建筑工作中的资料归档和管理探讨

建筑工作中的资料归档和管理探讨

冯亚军

西安航天化学动力有限公司陕西西安710025

摘要：改革开放以来，我国建筑行业逐渐发展起来，建筑工程资料是反应建筑工程施工质量的客观因素，也是后期工程扩建和维修工作进行的依据，由此可见了，做好建筑工程资料管理工作对建筑工程的意义。为此，本文从建筑工程资料管理中存在的问题，在此基础上分析了建筑工程资料管理的改进策略，旨在为我国建筑工程资料管理工作提供意见。

关键词：建筑工程资料；问题；改进策略

引言

建筑工程的管理离不开建筑资料的归档和管理。建筑施工数据是建筑工程中非常重要的重要数据资料之一，是施工单位开展工程建设工作的主要依据。它不仅对施工活动有指导作用，而且能够充分反映整个施工过程。同时也是项目质量保证和项目质量评估等级的主要证明，具有重要意义。

1建筑工程资料管理的重要性

建筑工程资料是一个多方面的统筹概念，内容囊括了工程早期准备阶段有关的报验报审资料和审批资料；工程施工建设阶段现场的施工质量资料；工程建设完成步入竣工验收环节的竣工验收资料，因此其资料管理具有收集面广、工作量大的显著特点。施工资料应真实、实际地反映出最原始的设计图纸、施工纺织设计和专业工程专项施工方案，以确保建筑实物与设计图纸相符合，过程真实记录、现场切实反映，在建筑工程项目造价、施工建设质量安全、工程施工进度等管理中，施工资料管理是项目现场技术管理的重要组成部分，是施工质量及施工过程、现象状况的真实依据，贯穿于工程建设整个生命周期，工程管理人员应充分认识到其资料管理的重要性，进一步强化施工资料管理。

2建筑工程技术资料归档管理中存在的问题

2.1与工程进度之间的吻合度低

在一些工程施工单位中，常常在还未正式开展工程材料检验工作的情况下，检验结果以及质保单据已经被相关人员送到了施工现场。此外，在施工工作完成后，还有部分工程单位没有完成技术资料的归档管理工作，甚至还有在工程竣工后才开始归档管理。为了满足工程项目的实际需要，促进建筑工程各阶段工作的顺利开展，需要做好技术材料与工程项目进度之间的协调工作，并以此为前提，保证二者之间的同步。

2.2科学保存机制缺乏

施工现场资料就档案馆要求应设立有档案盒，但实际操作中常表现出目录、内容不相符的问题；现场施工资料归档不及时，直到部门检查时才临时分册，科学保存机制缺乏；现场设备、材料进出场没及时完善登记，导致部分内容缺失；已经完成整理的资料未及时装订成册，而是堆积于某个角落，导致资料纸张变质，无疑给后期整理带来了一定难度。

2.3档案管理人员的业务素质不高

在对建筑工程档案管理的过程中，从事建筑工程档案管理的人员缺乏加强的业务素质和专业技术能力，建筑工程项目管理中，没有安排专门的管理人员对档案进行管理，档案管理人员缺乏专业的技能，对于档案的管理都是一些非档案专业人员。而且在当前数字化和信息化发展的背景下，熟悉计算机和管理专业知识的人员相对较少，档案管理人员还采取传统的手工操作模式，管理的工作效率相对比较低，不利于档案后期的查阅和利用，对于档案的管理还缺乏一些优秀的专业人员。

3建筑工程档案管理措施

3.1保证管理质量以及管理效率

在搜集和整理建筑工程技术资料的过程中，必须全面保证建筑工程技术资料的完整性，还要保证管理效率和质量。因此，在对建筑工程技术资料进行归档整理和管理的过程中，为了保证管理工作的高效性和质量，需要适当地扩大技术人员队伍，使每个工作人员的工作量有所减少，从而提高管理人员在建筑工程技术资料管理工作中的管理效率和管理质量。除此之外，技术人员的素质也极为重要，因此，施工单位应加强对技术人员素质的培养和提升，从而建立具有高水平、高素质的专业队伍，保证建筑工程技术资料归档管理工作的高效性和管理质量，并为建筑工程施工提供有利的支持。

