国际商务单证员在对外贸易中的地位

国际商务单证员在对外贸易中的地位

林琳

林琳邱陵涛/江西科技学院

【摘要】本文从国际商务单证员的工作内容及其要求来阐明国际商务单证员在对外贸易中的重要性，以说明单证员在对外贸易中是必不可少的，其地位不容忽视。

【关键词】单证员；要求；工作内容；地位

改革开放以来，随着我国外向型经济的不断发展，外贸业务量迅速增加，各类应用型外贸专业人才供不应求的状况已初见端倪。2002年中国正式加入WTO，根据我国与WTO的约定，从2004年底起中国外贸企业准入将实施备案制，目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，这将使外贸专业人才短缺问题更加突出。

一、国际贸易特定的行业呼唤单证员的出现

中国从2001年12月11日起正式成为世界贸易组织的成员，并给予5年的保护时间，让我国经济适应经济全球化带来的影响。5年保护期结束后我国迎来了各行各业的全境开放，对外贸易活动越来越频繁。在对外贸易过程中，有一个重要环节即对外贸易单证工作。在国际贸易中，买卖双方属于不同的国家，文化背景，宗教信仰，生活习惯，法律制度均不同，地理位置相隔遥远，交易双方成交量大，不可能象国内贸易那样直接交易。单证成为进出口商交接货物的凭证，又是双方权益的保证。

单证工作是国际贸易中的一个主要环节，合同履行的整个过程实际就是单证交接的过程，工作量大，时间观念强，涉及面广，要求严格。不仅是进出口商之间要衔接配合，还必须与银行，海关，保险公司，商检机构，运输部门以及有关的行政主管部门打交道。货物交割后，能否做到单证的及时，正确完整是决定能否顺利结汇的关键。因此单证员在国际贸易中是必不可少的。

二、单证员的概念和工作内容

单证员又称国际商务单证员。即在对外贸易业务中，根据销售合同或信用证条款，缮制和出具各种对外贸易结算单据和证书，在规定的时间内提交给银行办理议付手续或者委托银行收款的人员。出口合同每一个环节的履行都需要单证员参与。因此单证员的具体工作如下：

（一）缮制货物出运前所需的基本报关文件。例如根据工厂提供的装箱资料，缮制出口商业发票和装相单。如果是信用证支付方式应该先审核信用证和合同是否一致，如果不一致，应该退回信用证给银行要求进口商修改。并立即与货源和外销人员联系，尽早加以解决。

（二）提供出口货物托运单：出口公司委托对外货物运输部门或受理对外货运代理业务的单位办理海陆空的出口运输业务。托运时，单证员应该填写好出口货物托运单。海运由单证员填写海运出口货物托运单，向海运公司及时办理租船订舱；空运，要缮制“空运委托书”，向航空公司订载；陆运，一般无固定格式的托运单，如外运配车，可提供商业发票副本，并在发票上加注货物体积、信用证装效期，可否分批装运等运输要求即可。在办理托运时，若需要运输部门负责办理通关手续，必须提供商业发票。商业发票需要完整而准确，工作量较大。

（三）商检与保险：在货物装运前至少前10天，单证员应该协助报检员向有关部门提请检验。因为报检除了需要填写“出口商品检验申请单”或者“中华人民共和国动植物检疫报检单”，另外还需要提供出口货物报关单一份，发票一份，有时候还需要提供出口合同和信用证。凡是以CIF条件达成的合同出口商在办妥出口货物托运的手续，应根据合同或信用证中所列明的保险条款的要求，填写出口货物运输险投保单或出口发票副本加注保险条款内容，向保险公司投保，保险公司可根据此承保按出口商的要求签发保险单据。

（四）根据合同或信用证缮制所需要的单据

（1）商业发票CommercialInvoice:L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的出票日期一般在在开证日之后，装运期之前，或至少在交单或有效期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。如果发票需办理对方驻我国大使馆认证，一般要提前20天办理。

（2）FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。各地商检机构是我国政府授权签发普惠制产地证书的唯一机构。而且只签发正本一份，副本商检局不签章，由出口商自行签章。需注意的是申请单位应在货物发运前5天，向商检机构申请签证。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明为在港对货物进行加工。

（3）一般原产地证书：一般原产地证书一般由中国国际贸易促进委员会办理。

（4）装运通知：货物装船后两天内即48小时，卖方要以电传方式向买方发出装船通知，并在通知内将其要求的每项细节都写明。其副本作为议付单据向银行交单。

（5）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要现实每箱内装的数量，每箱的毛重、净重、外箱尺寸。不能现实金额，但要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量、体积要与提单相符。

（五）综合审单后交单结汇：在规定的时间内把所有的单据缮制好后，单证员要再一次全面审核单据。一般采用纵横审单法。横审是要确保所缮制的单据名称和内容跟信用证规定的是否一致，如非信用证支付方式，就应该做到单据跟合同一致。横审完毕后，就要进行纵审，即要审核各个单据之间是否做到单单一致。经过仔细认真审核后确保无任何错误，单证员应该在信用证规定的有效期内向银行交单议付。但是需要注意的是交单期不能超过提单签发日的21天。

（六）数据录入和归档：对每一笔业务都要把所有的文件归档储存在计算机上，以便日后查询。

三、对制单人员的要求

（一）单证员要有高度政治素质。对外贸易单证在一定程度上代表着一个国家，一个企业对外贸易的技术水平，而且也是一项政策性很强的涉外工作。因此单证员不仅要张掌握本国的有关外贸方针政策，而且要掌握国际法规和惯例，并且要随着形势的变化不断更新知识；同时能正确处理好国家，企业和个人利益之间的关系。

（二）单证员应该是一个具有复合型知识的人才。单证工作涉及到许多相关单位和部门，要与银行，商检局，保险公司，海关，运输公司等等部门打交道。而这些部门工作内容和要求也不一样。因此单证员不仅要具有国际贸易方面的专业知识，而且要有一定的外语基础，能审核信用证，外文合同，看懂或起草英文函电，一般的外文证明文件。随着科学技术的发展，电脑制单已经代替了传统的纸质制单。因此单证员还必须掌握计算机应用知识，熟悉各种办公软件的使用。

（三）单证员要具有严谨的工作作风。单证质量是决定能否顺利结汇的前提。单证工作繁琐，且有一定的时间限制，单证员承担的任务重，压力大。因此单证员必须具有办事认真一丝不苟的工作作风，要有忠于职守，遵守纪律的工作态度和任劳任怨脚踏实地的高尚情操。

总之，单证工作与经济效益密切相关。提高单证质量可以为企业顺利结汇铺平道路，还可以节约各种费用，无形中为国家和企业创造了大量外汇。在对外贸易实行自负盈亏的体制后，单证效益对企业具有更为重要的现实意义。单证员贯穿于合同履行阶段的全过程，要妥善处理各种问题和矛盾，协调各个部门的工作，确保国际贸易最终的效益，因此单证员在对外贸易中的地位是不容忽视的。

【参考文献】

[1]谢娟娟，金淑云编著.《对外贸易单证实务》南开大学出版社.

[2]王雪主编.《新编国际贸易单证实务》化学工业出版社.

[3]李一平，梁柏谦，张然翔编著.《跟单信用证项下出口审单实务》中国商务出版社.