档案信息资源开发利用合法性与合理性初探

档案信息资源开发利用合法性与合理性初探

张爱芳

郓城县经济技术开发区招商二局山东菏泽274000

摘要：档案作为我国信息资源的重要内容，其不仅种类繁多，而且只有高效的信息资源开发利用才能给人们提供方便。因此，档案信息工作应与时俱进，提高自己的现代化水平，为我国档案信息资源的可持续发展提供源源不断的动力。本文进一步分析了档案信息资源开发利用合法性与合理性，以供同仁参考借鉴。

关键词：档案；信息资源；开发利用；合法性；合理性

1档案信息资源开发利用中的问题

1.1利用信息统计及反馈内容过于简单

各地各级档案行政管理部门为了了解档案利用情况，只要求各档案馆（室）统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷数、页数及复印数据等，而不对档案信息资源开发与利用所获得的社会效益与经济效益情况进行全面了解。收集统计档案利用数据，虽然在一定程度上也能反映档案的利用情况，但这种统计方式过于简单笼统，不能显示出档案信息给社会和经济建设带来的价值和作用。

1.2档案信息资源开发利用形式落后封闭

缺乏创新性举措部分档案管理单位及人员观念相对滞后、档案知识更新较慢，缺乏主动服务意识和对档案资源的深层次开发能力。同时，有的档案馆馆藏档案成分单一、结构失调，不注重对馆藏信息资源的编研整合，全宗与全宗之间仍保持各自独立，同类别信息仍然散存在不同全宗、不同案卷里面，不利于进行查阅和利用。而各地档案馆在进行档案信息资源开发时，之间缺乏交流、各自为政，使用的档案管理软件、数据库类型各不相同，无法实现联网互通、数据共享，导致档案资源开发利用范围较小，服务能力较弱。

2档案信息资源开发利用合法性与合理性

《档案法》明确规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年。”档案开放政策，为开发利用档案、服务于经济社会建设提供了广阔的空间。但提高档案开放度，不是不保密，而是对档案保密工作提出了更高的要求。即该开放的要尽力开放，该保密的必须严格保住，不能掉以轻心。在此问题上，要切实避免把保护机密与开发利用档案信息资源相对立，只有认真把握住其中的“度”，使之更好地为经济社会建设提供服务。

档案信息要内容丰富、门类齐全、结构合理、成分充实、数量充足，才能有效地提供实际利用。档案信息的数量与质量是辩证统一的关系，没有数量的质量是不现实的，没有质量的数量是无意义的。档案数量的增加毕竟有限，只有依靠先进技术和科学管理，不断提高档案的内在质量，挖掘档案内在价值，才能充分发挥档案的经济和社会效益，这也是开发档案资源、实现档案潜在价值的必由之路。

经济建设的持续发展，迫切需要包括档案在内的各类信息资源的支撑；这种需求也为档案事业的自身发展和开放利用开辟了新的领域和市场。在服务经济社会建设的过程中，档案的开发利用遇到了一系列新情况、新问题，有的涉及档案体制、机制上的不适应，有的涉及档案服务方式、方法和手段上需要改革和提高，所有这些都将推动档案事业的自我发展，逐步与市场经济的需求相接轨。

3开展档案信息资源开发利用工作的有效途径

3.1加大资金投入，增强档案管理软硬件设施建设

近几年各级档案馆档案信息资源开发利用的实践表明，现代化技术和设备是档案信息资源开发利用机制高效运行的根本保证，它不仅为档案信息资源开发利用提供技术支持和设备保证，而且也将档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，使其将更多时间和精力投入到档案信息资源开发利用工作上来。因此要加大资金投入，构建档案信息资源开发利用所需的软硬件设施，加速档案信息资源开发利用的步伐。一方面应购置先进的档案信息资源开发利用的硬件设施，包括：计算机设备、数字化扫描录入设备、激光扫描仪等；另一方面，应购置和应用先进的档案信息资源开发利用管理软件，包括对数据进行采集、加工、存储、分析、整合、安全管理等所需的软件，以实现档案信息的分类管理、充分整合、深入挖掘和智能开发利用。

