工程设备档案管理

工程设备档案管理

卢晓燕

中航工程集成设备有限公司北京102206

摘要：设备的档案管理对于工程的管理和顺利进行有着非常关键的作用。工程设备的档案信息是快速处理设备故障问题的必要条件，对于施工设备的运行、管理及保养有着非常重要的作用。现在潜在的重点问题是工程在运行的过程中，对其设备的材料收集不及时不全面，对其档案的资料缺乏完善的制度管理。其中，最关键的问题是员工的档案意识薄弱，急需增强全体员工对档案及时收集整理的意识。因为只有做好设备档案的管理，才能促进工程项目顺利的运行。

关键词：档案管理；信息化；格局；思考

引言：建立工程档案是对工程建设的全方位的真实记录，会展示出工程实施的每个环节的真实运行的状况。它会直接反馈工程建设的整个运行过程。工程设备档案是工程建设里必不可少的主要部分，也是检验工程建设的品质问题的凭证。建筑工程的档案汇总是否正确无误，会给施工设备的修理及管理带来严重的影响。所以，做好建设工程设备的档案整理工作是十分有必要的。

一、设备档案管理的作用

随着我国科学技术和生产力的不断发展，设备档案逐渐地越来越重要，发展迄今其重要性已经相当于基建档案。在企业竞争中，设备档案的资料也是企业实力的表现。在企业进行招标的时候，企业是不会把设备装置直接地给业主的。企业只有把设备的档案信息交给合作方证明自己的真实实力之后，才能够取得合作方的信任。

设备档案中的信息都是工程里技术人员在实践中总结的精神食粮。所以，为了避免施工当中发生安全事故，工程的专业人员及设备的操作人员都要认真学习设备档案资料的内容，才能灵活操作、运用自如。比如推土机操作灵活、运输方便，是我国施工企业基建工程中使用量大面广的机械设备，只有认真学习档案资料，真正掌握正确的操作技能，才能在“起步”、“行使”和“作业”中运用自如，提高功效，降低成本，减少机车磨损，确保使用安全。设备档案资料为设备的租赁、使用提供安全依据设备档案资料对设备的检查、维修和保养提供凭证和参考作用，防止设备带故障运转或施工作业人员盲目违章操作，从而杜绝或减少事故的发生。

设备档案资料是设备使用、管理、维修的重要依据管理好设备档案资料，为保证设备维修工作的质量，使设备处于良好的技术状态，提高设备使用、维修的水平，充分发挥日常服务职能，有针对性地降低安全隐患，以提高企业生产工作效率。同时设备档案在企业工作中起到工作考查、科研、经验总结、技术交流的作用，它对企业当前与长期的工作、生产和科研工作起着凭证和参考的作用，是企业进行生产和设备检修的根据。设备档案材料为企业的设备安全操作提供可靠依据加强对购入的设备、配件及有关原材料的原始档案的管理，按计划及时提供设备安全技术措施项目所需的设备档案材料，使其安全可靠运行。

二、工程档案管理存在的问题

1.基层工程建设单位普遍存在重视工程设备管理和使用，轻视工程设备档案管理的现象。一些工程设备管理人员在验收登记工程设备时只是简单做一点记录，却不注重验收登记结束后的规范存档，设备的保养、维修等记录残缺不齐，工程设备资料缺失的现象比较严重。一直以来，施工的企业在工程建设时，比较重视工程的进度，会花费大量的精力，缺忽视了工程技术材料的质量、及文件资料的管理。工程设备档案的完成度不够，会导致工程设备档案的存在可有可无，会增加隐患和成本。档案管理的工作没有落实到具体的个体员工。工程的各部门之间没有及时地进行信息交流，造成档案管理与实际情况严重不符。

2.工程设备资料的收集整理没有做到及时性和真实性。

因为工程档案工作周期性长，参与的部门较多，各部门的工作人员的档案意识大多较弱，导致资料的收集往往不够及时。例如，工程设备在购进进行验收的时候，工程建设的相关部门员工把原始购买资料拿走且未让档案管理部门手机一手资料;不按照规定的步骤去施工，私自进行先完成工程再给档案管理部门回馈相关的信息等现象，皆会成为工程信息统计混乱的原因。

