浅谈公路档案信息化建设及有效管理

浅谈公路档案信息化建设及有效管理

孙玉芹

山东省淄博市公路管理局山东淄博255038

摘要：公路档案在交通事业发展中占据着举足轻重的作用，妥善保管公路档案意义重大。最近几年，随着公路工程建设投资的增加，公路档案越来越多，在这种情况下，基于信息化的公路档案管理将不可避免地发挥着关键作用。鉴于此，笔者首先简要概述了公路档案管理信息化建设的必要性，总结了当前公路档案管理信息化建设中存在的主要问题，同时给出了切实可行的管理办法。

关键词：公路档案；信息化建设；管理

前言：现在，已经步入了信息时代，知识和信息在社会的各个领域中发挥着越来越重要的作用。在现代通信技术和计算机技术的不断发展下，信息产业发生了巨大的变化。在社会信息产业中，档案部门占据着非常高的社会地位，不仅迎来了新的发展契机，而且还面临着各种挑战，对文档安全领域的控制标准给出了更为严格的标准，因此，实现当前公路档案控制方法的创新显得尤为重要，只有这样，才能够有效提升控制效率。

1.公路档案管理信息化建设的必要性

如今，我们正处于电子信息时代，当前公路档案管理正朝着信息化方向建设，这就要求公路档案管理必须顺应时代发展需要，切实提高社会服务能力。现阶段，在公路档案管理过程中，通常都是采用无纸化办公，同时使用OA办公自动化系统，大多数文件都是以机读文件的形式存在，同时要在电脑硬盘中预留出充足的空间存储，按照类别进行存放，进而保障档案管理的真实性、系统性以及价值性，有利于相关部门顺利开展工作。然而，当前绝大多数公路档案管理相对滞后，往往只看重纸质档案，档案信息化素质与信息化意识不够强烈，缺少相应的规范和标准，造成信息管理不畅，严重阻碍了公路档案信息电子化的长足发展。公路档案信息化建设需要档案信息共享，档案信息数据库建设，合理地使用现代科学技术，同时必须加强工作服务模式的转变，只有真正做好这些工作，才能推动公路交通事业的可持续发展。

2.公路工程档案建设中存在的问题

2.1缺少资金

资金在高速公路档案信息化建设过程中发挥着重要的支撑作用，充足的资金不但有利于网络维护，而且还可以用于软件安装和硬件配置。目前，电子设备的更换速度非常快，为了降低档案管理的安全风险，必须及时更新产品，特别是杀毒软件和防火墙。档案信息化的建设不是一蹴而就的，而是需要持续改进和完善的，在此期间，离不开充足资金的支撑。

2.2管理制度滞后

为了更好地推动档案信息化建设，有必要建立一个符合实际要求的档案管理系统。但实际情况是，大多数企业没有标准化管理意识，有的仍然遵循传统管理模式，同时，档案工作者没有规范的操作程序。办公室的工作存在许多技术问题，有些人也会因为没有具体的工作内容而松懈，这不仅不能满足信息管理的要求，而且还会带来一定的阻碍效应，影响企业的可持续发展。

2.3信息化人才匮乏

许多档案部门一直在倡导信息化改革，但往往只是流于形式，并没有在实践中真正实施。造成现有资源没有被合理利用，导致资源出现严重的浪费。此外，由于档案管理工作环境闭塞，很多工作人员缺少信息意识，未能及时跟上时代发展，出现了信息化设备、技术以及人员的断层，进而使信息管理没法真正落实。有些企业为了最大化的获取利润，不仅控制生产成本，而且还减少专业型人才的使用，长此以往，不但影响了工作效率，而且还影响了档案信息管理工作的进程。

2.4缺乏安全措施，档案资料的安全受到威胁

在档案信息管理过程中，存在两大风险：一是网络安全；二是档案管理系统的安全。要想切实保障档案数据的信息安全，单纯的通过设置复杂的密码和改变防火墙是不会真正发挥作用的，只有不断升级系统，使系统变得更加完善，安全设施更加成熟，才能真正保证数据的安全性。当今世界网络的任务是确保数据的安全性。任何节点或站点都可能被黑客入侵，由此可见，网络的不安全性是阻止信息网络发展的最大障碍。

3公路档案信息化建设有效管理办法

3.1改进档案管理机制，构建数字档案

在进行公路档案管理信息化建设时，必须按照相应的规章制度严格执行，从而确保公路档案信息管理建设的安全。在档案管理系统中，必须认真贯彻执行相关的规章制度。因此，公路档案信息管理部门需要结合实际情况，制定出健全的管理制度，从而不断完善和改进现有的公路档案管理机制。为了管理日益增长的档案，必须建立符合档案规范的公路数字档案，对公路档案实行数字化管理，共享公共档案信息，从而不断满足社会对档案利用的增长需求。