3.2充分利用现代化手段

一是应用计算机技术分析、处理和整合档案信息资源。应用计算机实现档案信息编目、检索、统计、借阅等工作的自动化操作和管理，充分提高管理效益。档案信息编目、检索、统计、打印、修改、传递等，可以做到一次输入，多样化输出，扩大档案信息的检索和利用的途径，及时、准确、全面、系统地提供档案信息。二是应用档案缩微技术翻拍、留存、传递档案信息。缩微复制品不仅能如实反映档案信息内容及载体的原貌，而且还具有保存寿命长、规格统一、适用性强、提供利用多样化等特点，既方便了档案信息利用者，又减少了档案因大量翻阅而造成的破损。三是实现档案信息数字化、网络化。档案信息资源建设，核心是档案信息的数字化建设。它是利用现代化信息技术，将传统载体档案进行数字化处理，实现多媒体存储和大量存储，使不同时空下的档案信息资源得到充分共享，从而克服传统的档案信息服务方式的局限性。

3.3提高档案工作人员的综合素质

在档案信息资源开发利用工作中，提高档案工作人员的综合素质至关重要。一方面，各级领导要高度重视档案工作，积极引进档案专业人员和优秀人才从事档案工作，建立专业化的档案人才队伍；另一方面，要对现有档案工作人员进行计算机技术、网络技术、信息技术、数字化技术、档案信息资源开发利用以及法律知识等方面的培训，努力实现档案工作人员知识结构的多元化，使档案工作人员能够熟练运用新技术、新知识开展档案信息资源开发利用工作，努力提高档案信息资源开发利用的质量与效率，最大限度地发挥档案的作用与价值。

3.4营造科学管理环境，注重档案资源保密

在开发利用过程中，转变管理档案信息资源的思维理念是重中之重。只有从思想上重视档案信息资源的管理、开发和利用，强化服务理念，才能够营造最优质的管理环境，实现档案信息资源利用的规范化。同时，档案信息资源的解密不等于全部公开，开放更不等于放弃保密制度。对密级程度较高的档案信息资源，单位和档案工作者必须注重保密，在开放范围和利用程度上进行有效控制，从而保障档案信息资源开发利用的安全。

3.5深入挖掘档案价值，综合利用档案信息

档案信息资源蕴涵着高价值的可利用资讯，是一座资源丰富的宝库。先进的数字信息化管理体系可以对其进行深度开发和高效利用，同时更要注重深入挖掘档案本身的价值。这样才能不断创新档案利用形式，也使得档案利用价值也得到最大程度发挥，令档案信息资源的运用效能从根本上得到增强。

结束语：

从宏观层面来讲，档案信息资源开发利用主要是因为信息资源在进行开发利用的过程中，应采取有效措施，来实现信息资源的高效开发利用，保障信息资源能够在社会中高效运转，从而实现社会向着预期目标迈进的目的。从微观角度来说，信息资源开发利用主要是以信息工程为基础，通过对信息资源的有效管理，使相关组织机构在开展生产经营活动过程中能够对相关信息进行规划和开发。无论是从哪个角度来说，它们开发的对象、方法、重点都有一定的差别，它们都是以提高信息效能为途径来实现目标，实现信息资源的高效共享。但是，从全局角度来讲，它们又是相互渗透和支撑的。

参考文献：

【1】朱兰兰.档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度问题初探[J].档案学通讯，2011(6)

【2】章邺.试论电子政环境下档案信息资源的开发与利用[J].佳木斯大学社会科学学报，2011（6）.

【3】刘彩云，沈春会.刍议基于主体的档案信息资源开发利用[J].办公室业务，2015(05).