高校教师业务档案应如何管理

高校教师业务档案应如何管理

李海霞

李海霞（阿拉善职业技术学院内蒙古阿拉善750306）

教师是高校教学科研活动的主体，为了适应现代化社会对专业人才、综合人才的信息要求，做好教师业务档案的收集管理和利用工作是高校档案管理工作的当务之急。建立好教师业务档案,为高校教学、科研、师资队伍建设、开发人才资源、促进人才管理奠定了坚实的基础。

一、教师业务档案的内容(归档范围)

l.教师的干部履历表(包括自传、鉴定、奖惩、任免、工资方面的材料)。

2.教学任务书、自编或主编的教材手稿、教学工作总结与教研资料、教案及典型讲义，反映本人教学、科研活动的合同书、协议书、设计书、照片、图表等。

3.外事活动形成的有关本人的教学、科研、教学管理方面的材料。

4.参加学术会议的照片、底片、交流的论文、专家学者对本人的评价。

5.正式出版的专著、译著、参考书、论文。

6.科研奖状、专业技术荣誉证书、成果证书、技术聘书、技术职务任命书、学历、学位证书。

7.其他能反映教师思想与业务活动状况的文字、图表、音像材料。

二、教师业务档案的管理

教师业务档案是教师辛勤劳动和智慧的结晶。为了维护其档案的完整性，更好地发挥作用，必须依据《档案法》管理好教师业务档案，建立健全必要的制度，由学校综合档案部门实行集中统一管理，并对其形成积累，加强检查监督和指导工作。

1.收集方法

根据学校工作的特点，教师业务档案通常采用两种方法收集：

(1)定期收集，安排在每学期开学后第二周进行，主要收集上学期使用过的有关教学资料，如教学任务书、典型教案、教学总结等。

(2)随时收集，主要指参加学术会议材料，发表或出版的著作、论文、科研鉴定等，一般该项活动完成后，应将有关材料收集归档。

收集材料时，要办理好归档接交手续，填写好接交三联单。对于证件等属于个人的重要材料，可以采用复印件归档的方法处理。

2.管理方法

不同类型的教师业务档案来源于学校的不同部门，而且种类繁多、互相交叉。为了科学管理这些档案，一般可采用教师业务档案作为单独门类系统储存、按人头分类编号检索的管理方法，充分利用电子计算机等现代化手段进行储存和检索，并为以后普及电子计算机管理做好准备。

三、教师业务档案的使用价值

l.管理和利用好教师业务档案，可以使师生员工对教师乃至学校的教学、科研有一个全面深刻的了解，有助于掌握信息，少走弯路，避免不必要的重复科研。在组织科研课题组时，尤其是跨学科的项目，可以起到优化组合的作用。还能激励教师产生一种努力竞争的动力，有利于学术梯队的建设。

2.教师业务档案可以为领导掌握人才信息、合理使用人才提供决策依据。各级领导均可通过教师业务档案来考查每一位教师的学术水平、科研能力和教学质量，可以定期考核，优选劣汰，安排合适的工作。

3.为教师晋升职称提供依据和凭证。在教师晋升职称过程中，要利用教师业务档案核实任职期间的工作量、学术成就；也可以把有关业务档案进行公开展览，请领导、评委、教师翻阅、评议，增加晋职工作的透明度。这样可以杜绝材料与作者不实和重复使用的现象，杜绝干和不干、干好干坏一个样的问题，提高晋升职称的质量，使晋职工作达到科学、民主、公正、合理。

4.可以为学生掌握科技信息、选择理想导师服务。高年级学生一般都有从事科研的愿望，喜欢选择理想的教师作为自己的指导教师。向学生展示教师业务档案的有关资料，能帮助和指导学生掌握科技信息、更新知识、确定科研起步点，通过对教师业务活动的查询，理解和了解教师教学、科研成果的价值和意义。

四、教师业务档案管理工作中应注意的几个问题

1.教师业务档案有些是属于教师本人保存的材料。

有的教师怕交到档案室会丢失和使用不便，所以有不少材料散在教研室和个人手中，这样就将有密切联系的有机整体人为地割裂了。为杜绝这种管理上的弊病，必须反复向教师宣传归档的好处，并做好严格的交接手续。

2.收集、补充、鉴别整理工作必须制度化、规范化。

要用全面发展的观点去分析教师业务档案的价值，对其产生的时间、完整程度、可靠性、有效性进行鉴别，去粗取精，去伪存真。对新增补的资料要及时分类登记，编制检索卡，尽早使用。

3.凡涉及个人版权、专利权的档案资料，在借阅使用时应制定相应制度，慎重处理，以免引起纠纷。

对涉及保密性的资料，借阅时应按《保密法》处理。

随着社会对档案利用的不断增长，档案部门科学技术条件的不断改善和提高，尤其是电子计算机等现代化办公手段的推广应用，高校教师业务档案管理一定会发挥更大的经济效益和社会效益。