浅谈独立学院档案的收集与归档工作

浅谈独立学院档案的收集与归档工作

王译旋

（西安交通大学城市学院，陕西西安710018）

摘要：独立学院档案工作是独立学院工作的重要组成部分，是办好学校的基础工作之一，解决档案收集归档问题仍是独立学院档案工作中的重要任务。为了更好地做好档案管理工作，本文对独立学院档案的收集和归档工作中出现的问题提出了建议。

关键词：独立学院；档案；收集与归档

独立学院档案工作是独立学院工作的重要组成部分，是办好学校的基础工作之一，也是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志和依据，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，在独立学院本科教学、科研、人才培养等方面起着举足轻重的作用。

独立学院经过十余年短期发展，档案管理工作已逐步规范，独立学院的档案馆（室）作为档案管理的一级部门依据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）制定了各类档案的管理实施办法与归档范围和保管期限表，以及《电子档案管理办法》等档案管理制度体系，并对档案的收集、归档等管理业务作出了详细的规定，但档案收集与归档的实际工作效果与《高等学校档案管理办法》的要求和部属、省属普通高校相比，还存在较大差距。

1独立学院档案收集与归档的问题

1.1独立学院归档二级部门领导对档案的收集与归档工作没有给予应有的重视。

独立学院归档二级部门领导未能对档案的收集与归档工作给予高度重视，没有把这项工作摆在应有位置，不愿或难以实施有效措施与学院档案馆（室）进行积极沟从而解决收集与归档中出现的问题；甚至一些领导只注重教学科研产生的经济效益和社会效益，忽视开展档案收集与归档工作；有的领导认为档案收集与归档工作过于空虚，未能正确认识到档案资料的收集与教学科研活动的同步；更有甚者不接受部门立卷制度，认为档案收集与归档工作是学院档案馆（室）工作与学院各部门无关。

1.2独立学院归档二级部门的档案管理人员业务水平不高，不够用心。

独立学院归档二级部门领导对档案工作重视程度不高，导致对本部门档案管理人员的素质要求也较低。独立学院各部门不设立档案管理岗位，而是由本部门教学秘书或办公室秘书兼职担任负责本部门档案收集与归档工作，不是安排专人专管，导致工作效率不高；有的部门档案管理人员虽然经过学院档案馆（室）一次又一次系统档案管理培训，但依然不用心、不负责，只重视红头文件或外单位来文的收集，忽视本部门在教学、科研及管理等职能活动中形成的业务材料的收集与归档，使得真正反映本部门履行职能职责及开展重大活动的重要材料滞留在部门和个人手里，造成归档文件材料不齐全、不完整，削弱了档案的利用价值。

1.3独立学院档案的收集与归档工作中只重视文书档案的收集，易忽视电子文件材料的收集。

电子文件的归档是一项难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者出于传统观念，认为电子文件不是文件而忽视其归档；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

因此，以上各种主客观原因，在独立学院档案收集与归档工作中，档案资料收集较为困难，许多价值很高的档案信息资料都白白流失了，给学校带来不可估量的损失，因此解决档案收集归档问题仍是独立学院档案工作中的重要任务。

2加强独立学院档案收集与归档的建议

2.1独立学院二级部门档案工作分管领导应切实履行职责，支持、督促本单位负责档案工作的人员完成归档工作。

首先，独立学院二级部门档案工作分管领导应积极参加由学院档案馆（室）组织的档案管理人员的培训及学习内容《中华人民共和国档案法》《陕西省档案管理条例》《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规从而增强依法治档观念，充分认识做好档案工作的责任感和紧迫感；其次，多参观、浏览多种形式的档案宣传教育活动，通过档案网站、档案展览等形式不断提自身档案管理意识。

2.2提升独立学院二级部门档案管理人员的管理水平。

独立学院二级部门档案管理工作人员的管理水平与档案的收集、归档效率以及归档质量之间具有紧密的联系。因此，要想加强档案的收集和归档效率，就应该提升档案管理人员的的管理水平。

首先，部门档案管理工作人员也应积极参加各种档案管理培训，学习各种档案管理法律、法规，增强他们的责任感，使他们都能够掌握专业的档案管理知识，对档案收集和归档有更深了解，并严格按照规定的流程进行工作，从而在工作中取得更高的效率。

其次，在日常工作中，各部门负责档案工作的管理人员应对本单位重要事件、重大活动中形成的档案材料，可设置类目，并将办理完毕的所有文件材料（注意是否漏盖公章）随时归入相应的类目之中，以确保文件材料的有序管理，也为归档工作奠定基础。

2.3独立学院各二级部门须提前做好与档案纸质材料相对应的电子档案整理工作，电子档案与纸质档案材料同步归档。

档案的收集归档工作除了数量上要照归档范围所覆盖的内容收集齐全，全面准确外，还应当对纸质档案和电子档案同步归档。网络信息化时代，归档文件呈现了多种载体的特征，除了传统的纸质文件材料，各类类载体的档案越来越多。档案电子归档材料包括电子、网络数据资源、课件等多媒体电子文档等多种形式。一定要遵循纸质档案与电子档案同步归档的原则，做好档案的收集归档工作。

参考文献

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[4]杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨.工作探讨.城建档案.[J].2017