浅谈科技档案信息化的应用、管理及创新

浅谈科技档案信息化的应用、管理及创新

陶萍

（云南昆船机械制造有限公司技术部，云南昆明市650236）

摘要：传统的科技档案管理办法仅局限于实体档案的收集、整理、保管和查阅，随着计算机技术的飞速发展，网络技术的不断普及，传统的档案管理办法已经无法适应信息时代对资料的迫切需求。创新企业科技档案管理办法，有助于切实整理好科技档案，方便用户使用，有利于挖掘企业生产潜力，增强企业的科技创新能力，提高企业的现代化管理水平，具有重要的现实指导意义和长远发展意义。随着信息技术的进一步发展，在信息化条件下电子档案在档案管理工作中占有非常重要的地位，建立有效的文件在计算机信息系统，适应信息时代发展的要求，不但能够提高档案管理效率，更能够促进档案管理的持续发展，为经济建设和社会发展服务。

关键词：电子技术；档案管理；创新；意义

一、电子技术应用企业档案文件管理

1、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统ＭＩＳ的建立。其一，把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，我们企业已经自行开发或购买了飞扬档案信息管理系统，进行现行文件和档案管理的综合化管理。现阶段，我们已实现现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口工作。遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法，计算机技术的应用使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3、电子文件形成

根据《ＣＡＤ电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件，它是企业管理和科技开发信息化的产物。

二、如何做好科技档案创新管理

1、改变思想观念，解决科技档案信息化基础设施建设

企业领导要对档案信息化建设工作提高认识度，高度重视、支持和加强科技档案管理工作，将其纳入企业档案信息化建设总体规划，纳入企业有关职能部门的岗位职责和员工绩效考核范围。档案部门要解放思想，转变观念，对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。企业要将科技档案信息化建设经费列入年度财务预算，充分考虑科技档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，增加经费投入，配置先进的配套设施、档案管理软件、网络安全设备等，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题。

2、创新组织机构，实现科技档案管理向技术型转变

在档案机构建设方面需要企业设置专门的综合档案室，配备配齐专职档案工作人员，建立健全档案工作规章制度，要将科技档案管理作为一项重要内容抓好。在档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才，要加强档案人员的培训教育，开展提升计算机应用能力培训，使档案人员熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术，不断提高档案人员的知识水平和业务素质，实现科技档案管理手段由手工型向技术型转变。

3、创新管理模式，实现数字化、网络化信息管理

在管理体制上，企业科技档案工作要实行“统一领导、分级管理”的体制，避免科技档案由部门或个人分散保存，确保科技档案完整、准确和齐全。在管理机制上，要实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的机制，真正抓好落实。在管理方式上，要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

三、企业科技档案管理创新的意义

1、科技档案管理创新有助于实现企业利益最大化

科技社会的飞快发展促使企业的体质、机制和信息管理的方式都朝着信息化、集成化、电子化、智能化等趋势发展。企业依托资源优化发展，走可持续发展的道路，创新的科技档案管理方法可以帮助企业在竞争激烈的市场环境中掌握先机，实现利益最大化。

2、科技档案管理创新便于信息查阅和提取

科技档案管理就是为企业开发和运行提供信息资料服务，通过创新的服务体制和服务观念，强化市场经济意识，勇于开拓新思路、新方法，扩展全面领域的服务，结合信息化计算机技术，提高档案管理效率，便于用户及时迅速的查阅信息。

3、科技档案管理创新可以为用户提供准确信息

通过创新工作思路和工作方式，应用全新理念实现科技档案信息全方位多层次的高效管理，减少繁琐的程序，为企业开发和运行提供准确信息。

结束语

做好科技档案管理工作，对企业的改革发展具有重大作用和意义，企业应重视科技档案管理工作，使得科技档案更好地为企业的健康发展保驾护航，提高企业的工作质量和工作效率。科技档案工作是一项发展社会经济和科学技术的不可或缺的专门事业，它作为社会主义现代化建设的重要组成部分，其管理工作将随着社会发展而不断推进提升，今后一定会出现更多的新情况、新问题，需要我们通过学习、探索去解决、完善和提高，这样才能更好地创新科技档案管理工作。

参考文献

[1]刘艳春，于丽华.自主创新与科技档案管理.[J]科技情报开发与经济.2008.5.

[2]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

[3]王丽娟.浅谈企业科技档案管理[J].民营科技，2012(12)

作者简介：陶萍（1975.09-），女，云南省禄丰县人，学历：大学专科，毕业院校:云南昆明国土资源学院，职称：助理工程师，现就就职于：云南昆船机械制造有限公司技术部，研究方向：数字化档案管理，【本人1996年从事档案管理工作二十多年，具有丰富的档案管理经验。在国企基层熟练应用数字化档案管理软件，使本单位档案管理处于领先水平。致力突破传统档案管理局限性，用现代化信息技术提升档案利用及安全】。