探究档案管理的发展趋势——档案信息化

探究档案管理的发展趋势——档案信息化

冯国梅

惠城区文化馆516008

摘要：本文主要阐述了档案信息化管理的必要性和电子档案工作现状，同时，提出了加强档案信息化管理的措施，包括培养精通计算机技术的档案专业人才、建立健全维护电子文件真实和安全的法规、制定科学的电子档案工作标准和规范、加强档案目录数据库建设等，通过说明以上措施，为相关人员提供一些参考。

关键词：档案管理；档案信息化；电子文件

一、档案信息化管理的必要性

档案信息化是指在国家相关档案行政管理部门的统一规划下，所有的档案管理日常工作全部使用信息化技术，来实现档案信息资源的处置、管理、提供服务等工作。在现如今的档案管理工作中，实施信息化管理是我国发展的需求，主要体现在三个方面：第一，降低纸质文献的使用率。由于大部分的档案需要进行长期保存，在存储的过程中，无法避免文档纸张受潮甚至是火灾等灾害，为了改善纸质文档的存放条件，需要进行信息化管理，来减少每年花费的大量文档保管费用和人力费用。第二，档案在使用过程中，无法避免多次查阅和翻动，容易使原文件存纸张破损或者遗失，给保管文档工作带来非常大的困扰，通过信息化管理，能够将文档的信息以网络文件的形式保存，能够解决文件损坏和丢失问题。第三，信息化是世界科技发展和社会发展的趋势，无论是从经济、政治、文化、科技等多个领域，社会的各个角落，信息化无不彰显其独特的魅力，将信息化技术应用在档案管理工作中，能够提升整体文件管理工作的质量。

二、电子档案工作现状

随着信息化技术的不断应用，我国档案管理工作也不断进步发展，但是仍旧一些问题困扰着我们。

首先，电子档案的保密性问题。世界网的形成给人们带来便利的同时，也导致网络安全漏洞的出现。人们可以用任何网络终端设备都能够搜索到存储在其他网络设备中的电子文件，网络资源开放式的功能，增加了档案管理的风险性，容易使一些机密档案被窃取，从而影响档案管理的安全。此外，网络终端上的电子文件也可以同时共享给若干个终端，这对需保密的文件和限制提供利用的文件来说，带来了极大的安全威胁。

其次，电子文件容易被删改，且在修改后无法留下任何痕迹。在信息化技术形成虚拟文件过程中，拟稿人不需要留下自己的笔迹，负责人不能签发文件材料磁盘，这样的情况使得文缺乏一定的真实性、权威性，甚至有人在网络档案文件中，进行修改和删除，也无法立即确定档案是否被更改或者删除内容。

再者，随着办公自动化的发展，很多企业单位都致力于实现无纸化办公，将传统的信息、公文等文件通过信息化技术储存在电脑中，人们只需要操作程序软件就能够找到所需的信息。这种方法简化了档案的归档和存储构成，也方便利用。但是，一旦网络瘫痪或者崩溃，比如出现“勒索病毒”等问题，有可能导致电脑中的软件无法应用，甚至被损毁，有可能导致无法挽回的损失。

第四，档案软件缺乏通用性。现如今，档案管理软件缺乏必备的信息管理功能，很多档案部门应用的计算机型号不同、系统不同、规格各异，导致各自开发档案管理软件无法通用，而且，还缺乏一个既具备文件检索功能，又可应用于档案信息管理的有效信息化软件系统，由于档案部门之间的软件不能互调，无法利用电脑完成信息管理工作，也就不能快捷地检索文献，这一问题阻碍了档案管理信息化的发展[1]。

三、强化档案信息化管理的措施

首先，加快人才建设，培养档案专业人才。档案管理信息化需要应用到专业知识和信息化技术，为此，管理者需要培养一批既掌握档案业务又精通计算机技能的人才，将他们组织起来，打造出一支信息化的档案管理队伍，是现如今档案部门的重要任务。管理者可以通过专业知识的培训，加强单位全体人员的计算机知识掌握、软件操作能力等，同时，也可以通过招考、深造等渠道，来选拔、培养计算机应用的人才，然后丰富其档案管理的专业知识，使他们既精通计算机技术又能够掌握档案业务；不仅会操作软件，而且还会编写程序，设计软件。

其次，是购进质量好的办公设备。现如今的电子计算机多种多样，价格也不同，档案管理部门存放着重要的电子信息，因此，需要配备先进的计算机，来保证工作的流畅性。管理者要选择运算速度较快、存储容量大、精确度高、逻辑判断能力强的电子计算机，有的电子计算机还具有自动运算的特点。将这样的电子计算机应用到在文件的管理上，通过设置接收、查找、借阅、归还等程序，来实现文档的归档、利用和管理工作。在管理档案时，利用电子计算机，能够完成编程检索工具、内容介绍和制作查找目录等工作，还可以应用在库房管理。因此，要配备质量好的电子计算机，来提高档案馆、档案室人员的整体工作效率，也可以提高档案信息化管理水平。

第三，建立保护电子文件真实性和安全性的规定。在电子文件的管理、归档等操作过程中，信息有可能被更改，即使是完善的信息技术，也需要有管理措施来保证技术的落实效果。因此，管理者需要建立电子文件保护的管理制度，对于维护电子信息档案的准确性、真实性，具有非常重要的意义。管理者可以建立针对性的规定，包括软件的操作流程、不同级别管理人员的文件查看权限、档案借阅和查找的时间等，通过这样的规定，可以将电子档案的使用方法、使用时间、使用权限等内容按照标准规定下来，如果违反这些规定，要进行相应的处罚，促使人们自觉地遵守档案管理规定。同时，也要确定电子文件、电子档案的凭证作用，确定文档的制作人员、签发人员、核对人员等，来确保档案管理电子文件的准确性和真实性[]。

第四，管理要建立一个完备档案目录数据库。现如今，我国的信息化档案管理工作不断发展，但仍未有一个能够实现交换数据功能的目录档案系统，使得档案管理系统落后于网络发展。因此，管理者需要根据当地的档案管理机构，所管理的档案文件数量和作用，来建立一个数据管理系统，来观察档案的流动和使用情况。以一个县级市为例，档案管理文件可以达到50万份，管理者可以按照五十万份的数据，构建与数据数量规模相对应的档案目录数据库，在建设的过程中，还要积极吸取更为先进的省级档案管理模式，开发出标准化的档案管理系统，来实现以档案系统的信息化建设。

结论：综上所述，档案信息化管理能够促进档案管理的发展。在此基础上，通过加快人才建设，能够打造出一支信息化的档案管理队伍，促进档案管理的发展，同时，通过购进质量好的办公设备，能够提高档案室整体人员的工作效率。因此，档案管理的发展趋势是档案信息化。

参考文献：

[1]张丽娜.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].现代国企研究,2017,(12):118.

[2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案,2017,(01):17-18.