3.2建立健全工程资料管理相关机制

工程资料编制是一个纷繁复杂的过程，一旦构建成会成为工程质量、施工质量的信息依据，为保障竣工资料质量，各企业各层次部门应建立健全资料管理制度和机制，明确资料员职责，改变其地位低的现状；根据项目特点构建起不同层次资料管理者的管理权限，形成科学、规范的资料管理流程；完善资料管理者晋升机制，以激发其工作积极性，更加重视日常工作；资料收集、汇总等工作形成标准的制度。

3.3注重加强对档案管理人员培训

对于建筑工程管理中档案的管理需要有专业的管理人员进行管理，要提升档案管理人员的专业素质和个人技能，通过引进一些具备专业知识的人才，做好对相关人员的培训，包括有关档案管理方面的专业知识，工程施工内容以及计算机技术等，提升档案管理人员的专业技能和专业素质，要让相关的档案管理人员能够学会利用先进的信息技术进行管理，能够提升档案管理的效率。从建筑工程档案管理中掌握档案形成的过程、档案的特点以及档案的处理，要适应当前信息化发展的需要，提升档案管理人员的责任意识，使档案管理工作能够适应当前的发展。例如，档案管理工作中的检测工作需要利用信息技术完成，对于检测报告的审核需要建立一个电子平台，实现在线审批，也就会减少找领导签字的这一项流程，提升了档案管理的效率，增强个人的专业技能和管理水平，学习一些新的管理理念，要注重整个建筑行业中的档案管理工作，提高对档案管理的认识。

3.4做好建筑工程资料的分类

分类和归档是建筑工程资料管理工作中的重点环节，建筑工程资料能否按照规定进行归档和分类，直接关系到了其日后的应用价值和意义。为此，资料管理人员需要结合施工现场的实际情况，对建筑工程资料进行合理归档和分类，并按照归档分类要求，将建筑工程资料分为A册（主要包括了施工组织设计、施工质量管理计划等）、B册（主要包括了施工技术资料及其相对应的管理资料）、C册（主要包括了建筑工程的质量保证资料）、D册（主要包括了建筑工程的质量验收资料），避免在后续的竣工验收工作中，再对建筑工程资料进行分类和归档。针对在施工现场收集到的资料，管理人员需要在资料盖章签字确认工作结束后，及时的将其放置进相对应的资料夹中，并形成相关文字记录；如果资料涉及到了整体的建筑工程，或者是有后续的应用要求，管理人员则需要保留相对应的影像资料和电子文件夹，以便后续管理工作的进行，并为管理资料的查找奠定基础。

在整体建筑工程竣工工作完成之后，建筑企业需要结合实际的施工情况绘制竣工图纸，并且在图纸绘制过程中，需要安排专业的工作人员对图纸绘制工作进行监督，确保竣工图纸的绘制与实际的建筑工程工程相符。在竣工图纸绘制完成之后，建筑企业需要将竣工图纸和原本的设计图纸进行对比，并将存在差异的部分标记出来，如果发现竣工图纸和设计图纸之间的差异性超过了30%，设计部门则需要重新提交审图，交由审查部门审查合格之后才能盖章，确认有效。

结语

建筑工程建设是一个长期、复杂的过程，环节众多，包括施工准备、工程实施、竣工验收等，步入竣工验收环节工程已经接近尾声。建筑工程资料管理是工程管理的重要方面，工作人员应意识到其管理的重要性，对工程资料来说它能客观地反应出工程质量、施工现场质量等，是一系列重要信息依据，良好的工程资料管理是完成工程验收的必要条件，而且在后期工程改建、扩建、维护等方面也发挥着关键性作用。

参考文献：

[1]于卓敏.建筑工程安装竣工资料归档管理策略分析[J].建材发展导向（下），2017.

[2]苏丽莉.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].科研，2017.

[3]张福凤.建筑工程资料编制管理现状与改进策略探析[J].江西建材，2016.