对城建档案标准化管理的认识与思考

对城建档案标准化管理的认识与思考

王伟新

身份证号码：41018419870122xxxx河南新郑

摘要：城建档案工作标准化，是城建档案工作现代化建设的一个重要的领域。在信息社会中，由于社会文化和经济建设的高度发展，人们对标准化的要求越来越迫切。推进馆务工作标准化，就是在我们内部的管理工作中要全面推进标准化管理，使我们每项业务和管理工作、每个工作的各个环节中都要有标准，办事讲标准，考核按标准，一切都要按照标准来办。这即是高标准的要求。标准就像一名“老师”，它可以帮我们解决各项工作中遇到的问题和疑惑，克服那种“不知所措”和“不知所云”的状态。

关键词：城建档案；标准化管理；认识；思考

1城建档案工作标准化对城建档案工作现代化建设的重要意义

城建档案工作科学管理要求做到：管理方法科学、管理工作规范、管理技术现代化，建立和健全符合城建档案工作规律和特点的一系列规章制度，制定一系列标准，使城建档案工作的各个业务环节都按标准的要求进行。所以，城建档案工作的科学管理离不开标准化。例如，制定案卷质量标准，使组卷工作达到应有的水平；制定城建档案业务指导和接收标准，保证进馆档案的质量等。通过制定、实施标准，使城建档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，建立起良好的工作秩序，大大提高工作效率和质量。实施标准化，对节约人力、财力、物力都有重要作用。例如，档案装具是档案馆（室）的基本设备，过去，由于品种、规格、样式的不统一，造成了使用的不便和严重的浪费。当专业企业按标准化、系列化集中进行生产后，就节约了大量人力、财力和物力，且促进了管理水平的提高。

2城建档案标准化管理中存在的问题及对策

2.1“一边倒”

即重制定、轻实施，抓考评放落实，只建立不改进。在标准化工作初始阶段，往往对标准体系的制定比较重视，宣传组织，完善制度，搭建框架，确定标准。但真正执行起来，却是雷声大雨点小。一方面对于标准体系的执行缺乏力度，可能只运行了一部分而非全部，甚至只应付考评审核，做做表面功夫。另一方面对于标准体系的持续改进缺乏恒心，体系建立后认为可以一劳永逸，不再审时度势作不断改进，使之起不到应有的作用。

2.2“花架子”

在标准化管理工作上好高骛远，没有遵循事物发展的客观规律，没有从城建档案行业和本单位的实际情况出发，将管理标准定得太高太远太空，缺乏科学性、实践性和可操作性，流于形式，成为中看不中用的“花架子”。

2.3“夹生饭”

在标准化管理推进过程中，没有紧密结合当前城建档案法律规范和当地城建档案工作实际，没有具体问题具体分析，甚至对其他行业、其他时期、其他地区的标准化管理内容生搬硬套，制定出的标准不适用，似是而非，不能精准地执行。

2.4“想当然”

对城建档案标准化管理存在认识上的误区，一是将执行管理标准与提高工作效率对立，二是将标准化严格管理与优质服务对立，三是将标准化规范管理与工作创新对立。

针对上述问题的解决对策有：一是提高城建标准化管理体系设计、制定的科学性、合理性和适用性。紧密结合城建档案工作实际，将城建档案管理各环节工作程序、工作标准、工作时限加以明确，突出标准化管理的可操作性。二是建立城建档案标准化管理的监督机制，在机构设置、职能划分、检查方式上予以明确，确保标准化管理落到实处，不走过场。三是定期进行管理评审，对城建档案标准化管理体系的适宜性、充分性和有效性作出评价，不断改进完善管理体系。四是提高标准化工作创新能力，在严格管理与优质服务之间找准契合点，对标准化管理内容进行调整创新。如在工程档案归档这一块，按照“外简内繁”的原则，优化再造管理流程，做到移交即审核，分属几个部门审核的，由一个部门牵头一次性下达整改清单，整改完毕即接收办结。做到既落实标准要求，又提高服务效率，使城建档案标准化管理工作在严格规范的前提下实现高效便民的服务目标。

3加强城建档案工作的标准化的设想

我国城建档案工作标准化，应该说与国际上发达国家相比还是有一定的差距的，当然，造成这一状况的原因，既有历史的，又有现实的，既有主观的，又有客观的。但是从发展来看，我国城建档案界应该在以下几个方面加以重视。

