服务于社会提升洪屏工程档案建设与管理

服务于社会提升洪屏工程档案建设与管理

郑淯娓

江西洪屏抽水蓄能有限公司江西宜春330603

摘要：随着我国社会主义市场经济建设不断发展，洪屏工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展，如何加强水电工程档案资料管理工作是提高工程质量的一项非常重要的工作。水电档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，为单位事业发展提供了依据和条件。面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。加强基建档案采取有效措施，提高对基建档案重要性的认识，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

关键词：服务于社会；国网；洪屏工程；档案管理

引言

近几年以来，洪屏工程档案工作立足工程建设实际，随着新形势、新任务和新要求，紧紧围绕公司工作总体思路和指导思想，积极开展档案工作。2014年，洪屏工程档案管理工作迎来以工程创优为目标，以“文件包”制度为手段，积极为工程建设服务，全面完成了各项工作任务。在国网新源公司的关心、指导下，紧紧围绕“建设精品工程、争创一流档案”工作目标，加强规范建设，强化档案职能，优化档案管理，公司档案综合管理水平稳步提升。洪屏电站通过努力下，工程建设冲击“一年四投”并由基建期转入生产期的关键之年。时刻围绕“建设精品工程、争创一流档案”目标积极开展各项工作。在公司领导的重视、关心和支持下，在各参建单位档案人员的积极努力下，较好地完成了各项任务。通过探索和实践，建立起一整套运作体制，各门类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、保密和利用等工作环节都严格按照档案室的各项制度和规范进行执行，档案工作做到有章可循、规范有序。

1、加强领导，明确责任，规范管理

根据人员变动和主体标进场的变化情况，及时调整了档案管理体系和管理网络，明确了各级人员的工作职责。洪屏公司与建管部档案室合署办公，统一管理公司各种门类档案，做到统一领导、统一制度，集中管理，工作职责更加明确、清晰、流畅。组织体系不断健全。今年参建单位档案管理体系人员变动较大，为了不影响档案工作，公司适时调整了档案管理体系和管理网络，明确了各级人员的工作职责和工作任务。档案专职人员也由原来一名增加到5名，档案管理队伍不断壮大。洪屏公司档案工作一向受到公司领导的高度重视，公司党委书记亲自分管档案工作，将档案工作纳入公司的议事日程，并作为重点工作来抓，及时掌握并解决档案工作中存在的各种问题，按照“统一领导、统一管理、统一规格、统一标准”的原则与工程建设同步开展。

2、负责工程建设，全方位渗透档案管理

加大考核力度，持续改进工作，同时对各参建单位进行档案工作考核评比，并对工程档案管理中存在的问题举一反三，及时解决档案管理中存在的问题。推行“文件包”管理制度，使一切施工作业活动均有文件依据，使施工作业活动的结果均可追溯。每季度洪屏公司会同监理单位对施工单位的“文件包”建立情况进行监督与审查。对执行不到位的施工单位，按照《江西洪屏抽水蓄能电站档案考核管理制度》，在“文件包”管理制度的约束和指导下，洪屏公司的档案管理秩序得到了明显的提升。通过“QC”应用将主体工程合同项目档案的整体移交化整为零，根据项目文件形成阶段，将施工单位原材料质量证明文件提前至按年度移交；施工文件增加分部工程验收环节，在分部工程验收时要求施工文件一起验收。最后将“QC”成果用于实际工作，细化归档流程，缩短整理档案的时间周期和归档时间，将主体工程合同项目档案的整体移交化整为零，根据项目文件形成阶段，将施工单位原材料质量证明文件提前至按年度移交；施工文件增加分部工程验收环节，在分部工程验收时要求施工文件一起验收，并在每个分部工程完成验收后的20天之内必须移交归档，提前至按分部工程移交，提高了项目文件的归档效率。

3、深化“即时接收”服务意识，更好地为档案利用服务

根据档案信息化建设的需要，洪屏公司为档案室配置了彩色复印机、数码像机及扫描仪、计算机。对新进场的主体工程施工队伍要求加强档案硬件设施的投入，根据公司发展需求档案室配备了多功能一体机、工程图OA（打印/扫描）机、全能型针式打印机等档案数字化专用设备，使档案数字化工作与档案整编工作同步进行，实行纸质文件和电子文件同步管理，全部档案信息采用移动硬盘进行备份，为信息及时收集、整理和档案的保管，提供了有力的保证。

