他满足现状，工作凭经验，不善于学习，他的职业能力只能停留在他原有的水平，久之，就会被淘汰。随着社会的发展，秘书的工作内容和工作范围也与时俱进，秘书的职业能力要求也与时俱进，不同层次、不同类型的秘书，其职业能力的要求不一样。因此，作为一名秘书，应勤于学习，勇于实践，内强素质，夯实基础。当你有一桶水时，才能交出一杯水。

四、秘书职业能力培养策略

建构主义教学理论认为，承载知识的符号系统不是绝对真实的表征，知识不能绝对准确地概括世界的法则，学习不是被动接受信息刺激，而是主动地构建意义，是根据自己的经验背景，对外部信息进行主动选择、加工和处理，从而获得自己的意义。学习是由学生自己构建知识的过程，学习意义的获得，是每个学习者以自己原有的知识经验为基础，对新信息重新认识和编码，建构自己的理解。每个学习者对知识有不同的理解。[12]据此理论，笔者认为，秘书职业能力的培养要通过知识与能力、过程与方法、情感态度与价值观三个维度去实现。

1、处理好知识与能力的关系。

知识与能力是相互联系的。学生对秘书专业知识掌握得越牢固，理解得越深刻，其相应的技能就越熟练，其职业发展的能力就越强。离开了秘书的专业知识去谈秘书的职业能力，那秘书的职业能力只能成为无源之水。传授秘书专业知识，培养秘书专业技能，这对文秘专业的教师而言，是责无旁贷的。知识与能力既是秘书专业的学科特点，也是秘书人才培养的重要任务。认知主义教学理论认为，职业能力就是职业认知，只要掌握了秘书职业的相关知识，就能够获得相应的职业能力。在此教育思想影响下，教师教学往往讲究知识的系统性，忽视了职业技术教育的特点。职业技术教育，讲究专业知识以够用为宜，不讲求知识的系统性，它更多关注秘书工作岗位，强调秘书的工作情景和工作任务的完成，突出秘书的实践技能，使获得的专业知识内化为专业能力，又通过工作实践，强化所学专业知识。知识是基础，能力是目标，因此，要准确把握秘书专业知识传授的度，加强秘书专业技能的培养，促进其职业发展。

2、注重过程性学习与方法传授。

德国以能力为本位的教育观告诉我们，职业技术教育应该关注工作岗位，强调在“工作过程”中获得职业能力。过程性的学习应包含两个维度，即工作过程和学习过程。因此，我们既要创设秘书的工作情景，让学生在具体的工作任务中提升自己的职业能力；又要认认真真上好每一堂课，坚持一课一得的教学思想，让学生每堂课都能收获相关的职业技能。

能力的获得讲求习得和顿悟。俗话说：师傅领进门，修行在个人。如何入门？这要讲求方法。如“站”是学生日常生活中最常见的姿势，也是秘书礼仪最基本的技能之一，如果教师只是口头讲述“站”的动作要领，不去做示范动作，那些动作学生也不训练，那么，尽管教师将“站”的要领——挺胸、收腹、立正、正视、微笑等一再强调，学生也难以掌握其技能。任何技能的培养，要经过“错误——修正——错误——再修正”，并通过反复地训练才能掌握。只有正确的教学方法，才能让学生较好地掌握秘书的职业技能。

3、要重视学生的情感态度与价值观。

情感是指学生的学习兴趣和热情，兴趣和热情都是学习的内驱力。一方面，要改革传统的教学方法，变讲授式教学为启发式教学，适当地使用项目化教学、情境教学、案例教学等方法，激发学生的学习兴趣；另一方面，要充分挖掘课程的情感因素，激发学生对美好事物的追求，提高学生的审美情趣。如果学生对秘书专业的学习既不感兴趣也不热情，那么，教学效果就会大打折扣。态度是指学生的学习态度和责任感，尤其是对秘书工作的责任感。秘书的专业知识和技能散见于日常生活中，他们对这些专业知识和技能可能觉得没有新鲜感，学习不感兴趣，得过且过。态度决定一切，没有良好的学习态度，就别奢谈职业能力了。另外，秘书的天职是服务领导、服务群众，其工作有时候在一定程度上代表他的领导或该单位的工作。因此，在教学中，要教育学生以高度的工作责任心和社会责任感去做好每一项工作。何谓价值观？所谓价值观，就是对事物的判别和评价。没有对事物价值的权衡，就无所谓产生某种情感、形成某种态度，价值观与情感态度是相辅相成的。如果对秘书的职业有成见，那会影响对专业的学习兴趣，因此，我们要教育他们树立正确的人生观和价值观，让学生在获得专业知识中提升自己的人格修养，在职业实践活动中培养职业兴趣。

参考文献

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