3.1提高系统整体水平，实现集中统一管理

根据系统论的思想和集成化的要求，城建信息自动化档案建设的着力点应当是整个系统的纵向、横向多个点都达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统综合能力。一是重视节点在整个系统中的重要作用，应当在一些部门或单位进行较高水平的试点，取得经验再进行推广，这样有利于提高系统整体水平；二是加强数据库建设，为实现城建档案现代化管理提供有力保障。目前大多城建档案部门总体上还处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，而开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础。数据库的含义是依托先进信息技术对资料进行科学管理和方便使用，建立数据库是一个由低到高、由点到面的循序渐进的过程，先经过试点，再逐步推广；三是实事求是地改进城建档案的管理体制，解决好集中统一管理不力和使用不方便的问题，从管理制度上保证业务技术规范、标准和硬软件的选用，把上下各个层次和各专业办公自动化都纳入到统一的信息自动化系统档案管理之中，实行集体统一管理，避免造成信息分割和资源浪费。

3.2建立城建档案信息自动化管理系统

当前，人类社会已进入信息时代，高新科技的广泛应用，城建档案陈旧的管理模式和技术手段，已不能适应社会发展的需要。因此，城建档案工作必须彻底变革以往的管理系统，把自动化信息管理方式纳入到档案管理领域，建立科学的现代化管理机制，使城建档案在开发应用方面发挥出更加重要的作用。一是要不断开拓创新，积极进取，创造条件，完善硬件设施，配齐必需的设备，为科学化管理城建档案奠定良好基础；二是要加强专业人员的培训，不断提高工作人员的整体素质，不仅要有热爱本职、爱岗敬业的优秀品德，而且要善于学习和钻研，加快提高自身的业务技能；三是充分掌握自动化管理系统的综合性和系统性，做到统筹兼顾，循序渐进，科学运用。

3.3加强档案网络建设

网络技术是新一代互联网技术，它的广泛应用会促进档案信息化建设，有利于加强档案信息资源管理。目前的档案信息化规章和标准还是国家在“十五”期间拟定的，而今年是“十一五”的最后一年，显然这些规章和标准已经过时了。要实现国民经济社会在“十二五”期间的大发展、大繁荣，档案信息化标准也必须跟上时代的发展进行重新修订，使之更加适合于信息时代的飞速发展。网络技术在城建档案管理中发挥着极其重要的作用，它不仅可以实现数字档案信息资源共享，为数字档案信息资源搭建平台，而且在档案资源利用方面为广大用户提供知识服务，体现了档案资源服务社会的基本职能。

3.4加快培养城建档案标准化人才

城建档案信息化的标准，直接、间接地与计算机和网络相关，而计算机领域中的知识更新速度又特别快，因此，研究城建档案标准化，不仅要了解和精通城建档案工作，还要了解与精通计算机领域知识，这就给研究和制定城建档案工作的信息化标准带来了难度。所以，从这个意义上讲，加快培养既了解与精通城建档案工作，又了解与精通计算机领域知识，同时还懂标准化知识的人才，就成为我国城建档案工作标准化发展的关键。

结束语

什么是标准？简单讲，标准就是一条水平线，一个衡量尺度，就是竞争的规则、规矩。而标准化就是制定标准、实施标准的过程。因此，标准化工作并不是一项新的工作，更不是人为增加、可有可无的。它是创建规范化服务型机关的进一步深入，是提高干部队伍的整体素质和能力，是建立科学规范、高效便民的长效管理运行机制的需要，是提升管理水平的要求。推行馆务工作标准化是一项新事物，是新方法、新理念，没有现成的经验可以学习和借鉴，要我们有敢为人先的勇气和气魄去探索和创造。努力学习，勇于创新，用科学、系统的方法实施标准化工作，相信我们一定会在标准化工作的实施上有所建树。

参考文献：

[1]夏家园.改进城建档案管理工作的思考[J].经营管理者.2017（03）.

[2]杨晓红.浅谈城建档案管理的现状及对策[J].经营管理者.2017（03）.

[3]杨晓红.城建档案管理工作中存在的问题和不足以及建议[J].经营管理者.2017（04）.