4、立足工程建设，深化编研工作

制定下发了《洪屏抽水蓄能电站工程档案管理考核办法》及《洪屏抽水蓄能电站档案分类表（6-9大类）（试行稿）》等。通过对工程档案管理的监督、指导。根据《江西洪屏抽水蓄能电站工程档案管理考核办法》，对监理单位的每季档案管理工作进行了考核检查，并参加监理对施工单位的考核检查，在监理组织的每季档案工作会议上，通报监理的考核结果，及时协调档案管理中存在的问题，做到举一反三，不断改进和提高档案工作水平。

为了能做好公司档案工作，特意制定印发了《文件材料归档制度》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅管理制度》、《声像档案管理制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定和销毁制度》、《江西洪屏抽水蓄能电站土建、金属结构及水工仪器单位工程文件包管理制度》。为了全方位渗透档案管理，重新修定了《江西洪屏抽水蓄能电站档案考核管理制度》，并根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》规定等等，各施工单位制定了本单位的档案管理应急预案。补充完善《江西洪屏抽水蓄能有限公司项目档案收集整理实施细则》、《江西洪屏抽水蓄能电站档案分类表（6-9类）》。

5、存在的主要问题

这几年下来，档案管理工作水平在各方的共同努力下有了明显的提高，但时刻也存在一些瑕疵。一些个别单位对工程档案的重要性认识不足，档案意识不强是最为突出，档案人员严重缺乏专业知识，造成文件收集不及时、不完整等现象。对文件编制不规范，技术人员只是看着工程建设，不懂的轻档案收集和归纳，同时会出现施工记录与工程进度不同步等，个别单位单元验收评定表签字不齐全，另外个别施工单位档案专职人员变动较大，最终影响档案整编质量及进度，为此这些问题需要进一步得到重视，期待今后积极配合档案管理工作人员的收集，改正不好的意识。

6、工作体会

通过这几年来，全部项目档案汇总、整理、编目、归档起来，要克服档案数量多、时间紧的问题，为了更好地为公司和洪屏工程提供优质服务，以前以创新为动力，接着以“依法治档、科技兴档、强化服务、发挥效益”的工作思路，通过推行“文件包”管理制度，加大工程技术人员和档案管理人员的档案专业培训，提高档案管理水平，争创建设精品工程、服务一流档案为目标，全心全意就挨打工程文件归档力度，全面完成每年度各项目标任务，为创建洪屏电站“国优”工程奠定坚实基础。

接下来按照国家档案局《重大建设项目档案验收办法》的规定，组织对工程档案的质量进行自查，查缺补漏，为项目档案验收把住最后一道关口，将有关问题解决在正式验收之前。确保项目档案的完整、准确和系统，为项目档案顺利通过专项验收创造条件。要求各参建单位在2017年8月份全部完成移交归档工作。各参建单位需编制《竣工档案整理移交计划表》，加强过程控制，督促计划落实。落实分部、单位、合同工程档案验收、移交工作，严格执行竣工文件逐级审核验收程序，会同监理及技术部门一起对项目文件的完整、齐全、组卷格式、案卷质量、闭环情况进行预检，把好项目档案的验收质量关。做好公司各类文件材料的收集、整理、归档工作，保障档案的齐全、完整性。工程项目档案的整理、归档工作是工程档案工作的重中之重，它直接关系到工程档案的专项验收和达标投产验收，因此各参建单位领导都应高度重视，按时完成合同工程档案归档工作。

参考文献：

[1]梁颖.信息时代下企业档案管理与创新[J]经营与管理，2015（1）：29-30

[2]汪业林，张鑫文，李亚平.水电企业工程档案管理创新实践[J]中国档案，2017（3）：60-60

[3]赵霞.信息化建设在工程建筑档案管理中的应用研究[J]办公室业务，2017（5）：57-57