3.2提高管理人员的素质，切实做好档案存放工作

档案管理人员的综合素质水平将直接关系到公路档案管理的有效性。各级公路主管部门应当定期组织培训公路档案人员，不断提升专业技能，补充新知识，通过培训切实提高档案人员的综合素质，进而掌握相关的专业知识，改善整体工作现状。最后，培养出一支专业水平高的优秀团队。随着办公自动化的深入和大量电子文件的出现，档案工作者需要学习电子档案管理的知识，跟上时代发展步伐，从而帮助企业树立良好的社会形象。此外，还要注意文件的规范和电子文件的识别，不仅包括媒体文件的分类，还包括文件的完整性和真实性。真实性是指电子文档的内容和背景信息与原始状态一致，检查电子文件的背景信息、内容等是否全面、完整。

3.3重视公路档案信息化管理

在进行公路档案信息化建设时，管理者应打破传统观念，积极转变，必须高度重视和关注公路档案信息管理，将工作落实到位，履行好自身职责，不断加快公路档案信息化建设步伐。在此期间，需要有关部门和工作人员落实好宣传工作，不断加强对档案信息管理的重视。另外，管理者也需要提高自我认识，不断提升自身专业素质，有效开展和学习高速公路档案管理信息的相关知识，同时摒弃那些落后的传统思想，使档案馆管理人员可以深入了解当前档案管理的实际情况，充分重视公路档案管理的信息化建设。

3.4实现道路档案信息共享

在进行公路档案管理信息化建设时，必须事先进行数字化改革。不但要将纸质文件朝着电子文件转变，同时还要建设好公路档案信息数据库，这样不但能够达到相关部门对信息的需求，有效处理好相关问题，而且还能够解决纸质文件工作效率低，占用面积大。另外，档案信息库成立以后，要特别注意及时更新和补充，真正保证公路档案信息的全面性、及时性和有效性。与此同时，高速公路档案管理部门应充分利用网络通信的优势，既要保证信息的安全，又要建立信息共享网络平台，实现资源共享。这样，可以大大拓宽信息渠道。通过共享平台，人们可以全面了解相关公路建设信息，帮助政府提供社会威信和地位，同时还可以有效提升工作效率。

3.5公路档案信息管理平台建设

在办公自动化系统的基础上，建立了档案信息管理系统。公路档案信息管理系统通过集成其他智能控制系统，来有效完成数据，界面和相关指令的统一。在道路施工期间，根据相应格式和编码的不同，需要将不同的信息传输到数据中心，其中每个系统都是从数据中心开始检索数据的，同时，所有的业务系统都会被记录和合并，岗位不同，所对应的界面和授权也是不尽相同的，只有这样做，才能使公路档案管理更加趋向信息化。

3.6加强认识、统一组织

在社会信息化发展的进程中，需要不断引入先进的档案信息化建设理念，同时要求国家档案局可以统一纸质档案的数字化建设、电子文件以及数字档案等内容，有效预防和阻止不规范现象出现。在档案信息化建设中，应遵循文件集成管理原则、双套制管理原则以及信息网络安全原则等，此外，规定国家档案局全权负责管理。档案信息化建设直接关系到档案事业的长足发展，因此，将此列入到国家信息化建设全局中，做到协调统一发展。

结束语：

总之，公路档案管理信息化建设是一项非常复杂而系统的工作，在具体实施过程中，仍存在诸多问题和不足，如档案管理模块不够健全、没有统一管理模式等，不仅影响档案管理的工作效率，而且阻碍了档案管理的信息化建设。基于此，我们需要建立和完善档案管理机制，切实加强档案信息网络服务，不断增强档案管理人员素质，同时加强与电子政务的整合，采取切实可行的措施来规范公路信息化档案管理信息化。只有这样，才能够真正确保公路档案管理的标准化、科学化、规范化，加快公路档案管理信息化建设，推动公路交通事业的长足发展。

参考文献：

[1]池文敏.解析高速公路项目档案信息化管理[J].办公室业务.2014(21):112.

[2]胡志患，曹平，浅谈高速公路建设项目档案信息化建设，湖南交通科技，2007,01:77-80.

[3]杨凡，万进，唐江玲.档案信息化建设与发展研究———以四川文理学院档案馆为例[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013（3）：240~241.

[4]张英奎，王晓.面向全球生产网络的企业档案信息化管理研究[J].北京化工大学学报（社会科学版），2013（2）：36~40.

[5]刘瑛.网络环境下高校档案信息化建设进程中的问题与对策探析[J].中国教育信息化，2012（5）：4~6.