3.工程档案管理的工作人员素质有待提升。

有资料显示，工程建设的资料管理工作人员大多都不是与工程专业相关的，专业性不高，与工程档案管理的需要不相匹配。此外，大多工程的资料管理人员把资料放在办公室保存，使得其保密性、安全性极低。有些公司不重视档案管理，会让档案管理人员同时管理多个项目的资料，这有可能会使工作人员在忙时，把一个工程的信息弄到另一个工程的保存归档中。

4、工程设备的档案管理制度不健全。

没有行之有效的档案管理策略和管理制度。工程设备的档案管收集的是哪个部门，管保存使用的是哪一个部门，没有进行明确的目的性的分工。工程设备的档案管理惩罚体系、工作的长期规划、工作的要求企业没有对其进行合理的制定和有力的监督。

三、提高工程设备档案管理的措施

1、建立完善的档案管理的章程。

保证其工程档案的质量的有力措施是需要建立一套有效的工程档案的管理制度。只有健全了档案的规章制度，才能够使得设备档案的收集资料工作有章可循，确保按照统一的章程进行一致地任务完成。而且在工程项目开工前，就应该在工程部门建立起档案的责任制，明确分工收集、整理、移交的职责，进而按照章程管理其工程档案，以确保档案与工程的进度一致。2、加大工程设备相关资料的收集力度

依据工程设备档案的管理要求，每个参建的部门都应有专业的档案信息收集人员，分清楚各自的管理权限，从而建立起来工程设备档案管理的网络体系。促进其深化职能，增强各工程设备操作人员和档案人员间的必要业务交流和沟通。首先是要规范其使用、签订各种工程设备的使用说明及图纸，确保其工程设备档案的规范性。其次是建立工程设备档案的登记账，确保在移交至工程建设的综合档案室里更为安全的进行保管，做到真正解决以前分散保管工程设备资料造成资料遗失的问题，从而保证工程设备档案的连续性、完整性及其安全性。

最后，在搜集纸质档案的同时，就要把电子档的文件档案给收集完整，并且做好多个备份，以便不时之需。

3、不断提升档案管理人员专业素质

工程档案的编写是在工程建设的活动里非常重要的一项内容。档案的管理人员必须先明确其工作的范围及职责，再依据工程档案整理编写的具体要求，进行工程档案真实完整的编制，真正地做到有据可寻。此外，要增加力度对工程设备档案登记的专职员工进行专业化的培养。企业希望员工可以通过短暂的培训、相互交流有用的经验等方法，及不定时地进行额外学习、检查、监督，使员工可以尽早熟练地开展工程设备的登记管理作业。重视开发档案的信息资源，一方面是工程设备对档案的高效运用。想要改变传统的“坐等查阅”信息方式，建立起方便快捷的“效率服务、追踪服务、及全程服务”的模式。并且想要在此基础之上，进行大胆的创新，实现单位系统内工程设备档案信息的共享。二是深入地开发市场信息的资源。通过工程建设单位的相关设备档案信息，来增强系统内外的联系，从而建立起工程设备信息的网络，促进工程建设单位的研究人员能够有效地应用设备，达到提高工作效率和质量的目的。

档案人员要树立起主人翁的精神。尽管档案管理的工作是十分枯燥、琐碎，但是档案人员仍然要热爱自己工作，才能更好的完成自己的工作。另外，档案管理的人员一定要做到嘴勤、手勤以及脚勤，不能坐等相关的信息让他人送到手边，自己需要根据实际的情况进行定期的收纳整理资料，避免其滞后性。

四、结语

建立设备档案是对工程的整个过程中设备的完整记录。加强工程的设备档案事务目的是为了更好的对设备进行规范管理，避免不必要的麻烦。但由于在工程实施的过程中，设备所涉及的使用的方面较多，这需要工程的技术人员不仅要熟知工程建设方面的专业知识，也要对于设备的档案管理具有一定的了解。身为工程档案的管理人员，我们必须根据工程实施的具体情况，全面考虑设备在不同的运行阶段对档案管理的事务的有什么不一样的要求。然后，通过系统全面的搜集、整理及入档保管的工作，让工程设备档案促进工程的顺利进行。

参考文献：

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