浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用

浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用

刘保利

天伟电厂新疆石河子832000

摘要：随着电信网络的发展，国内外多家企业和事业单位率先基于4G网络分别开展了企业和单位内部文档管理、信息记录等档案数字化建设进程。档案数字化已成为国内企业核心竞争力的代表之一，同时档案数字化建设也使得同样内容的档案将占用更少的库存空间和服务成本，促进各个单位的内部建设和档案管理。各单位采取档案数字化建设，是各个部门在信息竞争领域发挥优势的有效手段。

关键词：档案数字化;档案管理;数字化建设

一档案数字化建设的意义

所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化建设档案的整理工作，主要有以下几点意义：

1有利于实体档案的安全保存

档案文件的数字化建设后，所有实体的档案文件都被数字化形式传输至网络上，实体档案可以直接封存起来，保证其不被损坏或遗失。

2档案的便捷式管理

以数字化形式将档案保存在计算机中，从档案的接收、归档、编目、典藏到流通都可在数字化基础上实现现代化和智能化的档案管理，方便档案管理人员的随时调取、迁移以及整理。减少了工作人员的工作量，提高了档案管理工作的效率。

3建立档案信息库

档案的数字化建设，可以使每个档案馆借助互联网平台建立自己的档案信息库，有利于各档案馆之间的档案资源共享。

二档案数字化建设工作中遇到的问题

尽管现在科技手段已经比较成熟了，但在档案数字化建设的工作过程中，或多或少的遇到了一些问题。

1数字化档案存在安全隐患

档案的数字化工作是一项大工程，由于之前缺乏档案数字化建设的经验，在数字化建设中，许多的纸质文件可能因为工作人员的疏漏没有被记录在网络上，造成一些资源的缺失，再加上档案馆数字化是将纸张上的信息转化为电子信息，电子信息远比纸张上的信息容易大面积的转移[3]。一些档案信息在网络上可能会被盗取用于其他用途。

2缺乏专业的档案数字化管理人才

由于多数档案整理人员习惯于传统模式下的档案整理工作，对于档案的数字化管理缺乏一定的专业理论知识，对于数字化管理的软件操作流程会不太熟悉，容易造成工作人员在管理档案时出现漏洞，导致数字化档案建设失去了原有的意义。

3数字化建设依赖于科学技术

档案的数字化建设会使档案的整理工作对互联网技术、计算机技术依赖性增强。由于当前的软件发展速度非常之快，软件需要常常的更新，修复其中的漏洞。这对档案的管理工作来说有一定程度的影响，并且会加大档案对于技术的依赖，遇到一些断网或者断电的突发情况时，管理系统无法使用，档案管理工作不得不停止。

三档案数字化建设的必要性

1档案信息安全保障原则。

我国现今事业单位为了保证内部档案信息不被泄露大部分采用内网形式进行管理，内网档案系统的封闭性特质能够为机关事业单位档案信息安全带来一定的保障，并拥有从早期开始便具有无线网卡物理地址过滤、服务区标识符匹配与有限等效保密等优点。随着研究发展，现今的内网安全性能得到提升，使得其在面对未经授权用户访问、接入与攻击等情况下，进行先进的身份认证措施环节。

2档案文档一体化原则。

我国档案数字化建设过程中，大部分事业单位对于内部控制的认知是由一个完全的、整合的设计进行统筹一体化，因此大部分内部档案数字化建设在思路上更加倾向于采用附加模式系统。由于事业单位主系统文档数字化相对内部档案信息化建设更快更先进，使得事业单位在研究附加模式系统的方向上受到了影响，也因此产生了档案文档一体化。

3电子文档与纸质文档并存原则。

在传统档案交接工作中，无论何种单位的工作人员都是采用人工操作进行档案登记。随着我国计算机技术的发展，大部分传统的行政工作人员舍弃了以往的手工档案登记，转而将其分类为数字化档案的OA系统收发模式，单位为了把控纸质文档的原始性质与电子文档的便携性，也因此在档案数字化过程中确立了电子文档与纸质文档的并存原则。

四我国事业单位数字化档案研究成果

1实现内部信息资源共享。

信息化时代使得档案工作的信息传输速度得到显著的提升。通过档案数字化建设成果的OA系统收发模式，事业单位可以实现实时管理模式：采用互联网技术对人员相关信息的变化实时追踪记录，事业单位相对地做出工作安排与业务调整，档案相关人员接到通知后在线执行档案记录。通过档案数字化建设后的效率成果，我国事业单位在真正意义上实现了内部信息资源共享。

2数字化档案建库标准。

从数字化档案的兼容性方面来说，事业单位系统信息化的建设不断更新，使得事业单位档案系统在更新信息化建设路程受到了一定的影响。现如今正好是我国互联网信息技术发展的一个关键期，因此随之而来的档案数字化发展也面临着新的挑战，包括系统模板、后台权限、建设总纲三个方面，因而有些事业单位如果想完善现今存在的数字化档案兼容性问题，可以参考我国先进单位针对性地将系统模板进行升级，并控制后台权限，建立事业单位信息化与实现数字化档案兼容性的同步规划。同时，当所在单位效仿先进单位进行数字化档案兼容性的同步规划时，必须考量自身所在单位数字化档案的建库标准。事业单位根据相关法律法规进行规范建库时，必须保证其档案数字化入库时的真实性、有效性、完整性。

3系统管理服务平台。

在实现档案数字化后，我国事业单位行政部门通过系统管理服务平台使得工作执行的效率与质量明显得到提升。档案数字化将事业单位行政部门对内部信息调查模式与整理归纳两个环节进行了成本缩减：采用无纸化管理模式，大幅度降低调查信息成本投入，同时通过电子档案的交接传输不仅减少了印刷成本，还提高了事业单位人员调动的效率;而以往的人工操作进行的整理归纳交由计算机完成，不仅降低人力资源成本，还大幅度提高了档案信息反馈精确度与工作效率。

结束语

隨着我国信息化时代的到来，我国企事业单位档案事业想要实现国际化接轨环境下的稳健发展，必须采用计算机互联网技术对现有的文档管理环节进行数字化建设工作，以适应未来企事业单位发展的需求。信息化建设不仅为我国档案数字化提供了基础，还实现了存档入档的高效率与高质量。根据目前档案数字化建设的必要性，事业单位针对性地做出完善工作，以内网系统为主的系统管理服务平台作为事业单位内部实现数字化档案的基础设备，使其实现信息时代先进事业单位的发展战略，从而维护社会稳定、提高我国市场经济效益。

【参考文献】

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