浅析电子档案长久保存与利用

浅析电子档案长久保存与利用

李薇李儒殊

吉林省计量科学研究院吉林省长春市130103

摘要：科技在不断的发展，社会在不断的进步，随着中国社会信息化的快速发展，企业对档案信息快、准、全的需求剧增，凸显了企业档案室电子化进程缓慢与需求迫切的矛盾。总结过去的不足，往往是因缺乏优化的整体设计、系统的实施方略、明确的效益目标，使档案电子化投入与产出不成比例，应以需求为导向，以优选为前提，以共享为基点，以便于检索、在线利用为发展方向，通过优化路线、重组流程等措施，闯出一条符合客观规律、顺应当前需求的档案电子化之路，以破解电子档案长久保存和利用的难题。

关键词：电子档案；保存；利用

引言

所谓电子档案，就是具有保存价值的已归档的电子文件（指能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列）及相应的支持软件产品和软、硬件说明。类型包括图像、图形、数据、文本、计算机程序等。当代社会正在进入“信息时代”，网络技术的广泛使用使电子档案的数量呈现逐年递增，因此加强和做好电子档案管理，更可靠地利用电子档案成为档案管理部门面对的一个重要课题。笔者认为需要做好如下工作：

1电子档案

电子文件归档组成了电子档案，是电子计算机在进行传输、存储和其他一系列处理操作的数码序列。电子文件的运用涉及两方面：一是纪录技术性的电子文件，一般为科研活动或生产中的文件。二是用于交流信息、办理公务、日常处理一般事物所产生的电子文件。电子文件的存储载体为计算机和相应的软件，电子文件可以在不同存储器之间进行传递和复制，使得电子文件具有易删除性、易更改性、易复制性。

2电子档案长久保存与利用

2.1整体优化档案电子化

档案电子化既包括对现有室藏档案的电子化，同时也应该包括新建电子档案的过程，企业应根据自身实际，统筹权衡利弊，确定档案电子化优化原则、策略、路线等。一是优化原则。便利性原则：电子化的最大优势就是方便快捷和信息量大，将档案电子化，应本着便利为先的原则，准确提取档案重要信息以便检索利用。实用性原则：企业应针对室藏档案重要和应急利用两大特点，对档案利用率高的常用、急用档案优先进行电子化，而对于利用率低，重要性差的档案暂缓进行电子化，既便于工作又益于长期保存。开放性原则：在内部局域网上，按规定开放档案文件目录和档案文件，利用电子档案信息实现企业内部共享。价值性原则：企业应把鉴定为永久保存的档案全文电子化，起到保护和利用的双重作用。抢救性原则：计算机存储给档案抢救开辟了新途径，档案电子化后不再提供档案原件利用，运用电子化这个经济、便捷的手段有效地抢救、保护了档案。客观性原则：客观真实性是档案的基本属性，在档案电子化的过程中应充分利用飞速发展的科学技术和设备，更加客观、真实地记载档案的相关原始信息。二是优化策略。价值前瞻策略：档案作为对历史人物或事件的记载，通常具有不可替代性、不可再生性和稀缺性的特点，因此，在电子档案的制作过程中对于哪些档案有用，哪些材料有用，要做系统的考虑和前瞻性的分析判断，不能只看眼前，取要认真，舍要慎重，这也是档案电子化的指导思想和基本原则。需求导向策略：依据近些年档案利用情况统计数据，优选一直利用率很高的档案进行电子化。同时，根据阶段性的急需，启动快速反应机制，即时进行专题档案电子化。剔除无用策略：一些建立多年的企业室藏档案海量，确实没有利用价值的档案没有电子化的必要。应通过档案鉴定剔除完全失去利用价值的档案，避免再造电子垃圾。现用现扫策略：在企业档案室档案利用率年均低于5%的状况下，室藏档案没有必要、也不可能一下子全部全文电子化。企业应在建成文件级目录数据库的基础上，采取现用现扫，满足大部分档案偶尔利用的需求，是成本不高、效率不低的长期策略。短长结合策略：档案电子化既要着眼当前工作，满足当下工作需要，解决急需档案电子化问题；更要放眼长远，有步骤，按计划做好不急需但重要档案的电子化工作。三是优化路线。按照系统工程的理论，在计算机网络环境下实践“四个同步”的技术路线。档案鉴定与电子化同步：档案开放鉴定能够解决制约档案信息资源共享的瓶颈问题，档案价值鉴定可以避免失效档案电子化，有效控制档案数字化投入与产出比例，减轻档案电子化的负担，二者同步进行则能收到事半功倍的效果。多种档案数据库建设同步：建立档案文件级目录数据，达到档案查全率、查准率的要求。建立专题档案数据，满足企业对其集中利用的需求。扫描档案全文，顺应企业对档案信息的需求。档案电子化与上网利用同步：在局域网运行档案数据，实现档案电子化与局域网上利用同步。电子文件归档和电子档案利用同步：提前接收企业上一年度形成的电子档案，电子文件归档、电子档案接收后即在档案室提供利用。

2.2规范档案利用方式，避免档案的丢失与泄密

由于电子档案的特性，管理过程中的控制比纸质档案难度要大，利用中容易造成丢失和泄密，档案工作人员缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识，加强档案管理人员信息技术的学习。因此在利用档案中不能无原则地提供档案资料，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用U盘、光盘的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失或泄密。

2.3电子文件档案与数字档案共享——数字档案馆

（一）含义。数字档案馆通过计算机互联网络将电子文件和其他档案或信息进行有序地存储和进行处理。它的任务是参与并控制现行文件，与传统档案馆仅仅管理最后阶段藏入档案馆的文件的形式相比，数字档案馆是有效处理电子商务和电子政务系统以及各行各业的信息系统中形成的电子文件，可以让特定的用户和社会提供文件各项信息服务。（二）信息资源渠道。馆外各立档单位的档案资料的电子文件；将存储在传统档案馆中的档案文件进行了数字化的传统载体档案；立档单位现有的电子文件进行的直接输入。（三）工作方向。将馆外所有分布式存放的电子档案、集中存放在数字档案馆中的经过数字化处理的传统载体的档案、最新形成的现行电子文件和需要永久保存的电子文件进行集中管理，实现数据的多次数、多用途、多场合的充分使用，并提供对外共享服务。

2.4电子档案长久保存措施精细化

针对电子档案的特有属性，基于网络环境下细节决定成败的深刻体会，企业应从设备配置、系统支持、管理制度、操作规程等各方面，全方位系统地加强电子档案长久保存的措施。多套保存电子数据。取实时备份、定期备份、光盘批量备份等方法，使全部档案数据实现异机、异地、异人备份管理，解决在建数据库、中转数据库、成果数据库的安全管理和即时利用问题。实时备份在建数据库和中转数据库，对于恢复突发事件造成的数据丢失起到保护作用。定期批量备份成果数据库内容，既承担提供利用任务，又兼顾数据备份的多套性。一式三套光盘备份，能够为档案数据再使用和脱机、异地保管提供方便。为保证备份光盘的有效使用，每年应对其进行一次可读、损毁抽检，三年进行一次全面复检，并做好检查记录，如发现问题按程序重新刻录。

结语

电子档案的保存与利用需要解决的问题仍然很多，比如电子档案文件归档管理的前端控制措施，电子档案管理的后期保障制度，电子档案法律效力的实现等等，档案工作者面临着新的挑战和机遇。

参考文献

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